Telefónne systémy obchodnej triedy, o ktorých tu diskutujeme, sú určené pre kancelárie s desiatimi alebo viacerými osobami.
Aké funkcie budete potrebovať
Funkcie, ktoré prinášajú hodnotu vašej firme a spájajú vaše podnikanie s celým svetom, zvýšia celkové náklady na telefónny systém.
Predajca telefónneho systému sa pokúsi predať všetky zvončeky a píšťalky (to je ich práca), ale musíte sa pozrieť na každú funkciu a rozhodnúť sa, či to bude znamenať pridanú hodnotu pre vaše podnikanie alebo ušetriť peniaze.
Základné funkcie
Tu sú niektoré z bežnejších funkcií, ktoré sú k dispozícii v obchodnom telefónnom systéme. Každá značka je iná, preto požiadajte predajcu o kompletný zoznam možností.
Automatický obsluhujúci personál zvyčajne nahrádza recepčný tým, že volajúcemu zobrazí zoznam možností, ktorými môže smerovať ich volanie (napr. "Stlačte tlačidlo 3, aby ste sa rozprávali s niekým v predaji"). Môže tiež umožniť volajúcim priamo vytočiť rozšírenie strany.
- Funkcie konferencie umožňujú pripojenie dvoch alebo viacerých rozšírení a zdieľanie konverzácie. Zvyčajne je predvolená hodnota dva. Ak potrebujete viac ako dve, opýtajte sa, aký je maximálny počet účastníkov. Niektoré systémy umožňujú iba interné rozšírenia. Ak budete potrebovať aj externé konferenčné hovory, opýtajte sa aj na to.
- Automatizovaný adresár umožňuje volajúcim vyhľadávať rozšírenie zamestnanca zadaním prvých niekoľkých písmen ich mena.
- Hlasová schránka umožňuje zostať správy pre zamestnancov, ktorí nie sú k dispozícii alebo v telefóne. Niektoré systémy môžu posielať správy hlasovej pošty na e-mail zamestnancov a umožniť oddeleniu hlasovej pošty tretej strany, aby sa prepojili so svojím zariadením. V závislosti od ceny by to mohlo ušetriť peniaze.
- Podržanie hovoru je možnosť pozastaviť hovor, zatiaľ čo používateľ sa zúčastňuje na iných záležitostiach. Zvyčajne sú súčasťou systému.
- Presmerovanie hovorov dáva používateľovi možnosť preposielania všetkých hovorov do inej pobočky alebo dočasnej hlasovej pošty.
- Rýchla voľba ukladá často používané telefónne čísla a umožňuje užívateľovi vytočiť ho tlačidlom alebo dvomi tlačidlami. Je to užitočný šetrič času pre často nazývané čísla.
- Opätovné vytáčanie umožňuje, aby posledné číslo, ktoré sa volalo, bolo opätovne stlačené tlačidlom.
- Stránkovanie umožňuje používateľovi hovoriť cez verejný rozhlasový systém, aby zavolal zamestnanca alebo dal oznámenia.
- Hudba v režime pozastavenia dáva vašim volajúcim niečo počúvať, keď sú pozdržané. Môže to byť hudba alebo prednastavené správy, ktoré inzerujú vašu spoločnosť.
- Späť nahor Napájanie bude zabezpečovať alternatívny zdroj elektrickej energie počas 10 až 60 minút v prípade výpadku elektrickej energie.
Pokročilé vlastnosti
Pokročilé funkcie prinesú značné náklady pre celý systém a zvýšia náklady na životnosť systému. To by však mohlo byť kompenzované znížením služieb zákazníkom a výhodami, ktoré prinášajú úspory času.
- Funkcia vzdialenej polohy umožňuje jednoduché spojenie s externými zamestnancami alebo malými vzdialenými kanceláriami jednoduchým vytáčaním interného rozšírenia.
- Find Me / Follow Me umožňuje užívateľom posielať svoj telefón na požiadanie na iný telefón, mobilný telefón, domáci telefón, sekretárku atď.
- Integrácia počítačovej telefóny (CTI) umožňuje telefonickému systému komunikovať s počítačovým systémom. Medzi príklady patrí možnosť užívateľa kliknúť na telefónne číslo na obrazovke a nechať telefónny systém automaticky vytočiť číslo (znižuje nesprávne čísla a šetrí čas); alebo odovzdanie telefónneho čísla zákazníka do počítača, keď zavolá, aby vytiahol účet zákazníka a zobrazil ho na obrazovke pre zamestnanca predtým, ako prijal telefón. Táto možnosť je veľmi drahá.
Aký veľký by mal byť systém
Ďalšia otázka, ktorú musíte odpovedať, je miesto, kde chcete telefóny. Nasledujúci zoznam identifikuje bežné miesta, ktoré chcete nájsť v telefóne:
- recepčný
- Každá kancelária
- Fax
- Terminály kreditných kariet, dátové porty
- Konferenčná miestnosť
- Obchod / sklad podlahy
- Verejné priestory (čakáreň, chodby, vstupné cesty atď.)
