Rozhodnúť: Žiadosť o ponuku alebo žiadosť o ponuku
Žiadosť o návrh (RFP)
RFP sa používa pre služby alebo komplexné produkty, kde kvalita, servis alebo konštruovaný konečný produkt sa bude líšiť od každého dodávateľa, ktorý reaguje.
Žiadosť o ponuku (RFQ)
RFQ sa používa pre komodity, jednoduché služby alebo jednoduché / nekomplikované časti s malým alebo žiadnym priestorom na diferenciáciu produktov alebo služieb medzi odberateľmi. Rokovacie body môžu zahŕňať rozvrhy dodávok, možnosti balenia atď.
Ciele RFP alebo RFQ
- Získajte podrobné návrhy s cieľom posúdiť odpoveď každého dodávateľa tak, aby boli na všetkých frontoch splnené najlepšie záujmy vašej spoločnosti
- Využite konkurenčnú povahu procesu výberu predajcu, aby ste vyjednali čo najlepšie riešenie
- Zabezpečte, aby boli splnené záujmy všetkých zainteresovaných strán vo vašej spoločnosti a dosiahla sa konsenzus
- Umožňuje spoločnosti riadiť celý proces výberu dodávateľov a nastavuje pravidlá výberu dopredu
- Začína budovať partnerstvo medzi vami a predajcom hneď od začiatku
Časti žiadosti o predloženie ponuky alebo žiadosti o ponuku
RFP alebo RFQ by mali obsahovať nasledujúce časti. Majte na pamäti, že každý dokument sa bude líšiť v závislosti od typu firmy a produktu, ktorý hľadáte.
Prispôsobte každú sekciu Vašim potrebám.
- Podrobnosti o predkladaní
Termíny, poštová adresa vašej spoločnosti, kontaktná osoba pre otázky a vysvetlenia - Úvod a zhrnutie
Napíšte túto časť naposledy po dokončení celého dokumentu. Používa sa na to, aby potenciálnym dodávateľom poskytol stručný prehľad o vašej spoločnosti a požiadavky na váš produkt alebo službu. - Prehľad podnikania a pozadie
Uveďte stručný prehľad o vašom podnikaní, produktoch a trhovom sektore, na ktoré sa staráte. To pomôže vašim potenciálnym dodávateľom pochopiť, aké obchodné potreby sa pokúšate vyplniť procesom výberu dodávateľov. Poskytnite tiež dôležité informácie o pozadí, ktoré budú prínosom pre dodávateľa pri odpovedi. - Podrobné špecifikácie
Toto by malo byť najdlhšou časťou dokumentu. Pre RFP bude obsahovať kvalitatívne opatrenia a požiadavky, ktoré budú viesť k rozhodnutiu o výbere dodávateľa. Pre RFQ by mala táto časť poskytnúť kvantitatívne opatrenia, ktoré budete hľadať v reakcii dodávateľa. Príkladové kritérium zahŕňa:- Výkresy výrobkov
- Technické tolerancie
- Úrovne služieb
- Míľniky
- Dodávky a časové osi
- Technické alebo obchodné požiadavky
- Softvérová funkcia
- Hardvérové požiadavky
- Predpoklady a obmedzenia
Akékoľvek predpoklady a / alebo obmedzenia, ktoré si musia potenciálni dodávatelia uvedomiť, musia byť uvedené tu. Neschopnosť byť priamo a vopred s dodávateľom otvorí dvere na opätovné prerokovanie dohody neskôr a prináša možnosť napätého vzťahu, ktorý máte so svojím predajcom. Možné témy zahŕňajú cestovné náklady, náklady na upgrade / modifikáciu, licenčné práva atď. - Podmienky
Akékoľvek zmluvné podmienky zmluvy musia byť uvedené, aby dodávateľ mohol spravodlivo a poctivo reagovať. Môžu zahŕňať možnosti financovania, dĺžku zmluvy, možnosti obnovenia, záruky, sankcie za dodanie, úrovne služieb atď. - Kritériá pre výber
Záverečná časť by mala byť prehľadom výberových kritérií, ktoré použijete na rozhodnutie. Niektoré spoločnosti uprednostňujú, aby tieto informácie boli úplne dôverné. zatiaľ čo iné spoločnosti veria, že to pomôže potenciálnym predajcom zamerať sa na to, čo je pre vašu spoločnosť dôležité.
Distribúciu RFP / RFQ distribuujte vybraným dodávateľom
Napokon, napíšte sprievodný list a pošlite dve kópie RFP alebo RFQ každému dodávateľovi, ktorý ste vybrali z procesu vyhľadávania. Uistite sa, že sú zahrnuté príslušné kontaktné informácie, aby ste poskytli pomoc ktorémukoľvek dodávateľovi, ktorý to potrebuje.