Počas niekoľkých rokov IRS zaobchádzalo s výdavkami na mobilné telefóny pre podniky a zamestnancov ako súčasť kategórie podnikateľských aktív, ktoré sa nazývajú nehnuteľnosti uvedené na zozname . Táto kategória aktív zahŕňa aktíva, ktoré možno použiť na osobné i obchodné účely, takže IRS vyžaduje podrobnejšie vedenie záznamov zo strany podnikov s cieľom oddeliť používanie mobilných telefónov od odpočítateľných podnikateľských výdavkov z osobného použitia.
Zariadenie Small Business Jobs Act z roku 2010 odstránilo mobilné telefóny z kategórie uvedených nehnuteľností.
Mobilné telefóny sú okrajové výhody
Hoci IRS odstránil mobilné telefóny z uvedenej kategórie nehnuteľností, neodstránil náklady na mobilný telefón z kategórie okrajových výhod . Väčšina podnikov v týchto dňoch vyžaduje od zamestnancov, ktorí cestujú alebo ktorí majú riadiace pozície, aby mali mobilné telefóny.
Ale koľko používania mobilného telefónu je osobné a je toto osobné použitie zdaniteľným prínosom pre zamestnanca? IRS hovorí, že mobilný telefón poskytovaný zamestnávateľom je výhodou pre zamestnanca a hodnota telefónu vrátane nákladov na telefón a mesačných poplatkov je zdaniteľná pre zamestnanca, pokiaľ sa nedá dokázať, že telefón je používa sa predovšetkým na obchodné účely. (Internal Revenue Bulletin 2011-38)
Ale IRS tiež hovorí, že "keď zamestnávateľ poskytuje zamestnanca s mobilným telefónom predovšetkým z ... obchodných dôvodov , obchodné a osobné použitie mobilného telefónu je všeobecne nedostupné pre zamestnanca.
IRS nebude vyžadovať vedenie záznamov o obchodnom použití, aby získal toto bezodplatné zaobchádzanie. "
Mobilné telefóny ako pracovné podmienky sú prospešné
IRS označuje mobilné telefóny za "pracovné podmienky", to znamená "akékoľvek majetok alebo služby poskytované zamestnancovi zamestnávateľa v takom rozsahu, že ak by zamestnanec zaplatil za takýto majetok alebo služby, takáto platba by bola prípustná ako odpočet "ako bežný a nevyhnutný obchodný náklad.
Ako pracovná podmienka je výhodou, že osobné použitie zamestnanca neovplyvňuje schopnosť podniku odpočítať náklady spojené s mobilným telefónom súvisiacim s podnikaním ani nie je zdaniteľná pre zamestnanca ako okrajovú výhodu.
Po prvé, musí sa stanoviť hlavný obchodný účel, aby sa výdavky súvisiace s podnikaním mohli odpočítať od podnikania a vyhnúť sa osobnému využívaniu telefónu poskytovaného zamestnávateľom zdaniteľnému zamestnancovi. Neobchodné osobné použitie mobilného telefónu nie je odpočítateľné ako podnikové náklady spoločnosti.
Ak požadujete od zamestnancov, aby používali mobilné telefóny na obchodné účely, osobné použitie zamestnanca sa na daňové účely považuje za de minimus okrajové zvýhodnenie definované IRS. Toto ustanovenie IRS sa vzťahuje na použitie mobilného telefónu poskytovaného zamestnávateľom po 31. decembri 2009.
Obchodné účely pre mobilné telefóny
"Riadny a potrebný" určuje IRS a vzťahuje sa na mobilné telefóny špecifickými spôsobmi. Príkladom, ktorý používa IRS na opis "podnikateľských účelov", je požiadavka zamestnávateľa na kontaktovanie zamestnanca počas pracovného času. IRS hovorí, že poskytovanie mobilného telefónu na účely "morálky alebo dobrej vôle", prilákanie nového zamestnanca alebo poskytnutie dodatočnej kompenzácie zamestnancovi sa nepovažuje za "obchodné účely" a nevylučuje to, že by mobilný telefón bol zbytočným prínosom.
Majte dobré záznamy o používaní mobilného telefónu
Uvedenie mobilných telefónov z kategórie nehnuteľností uvedených na zozname neznamená, že môžete ignorovať problém udržiavania dobrých záznamov o osobnom používaní mobilných telefónov. Musíte byť schopní preukázať, že telefón bol používaný predovšetkým na obchodné účely.
Čo urobiť ďalej
Ak chcete zabrániť problémom daňového auditu a dodržiavať zákony týkajúce sa používania mobilných telefónov súvisiacich s podnikaním, prediskutujte túto otázku so svojím daňovým poradcom. Niektoré opatrenia, ktoré budete chcieť zvážiť:
- Obmedziť mobilné telefóny iba na tých zamestnancov, ktorí musia mať povinnosť správne plniť svoje povinnosti, ako sú externí obchodní zástupcovia, manažéri, ktorí často cestujú, a vedenie.
- Uchovávajte denníky zamestnancov mobilného telefónu, aby ste overili obchodné využitie. Ak je to zložité, nájdite spôsob, ako sa prostredníctvom svojho operátora dostať k denníkom mobilného telefónu online, aby ste ich mohli v prípade potreby získať.
- Požadovať, aby zamestnanci s mobilnými telefónmi poskytovanými spoločnosťou mali iný mobilný telefón na osobné použitie.
Prečítajte si viac o IRS o daňovom zaobchádzaní s mobilnými telefónmi poskytovanými zamestnávateľom.