Ako iniciatíva APEX zmenila plánovanie firemných udalostí

Pôvodný push to štandardizuje komunikáciu v odvetví udalostí

Jednou z najčastejších požiadaviek medzi firemnými udalosťami a plánovačmi stretnutí je štandardizovaný softvér na plánovanie udalostí, ktorý pomôže pri komunikácii medzi odborníkmi z oblasti priemyslu a celkovej efektívnosti. Zatiaľ čo jeden celkom štandardizovaný a predpísaný systém alebo softvér ešte nebol prijatý v celom odvetví, CIC zaviedla iniciatívu, ktorá poskytla nejaký nebývalý smer pre plánovačov udalostí, odborníkov v priemysle a nakoniec vývojárov softvéru pre plánovanie udalostí v celej krajine čo je známe ako APEX.

Schválená prax CIC

APEX znamená "výmenu akceptovaných praktík", iniciatívu Rady pre priemyselné zhromaždenie (CIC), ktorej cieľom je zjednotiť celé stretnutia, konvencie a výstavy s cieľom vytvoriť a zaviesť dobrovoľné štandardy pre softvér pre plánovanie udalostí a ďalšie nástroje. Napriek svojmu dobrovoľnému charakteru to bolo v tomto odvetví hračka.

Viac ako 2500 členov odvetvia v 60 mestách v USA a Kanade sa zúčastnilo praktických diskusií a od roku 2001 sa ako praktickí dobrovoľníci podieľalo viac ako 350 profesionálov z oblasti priemyslu. Prostredníctvom spolupráce tí, ktorí sa podieľali na APEX, dúfali, postupy, ktoré by definovali štandardy pre softvér pre plánovanie udalostí a ďalšie nástroje. Táto iniciatíva sa nakoniec vyvinula do vytvorenia nástrojov plánovania udalostí APEX, ktoré zahŕňajú sériu zdrojov pre plánovačov udalostí a ďalší vývoj nového softvéru pre plánovanie udalostí.

APEX nástroje a zdroje

V roku 2001 bola iniciatíva APEX jediným celosvetovým a súdržným tlakom na vytvorenie noriem pre nástroj plánovania udalostí. Nakoniec to viedlo k vývoju nástrojov, šablón a osvedčených postupov, ktoré mnohí plánovači udalostí stále používajú v dnešnej podobe. Všetky zdroje sú stále dostupné na použitie online alebo sú k dispozícii na prevzatie vo formátoch PDF vo formáte Microsoft Word.

Nástroje sú k dispozícii zadarmo.

1. Online slovník APEX pre priemysel
   Tento interaktívny on-line nástroj je komplexnou referenciou pre terminológiu, žargón a akronymy, ktoré sa používajú počas celého stretnutia a podujatia. Je to skvelý zdroj na zabezpečenie konzistentnosti termínov a stále sa ukazuje ako užitočný vzdelávací nástroj pre nových zamestnancov.
2. Príručka ESG (Príručka špecifikácií udalostí)
   Plánovač udalostí používa termín "pokračovanie" na spresnenie špecifikácií stretnutí. Skratka ESG (ktorá slúži ako príručka špecifikácií udalostí) tento termín nahradila po spustení APEX so štandardizovaným nástrojom, ktorý sa používa pri príprave a zdieľaní kompletných pokynov a podrobností o udalostiach všetkých veľkostí.
3. APEX bývanie a registrácia
   Tieto prijaté postupy boli vyvinuté na zber, hlásenie a vyhľadávanie kompletných údajov o bývaní a registrácii na stretnutia, konvencie a iné udalosti. Tiež sa ukázalo, že je zdrojom na riešenie otázok bývania, ako sú poskytovatelia bývania, otázky internetu, medzinárodné bývanie a zverejňovanie informácií.
4. Šablóna PER (Správa o udalosti po udalosti)
   Nahradenie starých prehľadov histórie, hlásenia po udalosti alebo PER je stále akceptovaným formátom udalosti a schôdzok pre zhromažďovanie, ukladanie a zdieľanie presných a dôkladných údajov o udalostiach po udalostiach všetkých udalostí (aj keď existujú nové verzie rôzne programy).

1. Šablóny žiadosti o návrh (RFP)
   Spolu s bielym papierom publikovaným CIC v spolupráci s delegátmi APEX a The Global Business Travel Association (GBTA) CIC stále poskytuje štandardné formáty RFP, ktoré sa zaoberajú základnými informáciami a jedinečnými potrebami pre rôzne potreby RFP, vrátane: audiovizuálneho, cieľového správcovská spoločnosť, poskytovateľ služieb, jednotné zariadenie, doprava, plán funkcií a nastavenie funkcie. Tieto šablóny uľahčujú vyhľadávanie správnych informácií, porovnávanie odpovedí a informované rozhodnutia.

Zdroje a softvér pre plánovanie udalostí

Cieľom iniciatívy APEX organizácie Konvencie pre priemyselné odvetvie bolo zásadne zmeniť spôsob, akým odborníci komunikovali v rámci stretnutí a podujatí od plánovačov udalostí až po predajcov, dodávateľov, dodávateľov a ďalších odborníkov v oblasti služieb podujatí.

Pred APEXom, jeho štandardizovanými pokynmi, osvedčenými postupmi a nakoniec jej online nástrojmi a prostriedkami bola komunikácia hlavnou výzvou pre odborníkov v tomto odvetví.

Od začiatku roka 2000 sa veľa zmenilo. Zatiaľ čo myšlienka pre APEX a tieto ciele sa začala už v roku 1997 a CIC sa sústredila hlavne na koncepčnú fázu od roku 2000 do roku 2004, čakajúca na začiatok do roku 2004 a 2005. Od zavedenia noriem a nástrojov APEX, mnohých ďalších zdrojov a udalostí plánovací softvér boli vyvinuté, ale žiadny orgán neprevrátil CIC pri predpisovaní priemyselných štandardov praxe.