Mnohé hotely sa spoliehali na stránky online hotelov RFP (Žiadosť o návrhy), ako sú Conventionplanit.com a sabrehotelrfp.com s cieľom podporiť ich stretnutia a možnosti konferenčných služieb. Tiež vyvinuli svoje vlastné on-line formuláre RFP.
Mnoho plánovačov však neochotne posiela svoje hotelové RFP cez vyhľadávače tretích strán. Mnoho plánovačov dáva prednosť predkladaniu žiadostí o ponuku hotelov priamo do hotelových a konferenčných centier.
Aké informácie obsahuje Hotel RFP?
Skvelým nástrojom, ktorý pomáha plánovačom začať vytvárať vlastné formuláre pre ponuky hotelov a ďalšie udalosti, je nástroj na výmenu praktík prijatých podujatiami od Rady pre priemyselné zhromaždenia.
Základné prvky pre RFP hotela by mali obsahovať nasledujúce:
- Základné kontaktné informácie žiadateľa (meno, názov, organizácia, adresa, telefón, e-mail atď.)
- Dátumy udalostí (uveďte aspoň dve rôzne možnosti)
- Priestory bloky potrebné (dátumy a počty izieb)
- Požiadavky na zasadacie miestnosti (dátumy, veľkosti miestnosti, množstvá)
- Požiadavky na potraviny a nápoje
- Požiadavky na prístupnosť
- Požiadavky na dopravu a prijímanie
- Ďalšie relevantné informácie
Využívanie nástrojov RFP
Spoločnosť Global Business Travel Association (GBTA) okrem toho poskytuje svojim členom rozsiahly nástroj RFP pre hotel, ktorý plánovači udalostí môžu zvážiť.
Prvky hotela GBTA pre RFP obsahujú nasledovné:
- Informácie o prehľade hotelového zariadenia
- Prehľad informácií o žiadateľoch o RFP
- Podrobnosti o zmluve o hosťovskej izbe
- Celková veľkosť hotelového priestoru pre stretnutia
- Celkový počet zasadacích miestností
- Veľkosť najväčšej spoločenskej sály alebo zasadacej miestnosti
- Výška stropu pre najväčšiu spoločenskú alebo spoločenskú miestnosť
- Má hotel zriadený stály zasadací priestor?
- Koľko ľudí bude mať zasadacia miestnosť?
- Vyhradzuje hotel výstavný priestor?
- Aká je veľkosť výstavného priestoru?
- Aká je vzdialenosť od centra konferenčného priestoru?
- Aký je názov kongresového centra?
- Aké je percento dane z potravín a nápojov?
- Aký je poplatok za bankety?
- Sú poplatky za banketovú službu zdanené?
- Ponúka hotel vlastné audiovizuálne služby (A / V)?
- Bude hotel ponúkať zľavu na služby in-house A / V?
- Bude hotel umožniť klientom priniesť mimo dodávateľov A / V?
- Koľko zasadacích miestností obsahuje bezdrôtový vysokorýchlostný internet?
- Ako môžu konferenčné miestnosti obsahovať videokonferencie?
- Existuje poplatok za používanie vlastných dodávateľov A / V?
- Prijíma hotel firemné "schôdzkové karty" za platbu?
- Ponúka hotel sadzby za balíček?
Okrem toho by bolo užitočné zdieľať s predajom hotelov typ akcie, ktorú ste hosťovali. To im poskytne prehľad o cieľoch, ktoré vaše stretnutie môže mať.
Dobrou správou o práci s hotelmi je, že väčšina ľudí by mala mať pomerne skúsenosti s uvedením podobných udalostí dohromady a veľký predajca alebo manažér stravovania budú môcť s vami zdieľať viac podrobností o spôsoboch, ako pomôcť plánovačom udalostí splniť svoje ciele.