Buďte náčelníkom
Väčšina udalostí je spoločným úsilím niekoľkých rôznych oddelení, ale na konci dňa musí byť jeden vodca, ktorý bude dohliadať na celú produkciu. Každá osoba v tíme by sa mala zamerať na svoju špecializáciu a pochopiť význam ich hraníc. Identifikujte sa ako hlavný plánovač od samého začiatku projektu. Vysvetlite svojim spolupracovníkom dôležitosť toku informácií a ukážte, čo sa stane, keď sa protokoly ignorujú. Keďže nikto nechce byť zodpovedný za vytvorenie problému, vysvetlite pravidlá vnútorného dialógu v prvý deň.
Organizujte výbory
Cieľom je spájať pracovníkov, ktorých zodpovednosť sa nejakým spôsobom pretína. Napríklad, marketingové oddelenie by malo byť na rovnakom výbore ako audio-vizuálny tím, aby sa zabezpečilo, že všetky grafiky a logá budú správne zobrazené. Vytváranie tímov, ktoré prirodzene potrebujú spolupracovať, odstráni veľa nadbytočných e-mailov, ktoré sa pri náhodnom strate stratia.
Vyberte jeden kontakt od každého výboru, ktorý vám ohlási posledný vývoj.
termíny
Odovzdanie termínov vopred ďaleko dopredu zníži úroveň stresu pre všetkých zúčastnených. Môžete posilniť hodnotu vašich termínov vytvorením vývojového diagramu, ktorý ilustruje, ako bude každá práca výboru použitá na to, aby všetko spojilo.
Zamestnanci vo všeobecnosti reagujú lepšie, keď vedia, že ďalšie oddelenie čaká na ich odpoveď. Zdieľanie týchto informácií udržuje proces transparentný a zdôrazňuje zodpovednosť bez použitia negatívnych opatrení.
Vedenie vedenia informované
Jednou z najväčších chýb, ktoré môžete urobiť, je práca v zákulisí, kým nebudete pripravení predstaviť svoje vedúce predstavy. Zriedka, ak vôbec, budete chodiť do svojej kancelárie a odísť bez toho, aby ste museli zmeniť niektoré aspekty vašej udalosti. Uložte si túto frustráciu proaktívnym stretnutím s nimi v pravidelných intervaloch počas procesu plánovania. Je to oveľa jednoduchšie urobiť zmeny v strede vášho projektu na rozdiel od krúživého pohybu na konci.
Kontaktujte dodávateľov
Ďalšou zdanlivo nevinnou chybou, ktorá sa môže vyskytnúť, je druhotná komunikácia s predajcami . Stane sa to vtedy, keď spolupracovník prevezme iniciatívu kontaktovať dodávateľa priamo na zdieľanie plánovacích detailov, o ktorých si nie ste vedomí. Výsledok týchto vedľajších rozhovorov môže mať veľký vplyv na to, ako sa udalosť spája. Jediným spôsobom, ako tomu zabrániť, je obmedziť predajcu pri prijímaní objednávok od iných zamestnancov. Možno si myslíte, že znie to najprv drsné, ale budete oveľa ľahšie spať, keď poznáte všetky toky informácií cez vás.
Proaktívne aktualizácie
Plánovanie vedúceho udalosti vyžaduje zdieľať toľko informácií, ktoré dostanete. Majte hlavný plánovací dokument, ktorý načrtáva podrobnosti udalosti a zasielajte týždenné aktualizácie všetkým členom vašej komisie. Udržujte svoje komunikácie krátke a do istej miery. Chcete, aby všetci čítali poznámky v týždenných e-mailových aktualizáciách, ale ak ste neustále prechádzali, rýchlo strácajú pozornosť.
Spravovanie toku informácií o vašich udalostiach vyžaduje rovnaké postupy ako medziútvarová komunikácia. Informujte všetkých o svojich povinnostiach a zdieľajte dôležité aktualizácie so všetkými zainteresovanými stranami. Kritický rozdiel spočíva v tom, že ste generálnym riaditeľom projektu. Vašou úlohou je spravovať všetky podrobnosti, ktoré prichádzajú, a preložiť ich do spoločnej vízie, ktorá spĺňa potreby každého oddelenia.
Základom úspechu je zabezpečiť, aby všetky informácie prechádzali tým istým smerom.