Uzávierka dovolenky v kancelárii: Upozorňujte zamestnancov, zákazníkov a dodávateľov
Uistite sa, že oznamujete najdôležitejšie zainteresované strany v spoločnosti aspoň dva až štyri týždne. Zamestnanci môžu byť upozornení alebo pripomienkovaní pomocou výplatného listu. Zákazníci môžu byť informovaní na vašom webe a prostredníctvom vašej automatizovanej sprievodnej správy vo vašom telefónnom systéme. Dodávatelia (najmä tí, ktorí majú opätovne zaslaný program) môžu byť oboznámení prostredníctvom e-mailu alebo bežnej pošty.
Informujte bezpečnostný personál / službu
Pošlite upozornenie svojim bezpečnostným pracovníkom alebo bezpečnostnej službe, ktoré im oznámia dátumy uzávierky. Uistite sa, že váš zoznam tiesňových kontaktov je aktuálny s kľúčovými telefónnymi číslami zamestnancov.
Zmeniť pozvánku automatizovaného účastníka
Naplánujte automatické pozdravy svojho operátora v systéme telefónu, aby ste odrážali, či je kancelária zatvorená. Uistite sa, že ste tiež uviedli, kedy bude kancelária znovu otvoriť. Ak poskytujeme služby tiesňového volania (napr. Vykurovanie a chladenie, inštalatérske práce atď.), Uistite sa, že vašim volajúcim budete informovaní o tom, ako sa počas vypínania dostanete do svojho záznamníka alebo mobilného telefónu.
Upozornenie na odpoveď
Ak používate záznamník, uistite sa, že ste im upozornili na dátumy, kedy bude kancelária vypnutá, a uistite sa, že váš zoznam kontaktov je aktuálny s telefónnymi číslami zamestnancov, ktoré budú v prevádzke.
Zmeňte pozdravy hlasovej schránky a vytvorte e-maily s automatickou odpoveďou
Ak váš telefónny systém umožňuje, aby externé hovory zvonili priamo do pracovných staníc zamestnancov, musíte sa uistiť, že používajú dočasné alebo pozvánky na hlasovú poštu "mimo kancelárie", ktoré volajúcemu vedia, že nie sú v kancelárii.
Vaši zamestnanci by tiež mali nechať volajúceho vedieť, kedy sa vrátia, a čo robiť, ak potrebujú okamžitú pomoc, keď je kancelária zatvorená na dovolenku. Okrem toho nezabudnite vytvoriť e-mail mimo kanceláriu automaticky .
Znížte termostat
Uložte energiu a nejaké peniaze tým, že nastavíte späť (alebo preprogramujete) svoj kancelársky termostat počas vypnutia.
Zálohovanie serverov
Ak máte kritické počítače a servery, uistite sa, že cyklus zálohovania funguje správne pred a po vypnutí. Znížte svoju expozíciu voči katastrofe tým, že naplánujete zálohovanie mimo pracoviska na skoré vyzdvihnutie skôr ako po čakaní na ukončenie dovolenky.
Vypnúť kancelárske vybavenie
- Stolové svetlá
- kopírky
- kalkulačky
- Nadzemné svetlá
- drviče
Vypnúť počítače a periférie
- počítačový
- monitor
- skener
- tlačiareň
Nevypínajte
- Faxové prístroje
- Telefónny systém
- Serverové počítače
- Ohrievače / svetlá pre nádrže na tropické ryby