Žiaľ, odpoveď nie je jednoduchá. K určovaniu sadzby patrí niekoľko faktorov, vrátane plánovania prevádzkových nákladov, platov a ziskov.
Realita je, že sadzby sa líšia v závislosti od toho, kde prevádzkujete svoje podnikanie, typy projektov, ktoré preberáte a čo je trh ochotný zaplatiť.
To tiež závisí od vášho cieľového trhu. To znamená, že váš klient alebo vyhliadka bude mať na mysli cieľový rozpočet a vaše služby musia byť v rámci týchto parametrov konkurencieschopné.
Spôsoby plánovania udalostí Štrukturovanie poplatkov
Napriek tomu, ak chcete začať pracovať na čiastočný úväzok alebo dokonca na plný úväzok, existuje zhruba päť spôsobov, ako štruktúrovať svoj poplatok za podujatie a citovať svoje poplatky svojim klientom:
- Plošný poplatok za projekt
- Percento výdavkov
- Hodinová sadzba
- Percento výdavkov plus hodinová sadzba
- Uplatniteľné sadzby
Pre nasledujúce vysvetlenia a príklady predpokladajme, že chcete získať v priemere 75 USD za hodinu pre vaše služby.
Poplatky založené na plošnej projektovej sadzbe
Mnohí klienti dávajú prednosť vedieť, koľko projekt bude stáť, vrátane všetkých poplatkov. Ako plánovač udalostí , aby ste to ponúkli, musíte určiť paušálny poplatok a určiť, aké služby budú za túto sumu pokryté.
To prináša zodpovednosť za to, aby ste rozpočet spravovali priamo na vás, plánovača a vyžaduje predvídanie rôznych scenárov, v ktorých sa môžu zmeniť okolnosti. V tomto scenári sa môže klient priamo dohodnúť s plánovačom udalostí, aby koordinoval všetky náklady na logistiku, stravovanie, miesto konania, ubytovanie, atď.
Plošné projektové poplatky sa zvyčajne používajú na balené udalosti, ako sú tie, ktoré sa nachádzajú v športových marketingových programoch, a môžu sa počítať na základe počtu osôb s mnohými ustanoveniami a námietkami.
Predpokladajme napríklad, že ste najatý organizovať jednodňové historické prehliadky mesta pre 15 hostí. Váš klient chce, aby ste uviedli paušálny poplatok za prepravu, súkromný sprievodca, obed a všetky / všetky vstupné na miestach konania; ale tiež požiada, aby ste poskytli rozdelenie každej výdavkovej položky na vysokej úrovni.
V tomto scenári musíte vyjednať / vypočítať náklady na všetky služby vrátane vášho času a uviesť kombinovanú sumu výdavkov. Bude zodpovednosťou / rizikom plánovacej udalosti identifikovať požadované vklady, platiť za všetky služby a zodpovedať za všetky zmluvy o poskytovaní služieb.
Poplatky na základe percenta výdavkov
Väčšina kvalifikovaných plánovačov udalostí by sa mala v priemere cítiť pohodlne s účtovaním 15-20% celkových nákladov na akciu ako súčasť ich poplatku. V závislosti od zložitosti programu a času potrebného na plánovanie a realizáciu udalosti niekedy stačí pokryť celkovú cenu a zdroj zisku plánovača.
Predpokladajme napríklad, že ste najatý na organizovanie súkromnej večere v exkluzívnej reštaurácii pre 40 hostí s priemerom 175 USD na osobu.
Predpokladajme, že trvá celkovo 15 hodín, kým sa stretnete s vaším klientom, naplánujte, zúčastnite sa a dokončite všetky sledovanie tejto udalosti. Ak účtujete sadzbu vo výške 18% celkových výdavkov, zarobíte si o niečo viac, ako je vaša cieľová hodinová sadzba vo výške 75 USD za hodinu:
175 x 40 hostí = 7 000 x 18% = 1 260 USD
15 hodín x 75 dolárov za hodinu = 1,125 dolárov
Ak klient uzavrie zmluvu s vami priamo pre všetky služby, náklady na medzisúčtovú udalosť na zákazníka by mali byť v celkovej výške 8 260 USD.
Poplatky na základe hodinovej sadzby
Niektorí klienti uprednostňujú plánovač udalostí citovať hodinovú sadzbu za služby a odhadnúť celkový počet hodín na správu a spustenie daného klientskyho programu. Môže sa to zdať podobne ako pomerná projektová miera, ale umožňuje väčšiu flexibilitu na strane oboch strán, aby sa prispôsobila potrebným zmenám na ceste.
Mnoho plánovačov obchodných udalostí bude za služby poskytovať služby za hodinu. Umožňuje klientovi vedieť, koľko bude stáť za prenájom služieb a umožní mu vypočítať primeraný rozpočet. Často je to dôvod, pretože klient chce lepšie zvládnuť neočakávané výdavky.
Vždy pamätajte na to, aby ste definovali dôkladné parametre o očakávaniach, aby obe strany dosiahli súhlas s tým, aké služby budú poskytované. Ako plánovač udalostí by ste mali uviesť odkaz na fakturáciu všetkých primeraných nákladov na podnikanie, ktoré môžu vzniknúť.
Niektorí plánovatelia udalostí môžu označiť prevádzkové výdavky, napríklad náklady na dopravu, prenájom áut a iné rôzne položky výdavkov až o 15-20%, zatiaľ čo iné nie; ak tak urobíte, mali by ste tieto zverejnenia zverejniť a dohodnúť s klientom vopred.
