Z tohto dôvodu plánujúci stretnutia potrebujú pevný prehľad o počte jedál s cieľom zabezpečiť kvalitu potravín a vyhnúť sa pokutám. Nižšie sú uvedené významné čísla a pojmy, ktoré sa majú zoznámiť.
Odhadovaný počet
Je to počet hostí, na ktorých ste pôvodne vytvorili svoje projekcie udalostí. Neexistuje žiadny skutočný záväzok s odhadovaným počtom, pretože ide skôr o "pracovné číslo", ktoré sa používa na odhad nákladov a personálnych potrieb.
Predpokladaný počet
Očakávaný počet sa predkladá dva alebo tri týždne pred udalosťou. Predstavuje presnejší počet očakávaných hostí a je zmluvne viazaný na konečný počet. Každá stravovacia prevádzka má vlastné pravidlá pre očakávané počty, ale vo všeobecnosti by sa nemala odchýliť o viac ako 15% konečného počtu.
Záverečné počty / zaručené počty
Jedná sa o počet jedál hosťa, za ktoré budete platiť, a to tiež predstavuje počet miest, ktoré nastaví stravovací tím v miestnosti.
K akýmkoľvek zmenám vykonaným v tomto čísle po dátume splatnosti môžu byť uložené sankcie alebo oneskorené poplatky. Preto je dôležité, aby plánovač nastavil dátum RSVP, ktorý klesne pred termínom záruky.
Drop Percentage
Existujú dva uhly na pokles percent. Prvá sa vypočíta podľa stravovania, aby ste zistili, koľko vášho konečného počtu kleslo z očakávaného počtu.
Ak je percentuálny podiel príliš veľký (viac ako 20%), potom sa môže udeliť sankčný poplatok na pokrytie výdavkov súvisiacich s personálnymi a objednávkami. Projektanti používajú percentuálne podiely na odhad, koľko očakávaní očakáva. Paušálna sadzba vo výške 2% je približne priemerná pre udalosti s platenými poplatkami alebo fakturáciou. Tento priemer sa môže zvýšiť o viac ako 5% pri udalostiach, ktoré sú bezplatné. Ako si viete predstaviť, účastníci sa častejšie ukážu, keď majú peniaze investované do akcie.
Karty jedál
Niektorí plánovači ponúkajú viac ako jeden vstup na formálne jedlá a to vytvára inú požiadavku na výpočet. Hotelové a banketové centrá nechcú, aby sa uhodli, koľko hostí si vyberie steak alebo kurča, takže je na plánovačoch, aby získali presné počty každej voľby prostredníctvom svojho systému RSVP. V deň podujatia by každý účastník mal dostať farebnú stravu, ktorú môžu umiestniť na stôl, takže servery automaticky vedia, ktoré jedlo objednali.
Drink Vstupenky
Plánovač udalostí môže použiť lístky na nápoje na riadenie nákladov na prevádzku otvoreného panela. Dosahuje sa tým, že každý hosť dostane jednu alebo dve nápojové lístky pri registrácii. Barman prijme lístky výmenou za nápoj a hostia, ktorí sa rozhodnú piť nad príplatok za letenky, môžu platiť hotovosťou. Jedna vec, ktorú si môžete pozrieť na lístky na nápoje, je, že miesto vás bude účtovať za najaktuálnejšiu cenu za lístok.
Z tohto dôvodu je účelné používať tento systém s pivom a víno alebo bar, pretože výbery budú cenovo bližšie.
Práca so systémom
V konečnom dôsledku je na plánovač udalostí, aby poskytol presné počty stravovaciemu oddeleniu. Tí plánovatelia, ktorí ignorujú politiky a termíny, ktoré vydal ich poskytovateľ, môžu nakoniec platiť viac, ako by mali, vo forme pokút a iných poplatkov. Najlepším spôsobom, ako sa tomu vyhnúť, je prečítať si pravidlá stravovania pred plánovaním udalosti. Nasledujúce jedno jednoduché pravidlo vám pomôže vybrať si najvhodnejšie dátumy a náklady na prechod na hostí.