Uistite sa, že vyjadrujete úctu klientom a ostatným volajúcim
Hlasová schránka sa stala štandardnou súčasťou každého telefónneho systému obchodnej triedy . Nielenže bude vedieť, ako opustiť profesionálnu správu hlasovej pošty, pozitívne odrážať vašu spoločnosť, je to dôležité aj pre váš profesionálny obraz .
Každý zamestnanec, ktorý používa telefón ako súčasť svojej práce, by mal vedieť, ako opustiť profesionálnu telefónnu správu. Tu je niekoľko tipov pre nových alebo neskúsených zamestnancov, aby ste nechali profesionálne zdvorilé telefónne správy, ktoré sa vrátia.
01 - Zamyslite sa prvý
02 - Predstavte sa
Začnite každú správu hlasovej schránky tým, že sa predstavíte, takže príjemca vie, kto volá ihneď. Mala by obsahovať vaše celé meno a názov spoločnosti. Príklad: "Toto je Jane Doeová, ktorá volá od spoločnosti X pre spoločnosť Suzy Jones o vašom účte." Uistite sa, že viete vysloviť meno osoby, ktorej voláte, nechcete ich urážať skôr, ako ste s nimi dokonca hovorili.
03 - Hovorte pomaly
Hovorte dosť pomaly, aby osoba, ktorá prijala správu, počula každé slovo. Je veľmi frustrujúce, keď idete na získanie správy, len aby ste zistili, že druhá osoba hovorí príliš rýchlo, aby ju pochopili. Uistite sa, že ak opustíte číslo spätného volania, zopakujete ho dvakrát, aby ho osoba mohla zopakovať.
04 - Hovorte jasne
Hovorte priamo do náustku telefónu v jasnom a primerane modulovanom tóne hlasu. Nedržte telefón medzi lícom a ramenom tak, aby náustok bol umiestnený na krku; to je v poriadku počas vytáčania alebo počas telefonovania na druhom konci, ale nie po pripojení.
05 - Nechajte to krátky
Nemusíte ponechať každý detail vo vašej hlasovej schránke . Väčšina obchodných telefónnych systémov má jeden až dvojminútový časový limit pre správy pred ukončením hovoru. Ponechajte krátky prehľad dôvodu svojho volania a zatvorte ho s požiadavkou na spätné volanie.
06 - Ukončite to profesionálne
Rovnako ako profesionálny obchodný list, skončíte tým, že poskytnete svoje kontaktné informácie. Ak s tebou niekto nie je oboznámený, alebo môže mať problémy s umiestnením vás, zopakujte svoje meno a spoločnosť spolu s najlepším spôsobom, ako sa k vám dostať. Ak už máte silný pracovný vzťah, možno budete môcť preskočiť opakovanie svojho mena, no napriek tomu dajte im najlepšie číslo, na ktoré vám budú môcť zavolať, a aké časy budete mať k dispozícii.
07 - Vypustený hovor?
Ak sa domnievate, že vaša správa o hlasovej schránke bola zrušená systémom hlasovej schránky skôr, ako ste skončili, vyskúšajte znova hovor a povedzte osobe, o ktorej sa domnievate, že vaša predchádzajúca správa mohla byť upustená. Snažte sa, aby to bolo krátke; nechcete naraziť ako na škodcu. Stačí zadať svoje meno znova a nechať svoje číslo s pozdravom, ako je "Len som chcel byť istý, že ste dostali svoju správu, znelo, že sme boli odpojení.
08 - Vyskúšajte a otestujte seba
Ak si nie ste istí alebo cítite nervozitu z odchodu z obchodných správ, e, prax s priateľom alebo kolegom. Nechajte im vzorovú odkazovú správu a požiadajte ich o kritiku: Hovoríte príliš rýchlo, alebo ste inak ťažko pochopiteľné? Mohlo by to stačiť, aby ste si nechali hlasovú schránku, aby ste počúvali, ako to vyzeráte.