Podniková etiketa automatizovaných pracovníkov
Najrýchlejší a najjednoduchší spôsob naprogramovania a zaznamenávania automatizovaných funkcií obsluhy vášho telefónneho systému je napísať skript do programu na spracovanie textu. Vyberte osobu na nahrávanie skriptu, ktorý má priateľský hlas, môže hovoriť bez stutteringu alebo váhania a môže vysloviť a oznámiť každé slovo a meno jasne.
Automatická pozdravová pozdrav
Prvá časť skriptu bude pozdravom. Je to vaša príležitosť predstaviť vašu spoločnosť vašim volajúcim a verbálne ich privítať do vašej spoločnosti.
Automatizované privítanie pozdrav
- Začnite s ocenením za ich volanie alebo podnikanie
- Udržujte pozdrav krátke, takže volajúci vracajúci sa neodkladá pri každom zavolaní
- Použite svoj slogan, slogan spoločnosti a názov webovej lokality, alebo obaja, ak ich máte.
Automatické privítanie pozdravov
- Nepozývajte viac ako dve alebo tri vety, aby ste pozdravili svojich volajúcich
- Nepodporujte svoje webové stránky, ak nemajú nič prospešné pre svojich zákazníkov
- Nepoužívajte slogan alebo slogan len na vyplnenie pozdravu.
Automatizované možnosti účastníka
Najdôležitejšou súčasťou automatizovaného ošetrujúceho je prezentácia možností, ktoré volajúci musia vybrať, aby sa dostali k osobe, s ktorou potrebujú hovoriť. Existujú dva druhy volajúcich: (1) ľudia, ktorí nie sú oboznámení s vašou spoločnosťou a budú potrebovať poradenstvo a (2) volajúci, ktorí presne vedia, s kým potrebujú hovoriť a poznajú ich rozšírenie.
Automatizované možnosti pre zamestnancov
- Používajte voľby, ktoré sú bežne akceptované. Napríklad "Stlačte nulu pre recepčný," "Stlačte tlačidlo libra pre návrat do predchádzajúcej ponuky."
- Informujte svojich volajúcich čo najskôr, keď si môžu vytočiť svoje pobočky, ak už to vedia.
- Nechajte svojich volajúcich dozvedieť sa dopredu, ak sa nedávno zmenili možnosti menu. Odstráňte toto oznámenie po troch týždňoch.
- Najskôr zvoľte najčastejšie volané možnosti.
- Pred opisom čísla opcie zadajte opis. Napríklad "Pre zákaznícku podporu stlačte tlačidlo" 5 "."
- Skontrolujte si dokumentáciu systému o rezervovaných číslach možností. (napr. všetky rozšírenia začínajú číslom "8" a preto "8" nemožno použiť ako možnosť menu).
Nepovolené automatizované alternatívy
- Nepokúste sa vyjadriť "Prosím" pred každou možnosťou (napr. "Prosím, stlačte 1 ... Pokračujte stlačením tlačidla 2 ... Stlačte 3 ..." atď.)
- Nepredstavujte súčasne viac ako šesť možností. Ak máte viac ako šesť možností, vytvorte viacúrovňovú štruktúru ponúk. Napríklad "Pre predajné a servisné možnosti stlačte 5."
- Nepredpokladajte, že každý má dotykový telefón. Ak nie je v priebehu troch sekúnd od konca pozdravu vybratá možnosť ponuky, spojte volajúceho s príjemcom.
Príklady automatizovaných účastníckych skriptov
- Ďakujeme, že ste zavolali na The Operations Tech Company, kde sa stretávajú "Technológia a podnikanie". Ak poznáte rozšírenie vašej strany, môžete ho kedykoľvek vytočiť. V opačnom prípade vyberte jednu z nasledujúcich možností. Pre zákaznícky servis stlačte tlačidlo "1". Pre technickú podporu stlačte tlačidlo "2". Pre pravidelné pracovné hodiny stlačte tlačidlo "3". Pre účtovníctvo stlačte tlačidlo "4". V prípade nákupu stlačte tlačidlo "5". Ak chcete nájsť miesto v blízkosti vás, stlačte tlačidlo '6'. V opačnom prípade stlačte "0" pre recepčný alebo zostaňte na linke a niekto vám pomôže.
