Jedná sa o jednu lekciu, ktorú som sa rýchlo naučil ako koordinátor miesta, a neskôr som vytvoril vlastný kontrolný zoznam pre nastavenie, aby zákazníci boli spokojní (a obsadení) počas stresového nastavovacieho obdobia.
Nechajte svoje vozíky pripravené
Prvá vec, ktorú váš klient bude chcieť urobiť, je rozbaliť všetky svoje udalosti zo svojho vozidla. To môže byť náročná úloha, najmä ak sa situácia v oblasti parkovania ťažko orientuje. Predstavte si niekoho, kto vkročí do vášho miesta s nákladom ťažkých boxov - aká je prvá vec, ktorú budú hľadať? Odpoveďou je samozrejme vozík alebo čokoľvek iného, čo zľahčí ich záťaž a značne uľahčí zlovestnú prácu na vykládke. Mať vozíky k dispozícii, keď chodia na mieste je jednoduchý spôsob, ako sa cítiť "uvoľnené" len tým, že sa objaví.
Pripravte si registračné tabuľky
Ďalej na zozname vecí, ktoré majú byť splnené pre väčšinu klientov, je nastavenie registrácie. To znamená, že vaše miesto konania má lepšie všetky registračné komponenty na mieste pred ich príchodom.
Zahŕňa všetky stoly, stoličky, elektrické a soklové lišty. Usporiadanie menoviek a odbavovacích materiálov bude pre plánovačov udalostí veľa času a nemusia vás čakať, kým vám tieto jednoduché veci začnú.
Všetky izby majú stoly a steny
Nastavenie všetkých stolov a stoličiek v priestore pre akcie môže samozrejme trvať určitý čas.
Dúfajme, že ak prichádzate z predchádzajúcej udalosti, povedali ste klientovi vopred, kedy môžete očakávať, že všetky zložky miestnosti budú nastavené. Ak váš klient vstúpi do miestnosti s desiatkami robotníkov, ktorí sa šikanujú na stohovanie stôl a stoličiek, pravdepodobne panika. V ideálnom prípade váš tím prevádzky bude mať všetko nastavené na stolové bielizeň na mieste, aby mohli projektanti začať umiestňovať stredové body, aukčné položky atď.
Získajte všetky signage von skoro
Len preto, že vedúci plánovač vie, ako navigovať v budove, neznamená to, že jej podporná posádka robí. Môžete ušetriť všetkým veľa zbytočných problémov tým, že aktualizujete signalizáciu vo vašej budove, hneď ako začne nastavovacie obdobie. Majte na pamäti, že predajcovia ako floristov a DJov tiež potrebujú vedieť, kam ísť. To všetko je potrebné skontrolovať so svojím klientom pred dňom podujatia, ale je tiež potrebné dávať pozor na veľký deň.
Preskúmajte BEO a faktúry
Opäť ste pravdepodobne zaslali tieto dokumenty niekoľkokrát e-mailom v priebehu dní, ktoré viedli k udalosti, ale nikdy to neublížilo ich posledné preskúmanie. Aj keď je nastavovací čas hektický, musíte si vyskúšať 15 minút, aby ste si tieto dokumenty mohli pozrieť dohromady. Koordinátori miesta by mali mať pre svojho klienta pripravený balík, ktorý zahŕňa BEO, schému miestnosti a budúcu faktúru.
Veľmi málo skúsených plánovačov odovzdá príležitosť preskúmať tieto dôležité dokumenty.
úvody
Uistite sa, že kľúčovým členom vášho tímu prinesiete svojmu klientovi formálny úvod. Tento zoznam zahŕňa manažéra stravovania , banketového kapitána, prevádzkovateľa a audiovizuálneho koordinátora. Zamyslite sa v mene svojho klienta pri predstavovaní tímu - existujú nejaké podrobnosti, ktoré by ste mali diskutovať priamo s manažmentom? Začať krátky rozhovor je efektívny spôsob, ako zdôrazniť, kto je zodpovedný za každú oblasť.
Tento krátky kontrolný zoznam položiek nastavenia udalostí bude dlhú cestu k spokojnosti Vášho klienta pri príchode. Ako primárny zástupca pre vaše miesto konania je vždy najlepšie poskytnúť klientom číslo svojho mobilného telefónu v prípade, že sa niečo pokazí počas práce vo vašej kancelárii.
Nezabudnite, že by mohli byť frustrovaní, ak niečo potrebujú, ale budú ešte viac frustrovaní, ak nenájdu nikoho, kto im pomôže!