Je ťažké naplánovať rozpočet na podujatie, ak nemáte dobrú predstavu o tom, aké výdavky vzniknú. To sa zdá byť dostatočne jasné, ale náklady spojené s plánovaním udalostí môžu pochádzať z mnohých rôznych miest. Len keď si myslíte, že ste identifikovali všetky svoje kategórie výdavkov, objaví sa ďalší, aby vás poslal späť na kresbu. Aby ste tomu zabránili, zostavil som tento náčrt výdavkov na plánovanie udalostí, aby ste mali na pamäti pri vytváraní rozpočtu.
Výdavky na mieste
Zahrnuté sú tu náklady a poplatky, ktoré zvyčajne účtujú miesta podujatia . Toto je často najdrahšia kategória, ale je tiež najjednoduchšie predpovedať, pretože od vás dostanete predbežný odhad formálnej ceny. S tým, čo je povedané, nezabudnite zohľadniť variabilné náklady, ktoré sa menia s počtom účastníkov. Stravovanie je dobrým príkladom toho, pretože vaše náklady na stravu sa zvýšia pri každom pridaní do vášho zoznamu.
Miesto konania
- Prenájom izieb
- Kaucia
- Poistné krytie
- Parkovisko
Potraviny a stravovanie
- Jedlá
- nápoje
- Barmanské / Serverové poplatky za prácu
- Daňové a servisné poplatky
Audio / Visual
- mikrofóny
- Obrazoviek a projektorov
- Prístup na internet
- Ostatné špecializované zariadenia
Dodávatelia tretích strán
Táto kategória predstavuje všetky položky a služby dodávané dodávateľmi mimo miesta hosťovania. Každý z vás vás bude účtovať nezávisle, takže je dôležité, aby ste držali úzke karty s každým, s kým pracujete.
Použitie tabuľky vám pomôže usporiadať kontakty predajcu spolu s nákladmi spojenými s ich službami.
Prenájom eventov
- Linens, stolové lišty a obliečky na stoličky
- Stany, inscenácie a zábavné atrakcie
- Fyzické položky, ktoré nie sú poskytované miestom
- Práca a doručenie pre nastavenie / Teardown
Dodávatelia dekorácie
- Akcentové osvetlenie
- Kvety a stredové časti
- balóny
zábava
- Hudobníci alebo DJ
- Poplatky za reproduktory
- Zmluvní jazdci (stravovanie, ubytovanie, doprava)
Výdavky na výrobu
Produkcia zahŕňa všetok personál a zdroje potrebné na plánovanie a realizáciu podujatia. Tieto výdavky začínajú v okamihu, keď sa udalosť vysní a pokračuje v papieriách po udalosti. Stručne povedané, táto kategória predstavuje náklady na organizáciu podujatia, prilákanie účastníkov a riadenie administratívnych prvkov.
Marketing a registrácia
- Tlač a návrh práce
- inzercia
- pozvánky
- Správa registrácie
Plánovanie a organizácia
- Poplatky plánovača udalostí
- Zamestnanci na čiastočný úväzok a dočasní zamestnanci
- Kancelársky spotrebný materiál
- Komunikačné náklady
- Cestovné náklady
Administratívne výdavky
- Zamestnanecké pridelenie zamestnancov
- Účtovné náklady
- Právne poplatky
- Poplatky za konzultantov
Nadmerné náklady a núdzové prostriedky
Neexistuje žiadne čaro, čo by ste mali vyčleniť na neplánované výdavky, ale rozhodne musíte očakávať nečakané. Niektorí plánovatelia udalostí naznačujú, že rozpočet predstavuje päť až desať percent nad očakávanými výdavkami, zatiaľ čo iní si vyberú číslo kola, s ktorým bude pracovať. Väčšie udalosti by mali, samozrejme, prideliť viac, pretože dohľad, ktorý je účtovaný na osobu, by mohol naraziť na tisíce dolárov.
Účelom tohto náčrtu je uvedomiť si rôzne typy výdavkov na plánovanie podujatí, ktoré sa môžu vyskytnúť. Každá udalosť je jedinečná , preto môže obsahovať viac alebo menej položiek uvedených tu. Dôležité je vedieť, odkiaľ pochádzajú vaše náklady. S výhľadom na výdavky spojené s konkrétnym predajcom alebo kategóriou môže dôjsť k zmareniu vášho rozpočtu, avšak najhorší scenár úplne zabudne na výdavky až do príchodu účtu.