Podniková etiketa pozdravov hlasovej pošty
Keď automatizovaná obsluha prenesie hovor na takéto rozšírenie, príjme ďalšie dostupné rozšírenie. Ak sú všetky rozšírenia účtovného oddelenia obsadené alebo nedostupné, hovor sa prenesie do poľa hlasovej schránky oddelenia.
Možnosti pozdravu hlasovej pošty
V závislosti od telefónneho systému, ktorý máte vo vašej spoločnosti, môžu byť rôzne typy hlasových pozdravov, ktoré máte možnosť písať. Tie obsahujú:
- Všeobecná schránka hlasovej pošty
Celkový pozdrav hlasovej pošty sa používa ako predvolený pozdrav hlasovej pošty, ak nie je nastavený žiadny iný typ pozdravu. - Interná hlasová správa
Používa sa na privítanie ľudí, ktorí volajú vaše oddelenie z vašej vlastnej firmy (tj z iného rozšírenia). Vo všeobecnosti sa to vzťahuje iba na veľmi veľké spoločnosti. - Vonkajšia hlasová schránka
Tento pozdrav sa bude hrať pre ľudí, ktorí volajú mimo vašej spoločnosti. Automatizovaná obsluha vášho telefónneho systému môže prehrať všeobecné pozdrav spoločnosti, ktorú budú počuť všetci externí volajúci. Ak je meno vašej spoločnosti uvedené v tomto pozdravu, nemusíte to vo svojom oddelení pozdraviť.
- Dočasná alebo "mimo kancelária" hlasová schránka
Dočasná alebo mimo kancelárskej hlasovej schránky je nastavená, keď celé oddelenie nebude k dispozícii na určité časové obdobie. Oddelenie má napríklad od 8:00 do 17:00 iba personálne oddelenie alebo povinné stretnutie oddelenia, ktoré odstraňuje všetkých ľudí z odpovede na telefón. Väčšina hlasových systémov vám umožní nastaviť dátum a čas vypršania platnosti, takže si nemusíte zapamätať, či ho vypnete, keď sa vaše oddelenie vráti k bežným operáciám.
- Na telefónnom (obsadenom) hlasovom posolstve
Tento pozdrav sa používa na informovanie volajúcich, že oddelenie je k dispozícii, ale nikto nemôže okamžite zavolať, pretože všetky rozšírenia v oddelení sú zaneprázdnené ostatnými volajúcimi.
Prvky správneho oddelenia hlasovej pošty oddelenia
- názov oddelenia
- Vyhlásenie, že nemôžete volať teraz
- Pozvánka na opustenie správy
- Keď môžu očakávať spiatočný hovor
- Ďalšie dostupné voľby (napr. "Stlačte tlačidlo libra pre návrat do ...")
- Adresa webovej stránky, ak môže poskytnúť zmysluplné informácie
- Nie dlhšie ako 20 - 25 sekúnd (podľa pravidla)
- Nezačínajte s pozdravom "Váš hovor je pre nás veľmi dôležitý ...". Táto fráza je nadmerne využívaná a zvyčajne je "vypnúť" volajúcim.
- Nepoužívajte príliš veľa informácií a príliš dlho pozdravte.
Ukážka dobrého oddelenia hlasových správ
- Dosiahli ste oddelenie účtovníctva. Všetci naši zástupcovia sú zaneprázdnení pri obsluhe iných volajúcich. Namiesto toho, aby ste zbytočne strácali drahocenný čas, radi by sme vám vrátili volanie do dvoch pracovných hodín. Ak sa chcete vrátiť k predchádzajúcej ponuke, stlačte teraz hviezdičku. V opačnom prípade nám nechajte podrobnú správu s vaším menom a číslom. Po nahraní správy môžete stlačením klávesu libra zadať ďalšie možnosti. Ďakujem ti za zavolanie.
- Dostali ste sa na obchodné oddelenie spoločnosti Operations Tech, Inc. Všetci naši obchodní zástupcovia sú zaneprázdnení ďalšími zákazníkmi, ale chceli by sme čo najskôr vrátiť váš hovor. Ak chcete získať aktuálne informácie o cenách alebo skontrolovať stav objednávky, navštívte nás na webe. V opačnom prípade nechajte po tóne správu s vaším menom a číslom. Ak sa chcete vrátiť do predchádzajúcej ponuky, stlačte teraz tlačidlo hviezdy.
- Dosiahli ste oddelenie účtovníctva spoločnosti Operations Tech, Inc. Oddelenie je momentálne zatvorené. Naše normálne prevádzkové hodiny sú od pondelka do piatku od 8:00 do 17:00. V sobotu a nedeľu sme zatvorení. Stlačením tlačidla hviezdy môžete kedykoľvek prejsť na predchádzajúcu ponuku. V opačnom prípade nechajte nám správu s vaším menom a číslom a my vám vrátime hovor, keď sa kancelária znovu otvorí. Môžete zavrieť po opustení správy alebo stlačiť tlačidlo libra pre ďalšie možnosti. Ďakujem ti za zavolanie.
Zlé pozdravy hlasovej pošty
- Dostali ste sa na obchodné oddelenie. Nechajte nám správu.
- Ahoj. Dostali ste sa na oddelenie účtovníctva na adrese XYZ.com. Všetci účtovníci sa v súčasnosti zúčastňujú na povinnom stretnutí oddelenia a nikto nie je k dispozícii na uskutočnenie vášho hovoru. Váš hovor je pre nás veľmi dôležitý a chceli by sme vrátiť váš telefon, akonáhle sa vrátime. Avšak je to koniec roka a naše oneskorenie hovorov je veľmi dlhé. Ak voláte o uskutočnenie platby na účet po lehote splatnosti, uistite sa, že nám to vo svojej správe oznámte, aby sme vás mohli ihneď zavolať. V opačnom prípade čakajte na tón a opustite nám podrobnú dôvernú správu.
- Oddelenie je zatvorené. Po zaznení tónu nechajte správu.