Pokiaľ ide o hodinové sadzby plánovania udalostí, je tiež dôležité určiť, ako často si môžete za svoj čas vyúčtovať.
Predpokladajme napríklad, že vás klient najme v októbri a organizuje v marci jeden-denný seminár. Vaše služby sú zmluvne dohodnuté na to, aby prebiehali a prerokovali miesto konania, cateringové služby , A / V a prispeli k tvorbe obsahu pre obmedzený počet komunikačných položiek (napr. Pozvánky, agendy, formuláre hodnotenia atď.).
Váš klient vás tiež najíma pri poskytovaní správy na mieste. Vytvoríte predbežnú dohodu, že budete účtovať za identifikované služby v rôznych časoch a podávate faktúry za všetky doteraz vykonávané služby týždenne, dvakrát týždenne alebo mesačne.
Podľa tejto zmluvy by ste vy a váš klient mali vypracovať detailné vyhlásenie o práci, ktoré zahŕňa očakávané povinnosti oboch strán. Potom môžete odhadnúť celkový rozpočet tak veľa hodín plus primerané náklady (uveďte, čo môžu obsahovať tieto podrobnosti).
Poplatky založené na percentách výdavkov plus paušálny poplatok / hodinová sadzba
Niekedy ste prijímaný na usporiadanie udalosti a z akéhokoľvek dôvodu klient preferuje sadzbu založenú na percentách výdavkov. To však nestačí na pokrytie nákladov na celkový čas a služby. V týchto situáciách je rozumné prezentovať svoje poplatky v kombinovanej cene v dvoch rôznych kategóriách.
Napríklad klient vás najíma pri organizovaní udalostí spojených s konferenciou. Vašou úlohou je usporiadať dve súkromné večere a golfové výlety, každý s 50 hosťami. Celkové náklady na tieto kombinované udalosti predstavujú približne 20 000 dolárov, ale vyžaduje to asi 60 hodín svojho času a zložitosť tohto projektu môže odôvodniť vyššie ziskové rozpätie. S ohľadom na to môžete prísť k vášmu konečnému paušálnemu poplatku + hodinovú sadzbu s nasledujúcimi výpočtami:
Percento odhadovaných nákladov:
20 000 USD x 18% = 3 600 EURHodinová odhadovaná sadzba:
60 hodín x 75 USD / hod = 4,500 USDHodinový deficit: 900 USD
Ak sa dostanete do deficitu, ako sme to urobili v príklade vyššie, môžete si vybrať citovať 15 hodín na riadenie logistiky viacerých externých predajcov. Vaša cenová ponuka potom môže odrážať nasledovné:
Medzisúčet výdavky: 23 600 EUR
Plošný poplatok: 1 125 USD (na základe 15 hodín za 75 USD / hod)
V tomto scenári budete musieť starostlivo určiť, že ste správne odhadli svoje hodiny (účet, ktorý pokryje neštandardné prevádzkové výdavky, ako napríklad osobné cesty). Ako sa očakávalo, málo klientov s potešením vidí zvyšovanie výdavkov neskôr, ak nie sú poskytnuté oprávnené dôvody.
Poplatky na základe sadzieb, ktoré možno uplatniť
Ďalším spôsobom, ako môžu plánovači akcií zhromažďovať poplatky za služby, je zabezpečenie priestoru pre podujatia prostredníctvom miest, ktoré ponúkajú komisionovateľnú sadzbu. Ide o poplatky, ktoré sa obyčajne poskytujú cestovným kanceláriám pri rezervácii cestovných lístkov, hotelových izbách a iných spôsoboch dopravy.
Napríklad, mnohé hotely môžu predĺžiť sadzbu až do výšky 10% za izbu a iné výdavky.
Napriek tomu, že niektorí plánovatelia udalostí prijmú sadzby, ktoré sú zdrojom príjmu pre seba, klienti sa môžu spochybňovať pocit lojality plánovača udalostí, pokiaľ ide o splatné sadzby. Z tohto dôvodu mnohí skúsení plánovači obmedzia akékoľvek plánovanie výberov, ktoré zahŕňajú sadzbu, ktorú si môžu objednať, alebo prerokujú svoje ceny za svoje programy a odovzdávajú tento zdroj úspory priamo klientovi.
Ďalej si niektorí klienti môžu uvedomiť, že sadzby, ktoré sú k dispozícii, a neočakávajú, že ich externí konzultanti budú účtovať účtovnú závierku, pričom použijú niektorú z ďalších identifikovaných spôsobov fakturácie, ktoré sme načrtli a stále platia sadzby, za ktoré sa dajú uhradiť. Vo všeobecnosti sa mnohými plánovačmi udalostí nepovažuje za dobrú formu, ktorá by v podstate "zdvojnásobila" svoj príjmový tok týmto spôsobom.
Ak prijmete zadané sadzby, najlepšie by ste nemali účtovať poplatky za vaše služby za používanie alternatívnych spôsobov fakturácie.
Existujú scenáre, kedy miera započítateľnosti má najväčší zmysel, ako napríklad menšia nezisková organizácia alebo združenie, ktoré si môžu najať svoje služby na členskú udalosť alebo stretnutie a väčšina poplatkov platí priamo účastníci ako organizácia.
Ďalší scenár môže byť, ak váš klient kupuje od vás klientské dary a môžete tiež ponúknuť distribučné služby propagačných predmetov. V takom prípade jednoducho vyjednávajte o propagačných predmetoch a neúčtujte si za služby na hodinovom základe, ak si klient neuvedomuje všetky poplatky vopred.