Nedovolí dostatok času na nastavenie
Počas zostavovania udalosti je vždy čas na pretekanie, ale mali by ste odhadnúť, koľko času potrebujete na to, aby ste všetko na mieste. Nič nevyzerá horšie ako mať miestnosť plnú robotníkov, ktorá beží okolo, keď prichádza prvý hosť. Cieľom by malo byť, aby všetko bolo nastavené aspoň 15 minút pred otvorením dverí.
Nie je plánovanie nácviku s klientmi
Tabuľkové súbory, e-maily a objednávky banketových udalostí sú vynikajúce nástroje na komunikáciu podrobností udalosti. Avšak spoliehanie sa výlučne na dokumenty na maľovanie fotografie tejto príležitosti môže viesť k prekonaniu. Lepšia stratégia je prechádzať trasu s klientom na mieste, kedykoľvek je to možné. Diskutujte každú chvíľu a podrobnosti, ako keby sa udalosť stala pred vami.
Zabúdanie na Potvrdenie dodávateľov
Váš priemerný predajca udalostí ponúka viac klientov v niekoľkých rôznych kategóriách.
Skrátka to znamená, že majú veľa na zapamätanie. Vždy chcete získať verbálne alebo e-mailové potvrdenie od všetkých dodávateľov 48 hodín pred nastavením času. E-mail je zvyčajne lepší, pretože môžete vysvetliť svoje očakávania a požiadať ich, aby písomne odpovedali.
Zobrazenie konkurenčných udalostí
Ak ste niekedy mali "hlučný suseda", potom už viete, ako môžu byť tieto situácie rušivé.
Chystáte sa proti iným udalostiam na vašom mieste môže byť veľkou výzvou, a preto by ste mali tento scenár prediskutovať vopred s manažmentom miesta a vašimi klientmi. Zistite, kto bude s vašou stranou zdieľať tie isté spoločné oblasti a verejné zdroje, a zistite, kto má právomoc vyriešiť problémy s hlukom, ak sa stanú problémom.
Nemáte núdzový plán
Čo sa stane s vašou udalosťou v prípade nepriaznivého počasia alebo dokonca uzatvorenia vášho miesta konania? To nie sú jednoduché veci, ktoré by mali naplánovať, ale v deň prehliadky sa nedajú spravovať. Vypracujte svoju stratégiu pre prípad mimoriadnej udalosti minimálne 2 týždne vopred, aby ste mohli urobiť dobré opatrenia. Aj keď plánujete zrušiť udalosť, budete potrebovať organizovanú metódu na kontaktovanie všetkých svojich hostí.
Nemáte dostatok pomoci na deň udalostí
Náklady na prácu sú vždy problémom pri snahe vyrovnať rozpočet udalostí . Hovorí sa, že nedostatok pomoci rukám môže spôsobiť väčšie problémy ako prekročenie rozpočtu. Nemôžete očakávať, že budete robiť všetko sami, ak ste plánovač udalostí. Koordinátori zamestnancov, predajcov a detaily stačia na to, aby ste si obsadili sám. Nebojte sa stráviť niekoľko stoviek dolárov, aby si najali ďalších pracovníkov, pretože po tom, čo sa veci budú pohybovať, nebudete môcť.
Nepoužívajte baliaci zoznam
Spravovanie udalostí mimo lokality obvykle vyžaduje rozsiahly zoznam dodávok. Samozrejme, zvyčajne máte niekoľko týždňov na to, aby ste dostali všetky tieto zásoby v poriadku, ale nebudú robiť nič dobré, ak sa nikdy nedostanú do miesta konania. Baliaci zoznam poskytuje okamžité osvieženie vecí, ktoré je potrebné nahrať do auta. Iste, pravdepodobne si nájde perá a pásky, ktoré si môžete požičať na mieste konania, ale čo sa stane, ak zabudnete svoje menovky alebo váš laptop? Vytvorte baliaci zoznam a skontrolujte ho dvakrát pred odchodom.
Dobrou správou je, že tieto chyby plánovania udalostí sú ľahko zabrániteľné. V skutočnosti by ste mohli vytlačiť tento článok a poslať ho, aby slúžil ako pripomienka toho, čo robiť. Pamätajte, že prevencia je vždy jednoduchšia než zotavenie!