Predtým, než môžeme diskutovať o tom, ako odpočítať kancelárske potreby a kancelárske výdavky, musíme sa najprv pozrieť na tieto dve podmienky a kde sú tieto kategórie zahrnuté vo vašom podnikateľskom daňovom priznaní.
Nezáleží na tom, či si dáte kancelárske náklady v rámci dodávok alebo výdavkov. Väčšina dodávok je zahrnutá v bežných prevádzkových nákladoch, zatiaľ čo kancelárske výdavky sú uvedené samostatne.
Niektoré výdavky na kanceláriu sa skutočne stávajú obchodným vybavením a tieto sú zaradené do kategórie aktív a znehodnotené počas určitého časového obdobia.
Zahrnuté sú informácie o nových postupoch IRS na účtovanie nákladov na kancelárske aktíva s malými nákladmi, ako je softvér, namiesto toho, aby museli tieto aktíva znehodnocovať.
Kancelárske potreby sú hmatateľné, tradičné kancelárske predmety, ako sú perá, zošívačky, kancelárske sponky, disky USB s palcami a tlačové atramentové kazety. IRS zahŕňa aj poštovné v kancelárskych potrebách, ale veľké množstvá poštových zásielok pre výrobky na prepravu sú klasifikované inak (pozri nižšie). Môžete tiež zahrnúť malé predmety (do 2500 USD) do tejto kategórie, ako napríklad použitý stôl alebo knižnica.
Niektoré dodávky sa nepovažujú za súčasť kancelárskych potrieb. Akékoľvek dodávky a poštovné na prepravné produkty, ktoré predávate, je potrebné sledovať ako súčasť nákladov na predaný tovar. Výpočet nákladov na predaný tovar je oddelený od výšky prevádzkových nákladov.
Kancelárske výdavky sú ďalšie výdavky na prevádzku kancelárie vrátane webových služieb, poplatkov za internetové hosťovanie, doménových mien, mesačných nákladov na aplikácie (napríklad Dropbox). webový softvér ako sú produkty QuickBooks, poplatky za obchodný účet a väčšinu softvéru a hardvéru. Môžete tiež dať náklady na mobilný telefón v kancelárskych výdavkoch (alebo v službách).
Niektoré z týchto výdavkov môžu byť uvedené v zozname nehnuteľností a budete musieť uchovávať dobré záznamy na oddelenie obchodných a osobných potrieb pre položky ako laptopy a tablety.
Kancelársky spotrebný materiál a výdavky - Čo môžete odviesť
Môžete odpočítať náklady na kancelárske potreby a materiály, ktoré ste použili počas roka. Môžete tiež odpočítať náklady na pečiatky a poplatky za poštovné a poštovné používané v poštových meračoch počas roka.
Dedukovanie vs. odpisovanie výdavkov kancelárie - nové pravidlá IRS
Bolo to tak, že všetky aktíva podniku (položky používané viac ako rok), ktoré stáli viac ako 500 dolárov, museli byť odpisované počas životnosti majetku. Systém IRS má teraz novú jednoduchšiu metódu na zaobstaranie menej nákladných aktív ako nákladov, namiesto ich znehodnotenia.
S účinnosťou od roku 2016 môžete brať ako výdavky obchodné aktíva (vrátane kancelárskych aktív), ktoré stojí 2500 USD alebo menej. Patria sem softvérové a softvérové súpravy, notebooky, tablety, chytré telefóny a ďalšie menšie elektroniky. Náklady, ktoré môžete vynaložiť, zahŕňajú náklady na získanie položky.
Povedzme, že potrebujete Adobe Acrobat X Professional pre vašu prácu. Cena tejto položky je zvyčajne vyššia ako 500 EUR. Pred novým pravidlom IRS by ste museli znehodnotiť náklady.
Teraz, pretože maximálna výška výdavkov je 2500 USD, môžete položku uhradiť za jeden rok.
Ak máte akékoľvek kancelárske potreby, náklady alebo náklady na zariadenie nad 2500 dolárov, tieto sa stávajú odpisovateľnými aktívami a tieto aktíva musíte odpisovať. Budete musieť hovoriť so svojím daňovým spracovateľom o záznamoch, ktoré potrebujete mať, a získať pomoc pri výpočte odpisov, pretože každý majetok má inú životnosť.
Spotrebný materiál a materiály použité na výrobu alebo odosielanie výrobkov
Dávajte pozor, aby ste rozlišovali medzi kancelárskymi potrebami a zariadeniami používanými všeobecne vo vašej firme na prevádzkovanie vašej kancelárie v porovnaní s dodávkami a materiálmi používanými na výrobu výrobkov. Dodávky a materiály, ktoré používate na výrobu výrobkov, sú zahrnuté do nákladov na predaný tovar.
Rovnakým spôsobom nemôžete odpočítať poštovné a dopravu za predané produkty; tieto sú považované za súčasť nákladov na predaný tovar.
Kancelárskych potrieb a kancelárskych zariadení v počiatočných nákladoch
Ak ste v rámci vášho spustenia podnikania skladovali kancelárske potreby a nakupovali kancelárske zariadenia, počítače a softvér, budete musieť tieto náklady ponechať oddelené. Možno budete musieť rozložiť tieto počiatočné náklady počas niekoľkých rokov. Uveďte zoznam nákladov a prerokujte ich so svojím daňovým spracovateľom.
Ďalšie obmedzenia na odvádzanie kancelárskych potrieb a kancelárskych zariadení
Môžete odpočítať len náklady na dodávky a materiály použité v bežnom roku. Inými slovami, nemôžete ku koncu roka len kúpiť veľké množstvo papierových papierov a v tomto roku to považujete za výdavky, pretože v priebehu roka to nemôžete použiť. Ak chcete určiť sumu na tento náklad, informujte sa u svojho daňového poradcu
Kde ukázať kancelárske potreby a kancelárske výdavky na vrátenie dane z podnikania
V prípade výlučných vlastníkov a spoločností s jediným spoločníkom zobrazte kancelárske potreby v kategórii kancelárskych potrieb v zozname C na linke 22. Do tejto kategórie môžete zahrnúť kancelárske výdavky (vrátane nákladov vynaložených na základe nového pravidla) alebo môžete rozdeliť kancelárske výdavky a zahrňte ich do položky "Ostatné výdavky" na riadku 27a. Pokiaľ ide o "Ostatné výdavky", musíte uviesť jednotlivé kategórie v časti V vášho plánu C a zaradiť ich do riadku 27a.
V prípade partnerstiev a spoločností s viacerými členmi zobrazte tieto výdavky v časti "Iné zľavy" formulára 1065 (riadok 20). Musíte priložiť samostatné vyhlásenie, v ktorom sa rozoberajú rôzne zrážky zahrnuté v tejto riadkovej položke.
V prípade spoločností uveďte tieto výdavky v časti "Iné zrážky" formulára 1120. Najprv musíte uviesť výpis obsahujúci zrážky a potom zahrnúť celkový súčet na riadok 26 "Ostatné zrážky".
Spodné čaro Jednoduché:
Ak chcete, aby vaše daňové priznanie bolo jednoduché, dajte všetky kancelárske potreby a kancelárske náklady spoločne ako kancelárske potreby. Ale oddeľte drahšie položky od viac ako 2500 dolárov a porozprávajte sa so svojím daňovým prispievateľom o znehodnotení týchto položiek.