Ďalej budete musieť určiť, koľko simultánnych telefonátov prichádza do kancelárie. Celková suma prichádzajúcich a odchádzajúcich hovorov v danom okamihu je počet riadkov (alebo kmeňov), ktoré budete potrebovať.
Bežné konfigurácie sú 3, 8, 12, 16, 24 alebo 48 riadkov. Väčšie systémy majú rozširujúce sloty, takže môžete pridať ďalšie linky neskôr. Pamätajte si na budúci rast (25% nie je nezvyčajné). Dôležité: Ak to podceňujete, volajúci dostanú zaneprázdnený signál, ak sa používajú všetky linky.
Vyhľadanie predajcu telefónneho systému
Hľadanie predajcu nie je ťažké. Najskôr môžete vyhľadávať na webe pre "Telefónne zariadenia a spotrebný materiál" a nájsť predajcu, ktorý je blízko k vám.
Obchodné a kancelárske technológie sú tiež dobrým miestom na začatie. Nielen, že budete schopní stretnúť sa s predajcami a podporou ľudí, ale vy môžete vyskúšať aj systém.
A nakoniec, najlepší spôsob je spýtať sa. Spýtajte sa ľudí, ktorých poznáte, ktorí majú kanceláriu. Môžete tiež získať ich hodnotenie kvality vybavenia a úrovne poskytovanej služby.
Výpočet celkových nákladov
Celkové náklady na systém budú pozostávať z týchto komponentov:
- Základná jednotka / systém je jednotka, ktorá riadi celú telefónnu infraštruktúru. Náklady závisia od počtu funkcií, ktoré máte, od množstva telefónnych prístrojov, ktoré dokáže spracovať, a od počtu liniek, ktoré prichádzajú od telefónnej spoločnosti.
Slúchadlá / súpravy sú jednotky, ktoré sedia na stoloch alebo sú pripojené k stene. Prichádzajú v niekoľkých rôznych štýloch, schopnostiach a cenách. Ceny sa môžu pohybovať od 70 do 1000 USD. Príklady zahŕňajú: základné (najlacnejšie), stredné, výkonné / high-end, recepčné sady (najdrahšie) a konferenčné stolové jednotky. Ďalšie možnosti zahŕňajú slúchadlá handsfree a bezdrôtové pripojenia. Väčšina mobilných telefónov je proprietárna a bude pracovať iba so základným systémom od tohto výrobcu. Ak vymieňate existujúci telefónny systém, náklady na všetky nové mobilné telefóny (ak zmeníte značky) môžu urobiť upgrade na ďalší vyšší model jediným cenovo dostupným riešením.
- Zapojenie je krvné cievy organizácie a nesmie byť marginalizované. Ak budujete kanceláriu, nainštalujte si ďalšie káble a zásuvky v akejkoľvek oblasti, o ktorej si myslíte, že budete potrebovať telefón v budúcnosti. Náklady budú zlomkom nákladov, ak sa budete musieť vrátiť neskôr a uvrhnúť otvory v stropoch a stenách. Ak ho inštalujete do budovy s existujúcimi elektrickými káblami, nechajte predajca skontrolovať kompatibilitu pred podpísaním zmluvy.
- Inštalácia a počiatočná konfigurácia bude časovo náročnejšia časť projektu. Telefónne systémy nefungujú správne a pravdepodobne budú musieť byť nainštalované a nakonfigurované na začiatku školeným technikom. Aby ste sa čo najskôr dostali do prevádzky, uistite sa, že to je súčasťou zmluvy. Ďalšie možnosti, ktoré možno dohodnúť, sú údržba, budúce úpravy a školenia pre vašich zamestnancov.
Vykonanie konečného rozhodnutia
Konečné rozhodnutie spočíva na vašich ramenách. Predajcovia telefónnych systémov môžu byť agresívni, ale pamätajte, že ste "zákazníkom" a máte na starosti. Aby ste získali najlepšiu cenu za systém, ktorý chcete, dodajte svoje požiadavky viacerým spoločnostiam a nechajte ich ponúknuť na projekt. Uistite sa, že dostanete podrobný návrh, ktorý pokryje všetky oblasti uvedené vyššie.
Nebudete mať späť porovnanie jablká a jablká, preto požiadajte, aby boli náklady na funkcie uvedené samostatne (alebo podrobne, ak sú zahrnuté ako balík funkcií). To vám umožní určiť, čo spôsobuje rozdiely v cenách. Ak si stále nie ste istý jasným vodcom, požiadajte o ukážku na webe existujúceho zákazníka. Nakoniec porovnajte návrhy a vyberte tie, ktoré vyhovujú vašim potrebám, umožňujú rast a čo je najdôležitejšie, máte pocit, že máte najväčšiu komfort.