Na mieste umiestnite záložný plán
V ideálnom prípade by ste mali vždy mať zálohový plán v prípade náhlej choroby alebo iných mimoriadnych udalostí, ale ak kľúčový zamestnanec naznačuje odchod alebo oznámenie, musíte okamžite navrhnúť plán na to, aby niekto zvládol jeho úlohy.
Manažéri na vysokej úrovni a potenciálni náhradníci by mali pochopiť všetky aspekty svojej úlohy.
Veľká časť plánu nástupníctva je dokumentácia. Všetko, na čom každý zamestnanec pracuje, by mal byť súčasťou verejného manuálu, kalendára, zoznamu úloh alebo súboru. Táto dokumentácia by mala obsahovať kontaktné informácie pre externé strany, ako aj vysvetlenia o tom, ako makrá programu Excel, počítačové programy alebo iné skratky vytvorené zamestnancom pracujú.
Plán by mal obsahovať aj jasný zoznam priorít, aby zostávajúci zamestnanci neboli ohromení a vedeli, ktoré úlohy majú prednosť pred ich existujúcou prácou.
Zvážte bezpečnosť informácií
Kľúčoví zamestnanci majú často prístup k bankám, dôležitým počítačovým systémom a online službám. Zatiaľ čo prípady úmyselného nesprávneho konania alebo krádeže informácií sú zriedkavé, stále je najlepšou praxou odstrániť ich prístup hneď, ako to už nepotrebujú.
Okrem odstránenia prístupu musíte zabezpečiť, aby ste si ho ponechali.
Napríklad môže byť potrebné, aby iný zamestnanec dostal povolenie na kontrolu podpisov, aby udržiaval systém podpisovania dvoch podpisových kontrol. Ak sa odchádzajúci zamestnanec prihlásil na službu online, ako je vaša analýza webových stránok, pomocou firemného e-mailu, určite ho nechajte presunúť.
Vydanie záverečnej výplaty a prínosy
Odchod zamestnancov má nárok na zaplatenie záverečnej výplaty a akýchkoľvek budúcich dávok, ako sú nevyužité dni dovolenky.
Platby za časovo rozlíšené dávky závisia od vašej pracovnej zmluvy a miestnych zákonov.
Štátne právo tiež stanovuje časový rozvrh vykonania platby. Vo všeobecnosti máte to, čo by bolo pravidelne naplánované výplaty, ak by zamestnanec zostal vo vašej spoločnosti. Mnoho spoločností dáva prednosť tomu, aby odchádzajúci zamestnanci podpísali svoj posledný výplatný list osobne v posledný deň. Pracujte so svojimi účtovnými službami, aby ste vypočítali konečnú splatnú sumu.
Aktualizujte svoje finančné výkazy
Ak zamestnanec už získal opcie na akcie alebo odložené odškodnenie, výdavok a sprievodný záväzok sa pravdepodobne už zaznamenajú vo vašich knihách. Ak odchod vyvolá zlatý padák alebo iný zmluvný termín, splatná kompenzácia môže byť len poznámkou pod čiarou - ak je vo vašej účtovnej závierke zahrnutá vôbec.
Namiesto toho, aby ste čakali do nasledujúceho vykazovacieho obdobia, nechajte svojho účtovníka okamžite vykonať príslušné účtovné zápisy, aby odrážali všetky finančné transakcie, ku ktorým došlo po odchode zamestnanca. To vám dáva predbežné upozornenie v prípade, že potrebujete vysvetliť alebo upraviť zmenu ziskov spôsobených výplatami.
Informujte investorov
Väčšina zamestnancov sa považuje za vymeniteľnú a ich odchod sa pravdepodobne nebude považovať za významný pre investičné rozhodnutia.
Existujú však výnimky. Jedným príkladom by mohol byť odchod vedúceho vedca, ktorého odchod by narušil výskum považovaný za ústredný pre jeho činnosť.
Bez ohľadu na to, ako najlepšiu prax, mali by ste poslať správu oznamujúcu vašim investorom odchod akéhokoľvek kľúčového zamestnanca. To môže pomôcť upokojiť obavy z turbulencie alebo disentu vo vašich radoch a zabrániť investorom, aby zvážili vytiahnutie svojej podpory. Je to tiež dobrý spôsob, ako udržať investorov informovaný o tom, čo sa deje vo vašej spoločnosti, a nechať im vedieť, ako plánujete rast ďalej.