Možnosti pozdravu hlasovej pošty
V závislosti od telefónneho systému, ktorý máte vo vašej spoločnosti, môžu byť rôzne typy hlasových pozdravov, ktoré máte možnosť písať.
Tie obsahujú:
- Príklady všeobecných odkazov na hlasovú schránku
Celkový pozdrav hlasovej pošty sa používa ako predvolený pozdrav hlasovej pošty, ak nie je nastavený žiadny iný typ pozdravu. - Príklady interných odkazov na hlasovú schránku
Používa sa na to, aby ste pozdravili ľudí, ktorí vás volajú vo vašej spoločnosti (tj z iného pobočky). - Príklady externých hlasových správ
Tento pozdrav sa bude hrať pre ľudí, ktorí volajú mimo vašej spoločnosti. Automatizovaná obsluha vášho telefónneho systému môže prehrať všeobecné pozdrav spoločnosti, ktorú budú počuť všetci externí volajúci. Ak je meno vašej spoločnosti uvedené v tomto pozdravu, nemusíte to vo svojom pozdravu opakovať. - Dočasné alebo "mimo kanceláriu" hlasové správy
Dočasná alebo mimo kancelárskej hlasovej schránky je nastavená, keď budete mimo kanceláriu na vopred stanovenú dobu. Väčšina hlasových systémov vám umožní nastaviť dátum a čas vypršania platnosti, takže pri návrate sa nemusíte zapínať.
- Voľba "Na telefóne" alebo "Zaneprázdnený" Odkaz na hlasovú schránku
Tento pozdrav sa používa na informovanie volajúcich, že ste v kancelárii, ale práve teraz nemôžete volať, pretože ste na telefóne s iným volajúcim.
Základné prvky dobrých pozdravov hlasovej schránky
- pozdrav
- Tvoje meno
- Názov vašej spoločnosti a názov oddelenia alebo oboje
- Vyhlásenie, že nemôžete volať teraz
- Pozvánka na opustenie správy
- Keď môžu očakávať spiatočný hovor
- Kto môžu kontaktovať pre okamžitú pomoc (ak je to vhodné)
- Nie dlhšie ako 20 - 25 sekúnd (podľa pravidla)
- Nepoužívajte príliš veľa informácií a príliš dlho pozdravte.
Ukážka dobrých pozdravov hlasových správ
- Ahoj. Toto je Jim Bucki. Nemôžem volať teraz, ale rád by som to vrátil čo najskôr. Takže, prosím, nechajte po tóne podrobnú dôvernú správu. Ak potrebujete okamžitú pomoc, zavolajte mojej sekretárke Suzy Smithovi na pobočke 6336. Ďakujem za vaše volanie.
- Ahoj. Dosiahli ste oddelenie účtovníctva. Oddelenie je momentálne zatvorené. Naša normálna prevádzka je od pondelka do piatku od 8:00 do 18:00. Po zaznení tónu nám prosím nechajte správu a niekto vám príde volanie čo najskôr. Ďakujem.
- Ahoj. Toto je Jim Bucki. Budem mimo kanceláriu až do štvrtka 24. júla a budem pravidelne kontrolovať hlasovú schránku. Ak by ste mi chceli zanechať správu, urobte to po tóne a my vám zavolám čo najskôr. Ak potrebujete okamžitú pomoc, zavolajte mojej sekretárke Suzy Smithovi na pobočke 6336. Ďakujem za vaše volanie.
- Dostali ste sa do stola Jim Buckiho. Momentálne som v telefóne, ale rada by som vám zavolala neskôr. Ak by ste chceli, po zaznení tónu mi prosím nechajte správu. Ak potrebujete okamžitú pomoc, zavolajte mojej sekretárke Suzy Smithovej na pobočke 6336. Ďakujem vám za volanie.
Zlé pozdravy hlasovej pošty
- Ahoj. Toto je Joe. Nechajte mi správu.
- {Prehrávanie hudby dlhší čas} Hej! Porozprávaj sa so mnou.
- Ahoj. Dostali ste sa k spoločnosti XYZ. Prosím, nechajte nám správu.
- Ahoj. Dosiahli ste kanceláriu Joe Kartonia na XYZ.com. Budem mimo kanceláriu s vasektómii a vrátim sa vo štvrtok 26. augusta o 8:30 hod. Budem mať veľa nepohodlných situácií, takže vôbec neoverem hlasovú schránku. Ak by ste mi chceli opustiť správu, prosím po odznení. Môžete mi nechať podrobnú a dôvernú správu a ja vám vrátim volanie čo najskôr. Ak potrebujete okamžitú pomoc, zavolajte mojej sekretárke Sally Johnson na pobočke 3663. Ďakujem vám za vašu výzvu a ja sa vrátim k svojmu, keď sa vrátim, a cítim sa lepšie.
- Úrad je zatvorený. Po zaznení tónu nechajte správu.