Kroky na prípravu skúšobného zostatku
Zoznam všetkých účtov otvorených účtov v účte účtov podľa čísla účtu . Číslo účtu by malo byť štvorciferné číslo priradené k účtu pri nastavovaní účtovnej osnovy. Uveďte celkové debety a kredity z každého účtu hlavnej knihy. Mali by ste mať stôl so štyrmi stĺpcami. Stĺpce by mali obsahovať číslo účtu, názov účtu, debet a kredit.
Pre každý účet otvorenej účtovnej knihy celkový počet vašich debetov a kreditov za účtovné obdobie, počas ktorého prebieha skúšobný zostatok. Zaznamenajte súčty pre každý účet v príslušnom stĺpci. Ak sa debty a úvery nerovnomerné, v účtoch hlavnej knihy sa vyskytla chyba. Pravidelné vykonávanie skúšobnej rovnováhy, aspoň raz za mesiac, vám pomôže rýchlo a ľahko identifikovať akékoľvek problémy a opravte ich ihneď po ich vzniku. Príprava vyváženého stavu by mala byť viazaná na fakturačný cyklus spoločnosti.
Nepoužívajte ešte žiadne nastavovacie položky . Predtým, ako vykonáte úpravu, je pripravený predbežný zostatok. Počiatočná skúšobná bilancia je pripravená na zistenie akýchkoľvek matematických chýb pred tým, ako vykonáte úpravy záznamov alebo začnete zatvárať knihy za účtovné obdobie.
Ak zistíte, že máte nevyváženú skúšobnú bilanciu, inými slovami, inkasá sa nezhodujú s kreditmi, potom máte chybu v účtovnom procese. Táto chyba sa musí nájsť a napraviť.
Prvým krokom pri hľadaní chyby je jednoducho pridať kreditné a debetné stĺpce znova, aby ste skontrolovali matematiku. Ak sa ešte nepribližujú, potom odčítajte menšie stĺpce od väčších a hľadať chýbajúce množstvo v menšom stĺpci. Ak to zistíte, našli ste svoju chybu.
Existujú aj ďalšie štandardné techniky na vyhľadanie chyby v skúšobnom zostatku. Ak sa debty a úvery nerovnomerné, pozrite sa, či sa číslo 2 rovnomerne rozdeľuje na rozdiel. Ak áno, pozrite sa na účet a hľadajte účet nesprávne v stĺpci s väčším súčtom, ktorý sa rovná polovici rozdielu. Ak to zistíte, našli ste svoju chybu.
Ďalšou technikou je použiť číslo 9 na nájdenie chyby transpozície. Ak sa číslo 9 rovnomerne rozdelí na rozdiel medzi kreditmi a debetmi, máte chybu transpozície. Vráťte sa späť do svojich kreditných a debetných položiek, aby ste sa pokúsili nájsť svoju chybu transpozície.
Príklady ďalších chýb, ktoré by mohli vyvážiť skúšobnú bilanciu, sú:
- Nezahŕňa účet účtovnej knihy vo výpočte bilancie
- Vytvorenie chyby v zloženom zápisníku
- Zadanie zlých účtov účtovnej knihy do stĺpcov skúšobnej bilancie
- Nesprávne vypočítať výšku účtov knihy
- Zúčtovanie účtovného denníka do nesprávneho účtovnej knihy
Ďalšie úvahy
Ak sa vám nepodarí vykonať záznam v denníku, nezobrazí sa ako chyba vo vyúčtovaní.
Ak zaznamenáte finančnú transakciu na nesprávny účet, nezobrazí sa ako chyba v skúšobnom zostatku.
Ak transponujete číslo do debetného stĺpca s číslom v stĺpci úveru, nezobrazí sa v skúšobnom zostatku.
Zlyhanie účtovania účtovného denníka do účtovníctva časopisu sa nezobrazí v skúšobnej bilancii.