Organizačná štruktúra predaja
V rámci systému SAP existuje organizačná štruktúra, ktorá existuje pre modul predaja a distribúcie.
Najvyššou úrovňou je predajná organizácia, ktorá je zodpovedná za predaj a distribúciu tovarov a služieb. Predajná organizácia je právnická osoba a je spojená s jedným firemným kódom, ale firemný kód môže mať k nej viaceré organizácie predaja. Na logistickej strane predajná organizácia môže predávať výrobky pre viac ako jednu továreň a závod môže mať viac ako jednu predajnú organizáciu, ktorá predáva svoje výrobky. Môže byť rozdelená na niekoľko distribučných kanálov, ktoré pomáhajú predajným silám pri získavaní správnych produktov správnym zákazníkom za správnu cenu.
Distribučný kanál, ktorý možno definovať, bude závisieť od produktov, ktoré spoločnosť predáva, napríklad môžete mať kanály, ktoré predstavujú veľkoobchodníkov , distribútorov alebo priamy predaj. Dobrá stratégia distribučných kanálov pomôže vašej spoločnosti zvýšiť predaj, zlepšiť predajné a marketingové pokrytie a znížiť vaše náklady v rámci predajnej funkcie.
Pre každú obchodnú organizáciu môže existovať jedna alebo viacero predajných divízií. Úlohou divízie predaja je štruktúra predajných zdrojov v rámci organizácie predaja. Zdroje v divízii predaja sú zamerané na jedného zákazníka alebo skupinu podobných zákazníkov.
Predajné doklady
V systéme SAP existuje množstvo dokumentov, ktoré sa používajú v procese predaja a distribúcie, ktoré zahŕňajú zákaznícke otázky, cenové ponuky, objednávky predaja, zmluvy o predaji, úverové poznámky a výnosy.
Zákaznícky dotaz dostane zákazník alebo potenciálny zákazník pre položku. Po obdržaní dotazu v obchodnej kancelárii, ktorá je priradená k zákazníkovi, môže tím reagovať. Výsledný predajný doklad je cenová ponuka, ktorá je zaslaná späť zákazníkovi za najlepšiu cenu a podmienky ponúkané spoločnosťou.
Predajná zákazka je zmluva medzi spoločnosťou a zákazníkom. Predajný doklad určuje položky, ktoré sa majú dodať, množstvo a dátum dodania tovaru zákazníkovi.
Zmluva o plánovaní predaja je podobná objednávke zákazníka v tom zmysle, že objednávateľ objednáva celý rad položiek, sú dohodnuté ceny a podmienky a je usporiadaná dodávka. Dohoda naplánuje niekoľko dodávok zákazníkovi počas určitého časového obdobia.
Kúpna zmluva je dohoda medzi spoločnosťou a zákazníkom o tovare alebo službách počas stanoveného časového obdobia. Existuje niekoľko zmlúv, ktoré je možné vytvoriť, ako napríklad kvantitatívna zmluva, ktorá špecifikuje celkový počet položiek, ktoré sa majú zákazníkovi predať počas určitého časového obdobia. Kontakt môže byť tiež založený na hodnote, takže položky sa predávajú zákazníkovi v priebehu času až do celkovej sumy.
Občas zákazník bude chcieť vrátiť položky.
Môže to byť preto, že ide o nesprávne položky, položky zlyhali pri kontrole, alebo sa nevyžadujú. V závislosti od pravidiel vrátenia spoločnosti môže zákazník požadovať, aby získal číslo povolenia na vrátenie tovaru (RMA), alebo môže umožniť zákazníkom vrátiť položky bez RMA. Pri spracovávaní výkazov sa zákazníkovi vydá kredit v podobe predajného dokladu nazvaného dobropis. Kreditné poznámky je možné spracovať aj v prípade, že zákazníkovi bola zaúčtovaná cena, ktorá presahuje dohodnutú sumu, ak sa neuplatnila zľava, alebo ak boli účtované za prepravu, keď objednávka zahŕňala dopravu zdarma.
Opakom dobropisu je debetná poznámka, ktorá sa môže vytvoriť vtedy, keď obchodné oddelenie odovzdalo zákazníkovi položky týkajúce sa zákazky odberateľa.