Zistite, čo robia účtovné informačné systémy
Systémy elektronického spracovania údajov (EDP)
Väčšina podnikov, s výnimkou najmenších, používa počítačové systémy, nazývané aj systémy elektronického spracovania údajov (EDP).
Tieto systémy zvládajú každý krok v účtovnom procese od zaznamenávania finančnej transakcie do prípravy účtovnej závierky. Podniky neustále zdokonaľujú svoju systémovú technológiu, aby zostali konkurencieschopné a aby zostali v súlade so zákonom Sarbanes-Oxley z roku 2002 . Dokonca aj tie najmenšie podniky sa môžu rozhodnúť používať systémy ako sú Quickbooky .
Základy obchodných transakcií a obchodných procesov
Aby ste pochopili, ako fungujú tieto účtovné informačné systémy, musíte pochopiť základné účtovné termíny "obchodné transakcie" a "obchodné procesy". Čo je najdôležitejšie, musíte pochopiť, ako sa obchodné transakcie a procesy spájajú pri vytváraní finančných správ. Čo sa týka účtovných informačných systémov, obchodné transakcie možno rozdeliť do niekoľkých typov obchodných procesov:
1. Procesy, systémy a kontroly výnosov a návratov
Obchodné transakcie, ktoré spadajú pod tieto obchodné procesy, predstavujú veľké objemy denných predajov, výnosov a transakcií s príjmami z peňažných prostriedkov .
2. Výdavky a postupy návratov, systémy a kontroly
Obchodné transakcie, ktoré spadajú pod tieto obchodné procesy, predstavujú veľké objemy transakcií s výdavkami, návratnosťou a výdajmi hotovosti. Mena mzdového a fixného nákupu je tiež v tejto kategórii.
3. Konverzné procesy, systémy a kontroly
Obchodné transakcie v tejto kategórii sú suroviny a nedokončené transakcie.
4. Administratívne procesy, systémy a kontroly
Obchodné transakcie, ktoré sú administratívne, sú investície, výpožičky a kapitálové transakcie.
Všetky tieto obchodné transakcie vedú k účtom T vytvoreným v procesoch, systémoch a ovládacích prvkoch všeobecnej knihy . Z hlavnej knihy sa vyvíjajú interné aj externé finančné výkazy. Vnútorné finančné výkazy môžu zahŕňať schému starnutia pre pohľadávky alebo správu o stave stavu predaja. Externé finančné správy by boli výkazom ziskov a strát , súvahou a výkazom peňažných tokov .
Typy účtovných informačných systémov
Existuje niekoľko typov alebo kategórií účtovných informačných systémov. Čo firma používa závisí od typu podnikania , veľkosti podniku, potrieb podniku a sofistikovanosti podniku:
Manuálne systémy
Manuálne účtovné informačné systémy používajú väčšinou veľmi malé podniky a domáce podniky. Ak je systém úplne manuálny, bude vyžadovať nasledovné: zdrojové dokumenty , hlavnú knihu, všeobecný časopis a špeciálne časopisy alebo pomocné časopisy, ktoré by ste mohli potrebovať.
Staršie systémy
Doterajšie systémy sú často v existujúcich obchodných firmách a používali sa predtým, ako boli informačné technológie dostatočne sofistikované ako dnes. Napriek tomu, že pôvodné systémy sa môžu zdajú byť staromódne, majú pre spoločnosť určité výhody. Obsahujú cenné historické údaje o firme. Zamestnanci firmy majú tendenciu vedieť, ako používať systém a rozumieť mu. Zvyčajný systém bol zvyčajne prispôsobený špecifickým potrebám jednotlivých firiem. Tento druh prispôsobenia sa nenachádza v balíkoch všeobecných účtovných softvérov.
Bohužiaľ, staré systémy majú aj významné nevýhody. Často nemajú žiadnu dokumentáciu. Zvyčajne je ťažké nájsť náhradné diely, pretože hardvér a softvér môžu byť zastarané. Dokonca aj jazyk počítača, ktorý používajú staršie systémy, je zvyčajne starší jazyk.
Väčšina starších systémov bola postavená od začiatku.
Nahradenie starších systémov
Úplne môžete nahradiť starší systém novým, aktuálnym systémom. To je pomerne nákladné riešenie. Môžete tiež aktualizovať starší systém. Môžete použiť postup nazývaný scraping obrazovky, ktorý je technikou, ktorá preberá údaje zobrazené na obrazovke počítača a prekladá tak, aby ju mohla novšia aplikácia prečítať. Môžete tiež nastaviť systém integrácie podnikových aplikácií. Tento typ systému spája rôzne aplikácie vo vašom starom systéme, ako sú inventár, mzdové účty a iné.
Ak ste SMB, ak nie ste najmenšou odrodou, budete chcieť, aby bol Váš účtovný informačný systém aktuálny, aby ste boli konkurencieschopní vo vašom odvetví. Existuje veľa možností na výber.