Kancelária primátora špeciálnych udalostí v Chicagu a Illinois Restaurant Association spolupracujú na plánovaní a realizácii tohto výročného festivalu jedál .
Plánovanie komunitného festivalu potravín
Či už veľký festival potravín, ako napríklad Chuť Chicaga alebo menšia verzia toho istého, plánovanie komunitných festivalov je významnou zodpovednosťou za plánovanie miestnych samospráv a obecných podujatí. Chuť v Chicagu slúži ako veľká prípadová štúdia pre akúkoľvek komunitu, ktorá zvažuje podobný program. Hlavné funkčné oblasti akéhokoľvek komunitného potravinárskeho festivalu budú:
- operácie
- Dodávatelia potravín
- programovanie
- Sponzorstvo
- Marketing / Public Relations
- Manažment účtovníctva / zmluvy
Budeme hlbšie do každej oblasti, ale najprv budeme mať pocit z časovej osi a všeobecného riadenia takejto udalosti pomocou skutočného plánovania Chuti v Chicagu.
Harmonogram harmonogramu plánovania potravín Spoločenstva
Pre každého, kto sa prvýkrát priblíži na tento typ podujatia alebo pre tých, ktorí zvažujú rozšírenie na existujúci festival, je dôležité začať plánovať aspoň jeden rok pred vašou akciou.
Pre hmatateľný príklad nasleduje nasledujúci hrubý harmonogram každoročného vkusu Chicago:
- 12 mesiacov : Určite miesto, dátumy a hrubý náčrt mapy festivalu. Zapojte príslušné mestské agentúry na každom kroku
- 9 mesiacov : Aktualizujte mapu festivalu a začnite RFP funkčnej oblasti
- 6 mesiacov : Potvrďte dodávateľov, sponzorov, programátorov a dodávateľov
- 4 mesiace : Dokončite zábavu a opätovne potvrďte funkčnú oblasť
- 3 mesiace : Produkujte festivalové marketingové materiály
- 1 týždeň : Správa zat'aženia operácií
- 1 deň : Spravujte zavádzanie dodávateľa
- Záver udalosti : Správa zat'aženia operácií
- 1 týždeň po : Udržať stretnutie a urobiť odporúčania
Všeobecná komunitná správa festivalov
Ako vládna agentúra je starostlivosť o chuť v Chicagu a dlhý zoznam ďalších podujatí pozdĺž pobrežia Chicaga, susedných festivalov a ďalších oblastí. Chuť je unikátna v Chicagu, pretože ide o bezplatnú udalosť, ale príjmy z Taste platia za väčšinu všetkých ostatných podujatí riadených kanceláriou.
Vďaka skúsenosti s riadením festivalu potravín, ktoré sa datujú do roku 1980, väčšina funkčných tímov v kancelárii primátora špeciálnych udalostí a združenia reštaurácií v Illinois má vo svojich oblastiach veľmi skúsenosti. To umožňuje generálnemu manažérovi Chuť v Chicagu zamerať sa na plánovanie a realizáciu úsilia všetkých zainteresovaných strán a udržať udalosť na ceste.
Okrem členov úradu pracuje generálny riaditeľ najmenej dvadsiatimi rôznymi mestskými úradmi a agentúrami vrátane (ale nie výlučne) nasledujúcich:
- Policajné oddelenie
- Požiarny zbor
- Ministerstvo zdravotníctva
- Ulice a kanalizácie
- Park District
- Úrad pre komunikáciu v núdzovom manažmente
Ďalšou dôležitou funkčnou oblasťou primárneho úradu špeciálnych podujatí je vedenie účtovníctva / zmluvy. Ak ide o vládu, ide o vysoko štruktúrovaný proces obstarávania a všetky dohody musia byť v súlade s usmerneniami mesta.
S časovou osou plánovania udalostí a zabezpečením všeobecného riadenia udalostí môžeme teraz preskúmať každú z hlavných funkčných oblastí podujatia.
Po uvedení do histórie udalosti Taste of Chicago a využitia jej plánovania a realizácie ako prípadovej štúdie sme pripravení ponoriť trochu hlbšie do každej z primárnych funkčných oblastí podujatia.
operácie
Pracovná oblasť je zodpovedná za prípravu miesta, fázu a výrobu, podporu udalostí, bezpečnosť a ďalšie.
Operácie vyžadujú množstvo stretnutí pred podujatím a operačný tím je úzko spojený s rozložením mapy udalostí.
Je veľmi dôležité zapojiť všetky mestské agentúry na začiatku tohto procesu, podľa manažéra pre chuť v Chicagu. Prevádzkový tím riadi procesy pre nasledujúce:
- Zavádzanie pred udalosťou (nastavenie)
- Operácie počas udalosti
- Zaťaženie po udalosti (roztrhnutie)
Medzi tieto procesy patria zatváranie ulíc, stany, prevádzatelia vysokozdvižných vozíkov, tesári, elektrikári, údržbárske zariadenia a personál, bezpečnosť, logistika dodávateľských nákladných automobilov, prívesy riadenia a ďalšie. Zvážte, čo bude váš operačný tím zvládnuť sám a to, čo sa dohodnú na vašom podujatí. Aké ďalšie agentúry bude váš tím potrebovať? Kontaktujte ich čo najskôr.
