A čo je dôležitejšie, je potrebné poskytnúť informácie o tom, ako kontaktovať niekoho v podniku, keď je preč.
Bolo by veľmi frustrujúce, aby zákazník bol odvrátený a nevedel, ako vás kontaktovať. Nezáleží na tom, či je vaša pozícia v oblasti predaja, služieb alebo dokonca vývoja produktov. Všetky zákaznícke hovory sú dôležité a je potrebné ich profesionálny prístup.
Obsah e-mailu upozorňujúceho zákazníkov a kolegov, ktorí sa s vami snaží komunikovať prostredníctvom e-mailu, by mal byť v súlade s obsahom hlasovej správy, ktorá pozdraví volajúcich. Ak používate program Outlook 2010 a ste pripojení cez server Microsoft Exchange, najskôr kliknite na kartu Súbor a potom kliknite na ikonu Automatická odpoveď.
Potom sa začne proces vytvárania dočasného e-mailu, ktorý je odoslaný všetkým, ktorí poslali e-mail, keď ste mimo kanceláriu. Automatická odpoveď je odoslaná, pretože ste túto dočasnú správu povolili. Krok za krokom zoznam pokynov na vytvorenie tohto e-mailu si môžete pozrieť tu: E-mail mimo kanceláriu pre Exchange
Ak nie ste pripojení cez server Microsoft Exchange, proces je trochu iný, pretože na týchto typoch e-mailových účtov nie je ikona "Automatické odpovede". Sprievodca vytváraním toho istého typu e-mailov pre používateľov, ktorí nie sú na serveri Exchange, krok za krokom si môžete pozrieť tu: Out of Office pre všetkých ostatných
Ďalším krokom je vytvorenie obsahu e-mailu, ktorý bude odoslaný všetkým, ktorí vám posielajú e-maily, keď ste mimo kanceláriu. Tento e-mail by mal obsahovať informácie o tom, ako dlho budete mimo kanceláriu, ako sa môžete dostať počas vašej neprítomnosti (ak je to vhodné) a kto v podnikaní kontaktovať namiesto vás, ak si neželáte, aby ste sa dostali počas svojho času mimo kancelária.
Príklad:
Ahoj,
Ďakujem za Tvoj email. V súčasnosti som mimo kanceláriu a vrátim sa v pondelok 1. decembra. V tomto čase budem mať obmedzený prístup k e-mailom, a preto moje odozvy sa môžu mierne oneskoriť. Ak potrebujete okamžitú pomoc, pošlite prosím e-mail svojmu asistente Barbary Colsonovi. Jej e-mailová adresa je bcolson@xyz.com.
Šťastné prázdniny!
Shahira
Spoločnosť Microsoft ponúka šablóny a ďalšie príklady, ktoré nájdete tu: šablóny a príklady mimo kancelárie. Nezabudnite túto dočasnú správu vypnúť, keď sa vrátite do kancelárie, inak, ktokoľvek, kto vám po odoslaní späť do kancelárie pošle e-mail, bude naďalej dostávať túto správu.
Teraz, keď ste vytvorili odchádzajúci e-mail, vytvorenie podobnej a dôslednej odchádzajúcej hlasovej správy, ktorá pozdraví všetkých volajúcich, je jednoduchá. Použite rovnaké slová z e-mailu, odkaz, kto by mal byť kontaktovaný vo vašej neprítomnosti a uviesť, kedy sa vrátite.
Pre hlasovú správu je potrebné uviesť telefónne číslo osoby namiesto jej e-mailovej adresy.
Príklad:
Ahoj,
Dosiahli ste stôl Shahiry Raineri. Počúvajte prosím túto celú správu. Od pondelka 5. januára budem mimo kanceláriu. Ak potrebujete okamžitú pomoc, obráťte sa na svojho asistenta, Barb Colson. Jej telefónne číslo je 212-555-xxxx.
Teším sa, že s vami budem hovoriť, keď sa vrátim. Vďaka.