Hlavná kniha je súhrnný finančný záznam pre vašu firmu
Hlavná kniha je kompletným záznamom o všetkých finančných transakciách, ktoré boli vykonané počas celej životnosti vašej spoločnosti, a to nielen minulý rok alebo predchádzajúci mesiac.
Prečo potrebuje vaša firma hlavnú knihu?
Hlavná kniha slúži niekoľkým funkciám vo finančnej prevádzke vašej firmy. Premýšľajte o tom ako o záchytnom kýte. Obsahuje všetky finančné informácie, ktoré použijete na vytvorenie výkazov ziskov a strát a výkazov súvahy. Používa sa na zostavovanie účtovných závierok , na výskum nevyvážených podmienok a na interné a externé audity. Zahŕňa účtovníctvo majetku, záväzkov , vlastného imania , výnosov a nákladov.
Veritelia si vždy vyžadujú rôzne finančné záznamy, ak vaša firma požiada o úver. Vaša hlavná kniha vám môže pomôcť okamžite vyhľadať a presne určiť informácie, ktoré potrebujete.
Všeobecná kniha versus Všeobecný denník
Nezamieňajte hlavnú knihu so všeobecným časopisom. Posledný z nich je len chronologický záznam transakcií, zatiaľ čo hlavná účtovná kniha je organizovaná účtami a môže zobraziť zostatok na účte po každom odoslaní.
Podniky zvyčajne denne zadávajú množstvo údajov o finančných transakciách do rôznych účtovných časopisov . Keď nastane finančná transakcia a vygeneruje sa zdrojový dokument , transakcia sa potom zapíše do všeobecného denníka.
Transakcie sú uvedené v chronologickom poradí. Sú zaznamenané dátum, suma, príslušné účty a smer, v ktorom sú účty ovplyvnené.
Musíte sa uistiť, že debety a úvery zostávajú v rovnováhe, keď zaznamenáte každú transakciu.
Špeciálne časopisy
Vaša spoločnosť môže mať aj širokú škálu špeciálnych časopisov. Niektoré z bežnejších z nich zahŕňajú predajné časopisy , časopisy peňažných príjmov a časopisy o vyplácaní peňazí . Počet a druhy špeciálnych časopisov, ktoré spoločnosť uchováva, je osobné rozhodnutie. Tieto časopisy sa zvyčajne generujú pri zadávaní finančných transakcií do počítača, ak vaša spoločnosť používa počítačový účtovný systém.
Hlavná kniha zobrazuje všetky súhrnné informácie o finančných transakciách pre vašu spoločnosť zo všeobecného časopisu a týchto špeciálnych časopisov.
Ako fungujú denníky
Hlavná kniha je vytvorená prevodom účtovných zápisov finančných transakcií spoločnosti z účtovných časopisov do hlavnej knihy. Každá finančná transakcia má zdrojový doklad, ako napríklad faktúru alebo zrušenú šek, ako aj zápis do denníka , ktorý sa bežne nachádza vo všeobecnom časopise, vo vašich špeciálnych časopisoch alebo v oboch prípadoch.
Úloha účtovnej osnovy
Účty hlavnej knihy sú založené na účte účtov pre vašu malú firmu. Tento graf zobrazuje hlavné účty, ktoré sú uvedené vo vašej účtovnej závierke .
V závislosti od veľkosti a zložitosti vašej firmy môže vaša tabuľka doslova pozostávať zo stoviek účtov vrátane tých, ktoré sa týkajú obežných aktív, fixných aktív , krátkodobých záväzkov, dlhodobých záväzkov, majetkových účtov majiteľov , tržieb, nákladov, výnosov, a straty.
Jednoduchý príklad zápisu do hlavnej knihy
Predpokladajme, že ste práve otvorili svoje dvere pre obchodné navrhovanie webových stránok pre iné firmy. Vaša prevádzka vyžaduje, aby ste udržiavali dosť rozsiahly počítačový systém, ktorý vám dá 10 000 dolárov.
Zadajte dátum transakcie v prvom stĺpci na ľavej strane hlavnej knihy a v nasledujúcom stĺpci si všimnite záznam denníka počítačového systému. Tretí a štvrtý stĺpec sú určené na debetné čiastky a sumy úveru.
Majte na pamäti, že suma debetnej a úverovej sumy sa na povrchu zdá byť nezmyselná.
Aktíva, ktoré sú plusom, majú debetný zostatok, takže zadáte hodnotu 10 000 EUR ako debetnú sumu. Ak ste vyčerpali iné aktíva, napríklad hotovosť, aby ste prišli s 10 000 USD, alebo ak ste pridali zodpovednosť za pôžičku na zakúpenie systému, tieto transakcie sú kredity. Do štvrtého stĺpca zadáte zodpovedajúce čísla.
Systém Microsoft Business Systems ponúka oveľa komplexnejšie členenie pre viac stĺpcov, ktoré vám pomôžu sledovať transakcie. V žiadnom prípade nie sú obmedzené na štyri.
Záverečné slovo o účtoch všeobecnej knihy
Transakcie by mali byť vložené do ich príslušných časopisov, potom by mali byť zhrnuté a vložené do hlavnej knihy raz za mesiac. Pre každý účet by mala byť samostatná stránka.