Ako si vybrať mzdový softvér pre vaše malé firmy

Funkcie, ktoré si môžete vyhľadať v on-line mzdovom softvéri

Vyťahujete si vlasy cez mzdy? Robiť vlastné mzdy, a to aj pre jedného zamestnanca, má veľa nástrah pre majiteľa malej firmy. Je veľa čo vedieť, a držať krok s mnohými federálnymi, štátnymi a miestnymi predpismi o dani z miezd je bolesť. Okrem toho máte k dispozícii termíny na zasielanie platieb a podávanie správ všetkým týmto agentúram.

Nie je divu, že sa mnohé malé firmy obrátia na mzdové služby pre tieto úlohy.

Ale ktorá mzdová služba je najlepšia?

Čo sú mzdové služby?

Existujú dva druhy mzdových služieb: služby online a (pre nedostatok lepšieho termínu) osobné služby. Služby online môžu byť aplikácie alebo online. Osobné služby sú podnikom vo vlastníctve jednotlivca, ktorý môže vykonávať výplatu on-line alebo môže byť miestny.

Proces hodnotenia funguje rovnakým spôsobom pre oba typy mzdových služieb. Tento článok sa však zameria na online služby. Tu sú niektoré funkcie, ktoré by ste mali vziať do úvahy:

Koľko stojí on-line mzdová služba?

Prvá vec, ktorú podnikatelia kladú pri hľadaní mzdovej služby, je: "Koľko to stojí?" Zatiaľ čo náklady sú dôležité, ostatné faktory sú rovnako dôležité.

Zvážte náklady na službu teraz a do budúcnosti. Ak máte veľmi malú firmu s jedným alebo dvoma zamestnancami, možno budete chcieť obmedziť svoje náklady pomocou škálovateľnej služby, pri ktorej náklady sú minimálne len pre niekoľko zamestnancov a ktoré sa zvyšujú, keď pridáte zamestnancov a služby.

Pre väčšinu mzdových služieb, na ktoré som sa pozrel, sú náklady na mesiac, takže sa môžete kedykoľvek zmeniť. Najviac založili náklady na počet zamestnancov. Niektorí ponúkajú možnosť 1099 na platenie dodávateľov, predajcov alebo samostatne zárobkovo činných osôb. (Krátky zoznam s nákladmi nájdete na konci tohto článku.)

Náklady pochádzajú v niektorých službách na dvoch úrovniach: základná služba, ktorá práve počíta a poskytuje výplaty s možnosťou služby W-2 a možnosť plnej služby, ktorá tiež ukladá a platí dane z miezd a daňové doklady vrátane Formulár 941 (formulár štvrťročného výkazu o dani z miezd).

Čo by malo zahŕňať full-service mzdová služba?

1. Inštalácie, školenia a informačného panela. Systém by mal byť ľahko nastaviteľný. Mali by ste mať palubnú dosku, ktorá vás prevedie procesmi a umožní vám skontrolovať aktivity, ako sú podanie a výplaty. Školenie by malo byť jednoduché, s dobrými videami, ktoré vám pomôžu pracovať v rôznych procesoch. Akú mieru mzdových znalostí predpokladáte, že máte? Väčšina majiteľov podnikov má málo vedomostí, takže vaša služba by mala poskytovať podrobné základné vedomosti o mzdových podmienkach, výplatných pásoch a podaniach.
2. Platy . Každý z týchto systémov vám umožňuje zadávať informácie pre každého zamestnanca, vrátane formulára W-4 pre zrážku dane z federálnej dane a ďalšie informácie potrebné na prípravu výplatných listín. Systémy by vám mali umožňovať písať tlačené šeky alebo mať kontroly priamo uložené (najlepší spôsob). Skontrolujte svoju banku vo svojich požiadavkách.
3. Formuláre W-2. Vaša služba by vám mala poskytnúť Formuláre W-2, formulár ročných platov o mzdách a daňových informáciách, ktoré musíte poskytnúť zamestnancom v januári. Voľba plnej služby by ste mali tieto formuláre podať aj v správnej dobe.
4. Daň z daňového priznania a vkladov. To je pravdepodobne najdôležitejšou službou. Mať niekoho, kto zaplatí tieto dane, je veľká zodpovednosť. Systém s plnými službami by mal za vás podať všetky príslušné daňové doklady týkajúce sa dane z miezd a zamestnania . Mali by platiť vo vašom mene s príslušnými federálnymi, štátnymi a miestnymi regulačnými agentúrami. Formuláre by mali obsahovať formulár 941 - Štvrťročné výkazy o mzdách a daniach a federálne a štátne daňové formuláre v nezamestnanosti.

Táto služba by mala tiež sledovať štátne a miestne dane z miezd, čo je obrovská pomoc, ak máte zamestnancov pracujúcich v rôznych mestách a štátoch.

Aké ďalšie funkcie by ste mali očakávať?