Reštaurácie / Predajcovia
Vzhľadom na zložitosť a veľkosť potravinových festivalov, ako je Chuť v Chicagu, Illinois Restaurant Association sa ujme vedenia riadenia predajcov potravín, ktorí sa zúčastňujú na každoročnom podujatí. Pre rok 2015 Chuť v Chicagu sa podujatie stalo partnerom 60-tich predajcov potravín vrátane 19+ nových reštaurácií, ktoré reprezentovali mnohé z rozdielnych štvrtí Chicaga. Samozrejme, v Chicagu sa niektoré položky vždy nájdu u predajcov potravín vybraných pre túto udalosť, vrátane pizze, rebier, zmrzliny a tvarohového koláča. Váš komunitný festival s potravinami pravdepodobne bude mať aj tradičné jedlá.
Je to vyhľadávané miesto, ktoré sa má vybrať ako predajca reštaurácií, ktorý sa zúčastňuje tohto konkrétneho potravinárskeho festivalu a kritériá vyžadujú, aby účastníci boli miestnymi reštauráciami, ktoré odrážajú okolie Chicaga. Okrem toho musia byť schopní zvládnuť hlasitosť a mať s mestom úplne čistý stav. Zúčastnené reštaurácie absolvujú nasledujúce kurzy a kontroly:
- Dokončite Illinois Restaurant Association Summer Festival Sanitation Certificate Course
- Oddelenie verejného zdravia v Chicagu navštevuje stánky trikrát denne
- Spravujte tok zásob medzi svojimi kabínkami a chladenými nákladnými vozidlami
Pokiaľ ide o vašu komunitnú udalosť, premýšľajte nad tým, aké kritériá by ste mohli požadovať od zúčastnených predajcov potravín a koľko by ste chceli mať. Prvý rok môže byť ťažký, ale s každoročným úspechom pravdepodobne zistíte, že máte stále viac a viac ochotných účastníkov.
programovanie
Chuť v Chicagu je všeobecná komunitná udalosť. To znamená, že zatiaľ čo "jedlo" je to, čo čerpá davy, sú to ostatné aktivity, ktoré tam udržujú ľudí. V priebehu rokov programovací tím začlenil do celkového programu mnohé z nasledujúcich prvkov:
- Bezplatné koncerty na viacerých scénach (národných a miestnych umelcov)
- Varenie demonštrácie pavilón s top kuchármi a autori kuchárskej knihy
- Rodinná dedina vrátane detskej scény
- Environmentálny stan pre "zelené" vzdelávanie
- Športový pavilón s fitness tipy
- Medzinárodný pavilón (nákup)
- 2 míle chôdze
- Dodávatelia potravín
- Budweiser Clydesdales a ich dalmatínski spoločníci
- Zábavné jazdy
- Program ohňostrojov
- Otvárací ceremoniál
Zvážte, aké ďalšie programy a aktivity budete chcieť zahrnúť do vášho festivalu jedál.
Sponzorstvo
Chuť v Chicagu zahŕňa niekoľko kategórií na sponzorstvo , čo je hlavný zdroj financovania a nepeňažnej podpory. Firemní marketingoví pracovníci a plánovatelia firemných udalostí majú tendenciu podieľať sa na komunitných udalostiach, ako je Taste, posilniť svoju značku a získať expozíciu.
Pohostinnosť je prvkom, ktorý niektorí sponzori zahŕňajú do svojich balíčkov, čo umožňuje sponzorom získať priaznivý prístup k niektorým miestam na sedenie a súkromným stanom, aby mohli hostiť vlastné klientske akcie.
Typy sponzorov na chuti zahŕňali nasledujúce:
- Mobilná komunikácia
- Reťazec obchodov s potravinami
- Nápojové spoločnosti
- Maloobchodné predajne a banky
- Letecká spoločnosť a hotely
- Media
- automobilky
- Dodávatelia potravín
- reštaurácia
- Fitness a zdravotnícke organizácie
- Mestský park a verejná doprava
Zvážte, aké miestne sponzori môžu mať záujem financovať vašu komunitnú udalosť a zamyslite sa nad tým, aké balíky a výhody môžete poskytnúť tým sponzorom.
Marketing / Public Relations
Obchodníci, ktorí pracujú na chuti v Chicagu, majú závideniahodnú pozíciu, pretože to je typ udalosti, ktorá automaticky čerpá pozornosť médií v Chicagu a inde. Ešte lepšie, mediálni sponzori tiež pomáhajú propagovať chuť. To znamená, že kancelária primátora špeciálnych podujatí nemusia príliš využívať tradičné formy reklamy na šírenie slova a propagáciu udalosti .
Obchodníci propagujú túto udalosť napísaním špeciálnych tlačových správ do každej oblasti podujatia, udržiavaním webovej stránky podujatia a tvorbou brožúry o udalostiach. Tieto položky vyžadujú úzku spoluprácu so všetkými ostatnými funkčnými oblasťami s cieľom dokumentovať plánovanie a zmenu obsahu, keď sa vyskytujú.
Na začiatku môže byť ťažké pre komunálne potravinárske festivaly získať druh expozície, že veľké a známe udalosti, ako je Chuť v Chicagu. Ale zvážte, na aké médiá budete mať možnosť osloviť slobodnú tlač a začať plánovať marketingové materiály, ktoré váš marketingový tím zvládne ako webové stránky, letáky a brožúry.