Seminár je možno najčastejšou udalosťou, ktorú plánujú organizovať. A väčšina seminárov je naplánovaná buď ako ½ dňa alebo celý deň. Pre záujemcov o vytvorenie kontrolného zoznamu pre plánovanie seminára ponúka nasledujúca štruktúra na vysokej úrovni pre plánovanie a realizáciu seminára.
A pre tých, ktorí plánujú viacdňovú konferenciu alebo konferenciu s viacerými zasadnutiami, zvážte podobný prístup. Váš kontrolný zoznam pre seminár bude jednoducho dlhší.
01 - Potvrďte účel udalosti
- Kto je publikum?
- Aká je téma seminára?
- Kde sa má nachádzať?
- Prečo sa ľudia zúčastnia?
- Aká je agenda seminára?
02 - Skontrolujte príručku špecifikácií udalostí Apex
Rada pre priemyselné zhromaždenie vytvorila rad nástrojov, ktoré by sa mali považovať za vynikajúci zdroj osvedčených postupov, ktoré pomôžu eventu alebo plánovač stretnutia sledovať podrobnosti plánovania udalostí. Pomocou bezplatných nástrojov na stiahnutie vám pomôže akýkoľvek plánovač udalostí vytvoriť zoznam relevantných detailov. To zahŕňa, ale nie je obmedzené na:
- Profil udalosti (dátum, časy, umiestnenie, kontakty atď.)
- Informácie o kontakte organizátora / hostiteľa
- Kontaktné informácie o dodávateľovi
- Profil účastníka
- Priestor potrebný
- Jedlá a nápoje
- Požiadavky A / V
- Funkcia / nastavenie miestnosti
03 - Vytvorte profil udalosti
Akonáhle má plánovač niekoľko základných otázok týkajúcich sa udalosti, je na čase zistiť možné miesta konania stretnutia. Je dôležité úzko spolupracovať s organizátorom / hostiteľom udalosti, aby ste určili typ miesta konania a kde seminár môže byť pre organizátora a hosťa najvhodnejší (zoznam nápadov môže byť nekonečný):
- Miestny hotel
- Miestne konferenčné zariadenie
- Súkromné reštaurácie
- Súkromné klubové múzeum / umelecká galéria
04 - Návrhy na seminárne potreby a návrhy na miesto konania.
Väčšina miest je ochotná poskytnúť odhad možného seminára. Potravinový alebo predajný kontakt bude vyžadovať nasledujúce informácie o BEO :
- Možné dátumy udalosti
- Počet účastníkov
- Štýl nastavenia miestnosti (učebňa, u-tvar, atď)
- Čas udalosti (účet na nastavenie / odtrhnutie)
- Požiadavky na potraviny a nápoje
- Potreby A / V (vrátane obrazoviek, mikrofónov atď.)
- Nastavenie miestnosti
Tip: Nájdite technik A / V, ktorý sa venuje vašej akcii od hotela.
05 - Potvrdenie a / alebo rozvinutie agendy
Je veľmi dôležité, aby plánovač udalostí úzko spolupracoval s organizátorom / hostiteľom udalosti, pretože program udalostí sa bude často meniť od počiatočnej konverzácie až do skutočného dňa udalosti. Plánovač udalostí musí byť pripravený prispôsobiť plán a úzko spolupracovať s miestom konania, aby sa zabezpečilo, že všetko beží hladko.
06 - Potvrďte dohodu BEO
Keď plánovač pozná cieľový počet účastníkov a logistické požiadavky seminára, mal by zabezpečiť priestor pre podujatia a súvisiace požiadavky. Väčšina dohôd by mala umožniť plánovačovi možnosť znížiť / zvýšiť požiadavky na potraviny a nápoje až do určitého počtu dní pred udalosťou. Mnohé dohody však určia, koľko umožní skupine znížiť množstvo, a tak odhadnúť dobre.
07 - Vytvorte komunikáciu a materiály o udalostiach
Toto je položka, s ktorou môžu byť niektorí plánovači zapojení, zatiaľ čo iní nemusia. Niektorí plánovatelia stretnutí budú v podstate zodpovední za každé z nasledujúcich činností:
- Vytváranie pozvánok na udalosti
- Tlačový program a iný materiál
- Zabezpečenie účastníckych darčekov / tombiel
- Vytváranie odznakov s menom
- Prepravné udalosti a displeje
08 - Práca tesne s hostiteľom udalosti na dokončenie logistiky
Pred udalosťou existuje niekoľko dôležitých krokov, ktoré plánovač stretnutia dokončí pred udalosťou. To zahŕňa potvrdenie nasledujúceho:
- Reproduktory udalostí
- Požiadavky na udalosť A / V
- Počítanie účastníkov udalosti
- Hostiteľské role a zodpovednosti
- Potreba materiálových udalostí (viacnásobná kontrola)
09 - Nastavenie udalostí
Uistite sa, že v plánovaní BEO máte čas na nastavenie udalosti a odporúča sa prísť približne dve hodiny pred udalosťou.
Tip: Ak je seminár naplánovaný ráno, opýtajte sa predajného kontaktu miesta, aby vaša skupina mohla nastaviť predtým večer (ale nenechávajte nič cenné na verejných stránkach).
Všetky podujatia, podklady, nápisy, displeje, darčeky, registračné tabuľky , menovky a ďalšie musia byť pripravené na podujatie.
Upozornenie: Reproduktory niekedy v minulosti menia snímky a poskytujú nové prezentácie, ktoré je potrebné pridať do napájacieho bodu 10 minút pred udalosťou.
10 - Vykonanie udalosti
Po príprave je čas na seminár. Očakávajte nasledujúce:
- Niektorí účastníci budú vždy prichádzať čoskoro.
- Niektorí účastníci vždy prídu neskoro.
- Tam je často nejaký technický závada.