Daňové záruky. Vaša služba by mala zaručiť, že daňové formuláre budú zasielané pred všetkými lehotami a že platby budú uskutočnené včas, aby ste nehrozili pokuty alebo pokuty . Služba by mala súhlasiť so zaplatením pokút alebo pokút za oneskorené podanie alebo platbu. Ak túto záruku neučinia, nepoužívajte ich.

Mobilná prístupnosť. Mali by ste mať prístup k informačnej tabuľke a vykonať zmeny, posielať informácie o počítači, mobilnom telefóne alebo tablete alebo dokonca zavolať informácie.

Zamestnanecká samoobsluha. Niektoré z týchto služieb majú palubnú dosku, na ktorú sa zamestnanci môžu prihlásiť a získať informácie o ich ročnom výplatnom kurze.

Môžu byť schopní zmeniť informácie W-4 online.

Integrácia s účtovným systémom. Zabezpečenie integrácie vašej mzdovej služby s účtovným systémom vám ušetrí čas a peniaze. Intuit Payroll sa predáva iba s QuickBooks Online, takže to môže byť dobrá voľba pre vás, ak už máte QBO. Softvér Patriot má účtovný systém, ktorý môžete pridať do svojej mzdovej služby.

Ďalšie dôležité otázky

Podpora a servis. Toto je naozaj dôležité. Veci sa stávajú a mzdy musia byť spustené v určitých časoch. Potrebujete vedieť, že vaša služba je dostupná a užitočná.

Najvyššou úrovňou služieb je telefonický hovor. Aké hodiny má služba help desk?

Druhou najvyššou úrovňou je chat. Aké sú ich hodiny?

Treťou úrovňou je e-mail. Ako rýchlo reaguje vaša služba na e-maily?

Počas skúšobného obdobia alebo prvých 30 dní sa uistite, že sa niekoľkokrát skontaktujete s cieľom posúdiť poskytnutú podporu.

Aktualizácie. Právne predpisy týkajúce sa dane z miezd a daňové sadzby sa vždy menia. Pri hodnotení systémov sa opýtajte, ako aktualizujú svoj softvér a ako vám tieto aktualizácie oznamujú.

Bezpečnosť. Ako je bezpečný ich systém? Je to v oblakoch (pravdepodobne)? Ako často sa zálohujú?

Ďalšie doplnkové služby, ktoré budete chcieť

1099 Servis. Niektoré z týchto systémov majú doplnok (za dodatočné náklady), ktorý vám umožňuje platiť zmluvných pracovníkov, predajcov a externých pracovníkov a vydávať im formuláre 1099-MISC (podobne ako formuláre W-2 pre zamestnancov). Služba by mala tiež poskytnúť IRS formuláre 1099-MISC.

Zadržanie zálohy . Ak platiteľom, ktorí nie sú zamestnancami, možno budete musieť mať zo svojich platieb zálohové zrážky. Ak máte službu 1099, vaša služba by mala byť schopná to urobiť a vydať správy.

Kde overiť potenciálne služby

Keď ste zúžili svoj výber na niekoľko služieb, skontrolujte ich. Skontrolujte hodnotenia online, ale nezávisí od nich príliš veľa. Lepším miestom kontroly je kancelária Better Business Bureau . Pozrite sa, aké sťažnosti boli podané proti tejto spoločnosti a ako boli vyriešené.

Aké sú niektoré mzdové služby, ktoré treba zvážiť?

Mnoho mzdových služieb nájdete, ak hľadáte online. Tu je len niekoľko, na ktorých začnete vyhľadávať. V každom z nich sme vybrali možnosť plnej služby.

Užívam službu Full Payroll. Táto služba je doplnkom služby QuickBooks Online. Cena závisí od toho, akú verziu QBO chcete a od úrovne mzdových služieb, ktoré potrebujete. Ceny sú mesačné.

Patriot Payroll Software. Ich plnohodnotný mzdový systém začína na 25 zamestnancov za mesiac za jedného zamestnanca, pričom počet zamestnancov sa zvyšuje.

Paychex. Ich systém je založený na počte zamestnancov. Vyžadujú písomnú ponuku od potenciálneho zákazníka pred uvoľnením informácií o cenách.

Gusto: Ich cena je 39 dolárov za mesiac základná cena plus 6 dolárov za mesiac na osobu (Predpokladáme, že to znamená za osobu, ktorá je platená).

ADP má tri úrovne miezd vrátane HR. Neboli k dispozícii žiadne ceny.

Ako vyskúšať mzdový systém

Jeden posledný problém: Problém s vyskúšaním týchto systémov spočíva v tom, že vyžadujú, aby ste "žili naživo" a nemôžete vydávať výplaty viac ako raz. Patriot a Gusto majú demo verzie, ktoré si môžete vyskúšať. ADP má dva voľné mesiace mzdy, ale to znamená, že ste sa zaviazali, že budete mať svoj systém v prevádzke dva mesiace.