- Vitajte v The Operations Tech Company. Ak chcete skontrolovať stav vášho účtu, navštívte nás na webe. Ak poznáte rozšírenie osoby, môžete ho kedykoľvek vytočiť. V adresári spoločnosti stlačte tlačidlo "1". Ak poznáte rozšírenie osoby, môžete ho kedykoľvek vytočiť. V adresári spoločnosti stlačte tlačidlo "1". Pre technickú podporu stlačte tlačidlo "2". Pre zákaznícky servis stlačte tlačidlo "3". Pre predaj a marketing stlačte tlačidlo "4". Ak by ste chceli hovoriť s recepciou, stlačte '0' alebo zostaňte na linke a jeden z našich priateľských zamestnancov vám pomôže. Ďakujeme, že ste zavolali na The Operations Tech Company, kde sa stretávajú "Technológia a podnikanie".
Po-hodiny, víkend a prázdniny vypnutie automatizované Attendant pozdrav
Ak sa vaša firma uzatvára po určitej dobe alebo o víkendoch a nie je nikto, kto vám odpovie alebo pomôže volajúcim, vytvorte automatizované pozdravy po pracovných hodinách. Povedzte volajúcim v prednej časti, že podnikanie je zatvorené a požiadajte ich, aby zavolali späť na konci. Zahrňte aj bežné hodiny prevádzky.
Sample Automated Attendant za hodinu / víkendový skript
- Ďakujeme, že ste zavolali na The Operations Tech Company. Momentálne sme zatvorení. Otvárame sa od 9:00 do 22:00 od pondelka do piatku a od 10:00 do poludnia v sobotu, centrálny štandardný čas. Ak poznáte rozšírenie vašej strany, môžete ho kedykoľvek vytočiť. V opačnom prípade prosím zavolajte počas bežných pracovných hodín, aby sme Vám mohli pomôcť. Ďakujeme, že ste zavolali na The Operations Tech Company, kde sa stretávajú "Technológia a podnikanie". Zbohom.
- Ďakujeme, že ste zavolali na The Operations Tech Company. Momentálne sme zatvorení. Ak sa jedná o núdzovú situáciu, zavolajte na telefónne číslo 585-555-1234. Ak poznáte rozšírenie vašej strany, môžete ho kedykoľvek vytočiť. Ak máte účet u nás, môžete skontrolovať svoj stav 24 hodín denne 7 dní v týždni na www.operationstech.about.com. Naša normálna doba podnikania je od 9:00 do 17:00 od pondelka do piatka a od 10:00 do poludnia v sobotu v centrálnej štandardnej dobe. V opačnom prípade prosím zavolajte počas bežných pracovných hodín, aby sme Vám mohli pomôcť. Ďakujeme, že ste zavolali na The Operations Tech Company, kde sa stretávajú "Technológia a podnikanie". Ak chcete túto správu zopakovať, stlačte tlačidlo libra. {3 sekundová pauza} Zbohom.
Sezónne automatizované pozdravné pozdravy
Ak chcete propagovať sezónne špeciálne ponuky vašej spoločnosti, alebo len predĺžiť špeciálny sezónny pozdrav pre všetkých svojich volajúcich, možno budete chcieť predbežne predvídať automatické pozdravy svojho účastníka. Použite to šetrne a len vtedy, ak odráža ducha vašej spoločnosti. Napríklad pozvánka na sezónne dovolenky, ktorá si želá vašim volajúcim radosť a prosperitu v novom roku, by sotva mohla byť vhodná pre inkasnú agentúru.
- Dosiahli ste The Operations Tech Company. Z "našej rodiny" až po "vašu rodinu" by sme vám radi privítali radosť z dovolenky a úspešný nový rok. Ak poznáte rozšírenie vašej strany, môžete ...
- Ďakujeme, že ste zavolali na The Operations Tech Company. Opýtajte sa svojho poskytovateľa služieb zákazníkom o našich 4 júlových zľavách na všetky náhradné služby. Ak poznáte rozšírenie vašej strany, môžete ...
Skúšanie a testovanie
Predtým, než zaznamenáte svoj automatizovaný sprievodný skript, nechajte ju vyskúšať niekoľkokrát pred sebou. Použite to na vyladenie výslovnosti a zvestovania. Po zaznamenaní nového pozdravu zavolajte okamžite svoj telefónny systém, aby ste skontrolovali, či došlo k chybe pri nahrávaní, a uistite sa, že všetky oznámené možnosti fungujú podľa určenia.