Dokumenty podnikových požiadaviek pre podnikateľské projekty
Uveďme príklad: Spoločnosť (nazývame ich ZXYW LLC) sa rozhodla outsourcovať svoje účtovné funkcie do spoločného servisného centra v USA. Začínajú procesom hľadania miesta, nastavenia služieb, prenájmu a správy zamestnanca.
Je to komplikovaný podnik a bude to trvať aj niekoľko mesiacov. Začínajú tým, ktorý pripravuje dokument o požiadavkách na podnikanie.
Čo je to dokument s požiadavkami na podnikanie?
Účelom dokumentu o obchodných požiadavkách je poskytnúť úplný obraz o projekte alebo novom podnikateľskom pláne , takže všetci sú jasní, čo treba urobiť a kedy.
Dokument o obchodných požiadavkách (BRD) možno zvážiť v dvoch fázach. V prvej fáze projektu je to dokument, ktorý stanovuje všetky požiadavky na projekt, vrátane nákladov, podrobností o implementácii, plánovaných prínosoch, míľnikoch a termíne realizácie.
V druhej fáze sa BRD môže skutočne stať zmluvou medzi týmito dvomi stranami, pričom formálne stanovuje požiadavky nájomnej spoločnosti (v tomto prípade ZXYW LLC) a dodávateľ vykonáva prácu. Ďalšie informácie o zmluvnom jazyku nájdete nižšie.
Ako sa dokument o obchodných požiadavkách líši od podnikateľského plánu?
Aj keď oba dokumenty môžu obsahovať rovnaký typ oddielov (napríklad zhrnutie), zámer je iný.
Podnikateľský plán je vytvorený na usmerňovanie nového alebo existujúceho podniku, ale častejšie jeho účelom je poskytnúť veriteľovi financovanie uvedenia do prevádzky alebo rozšírenia.
Podnikateľský plán obsahuje všeobecné informácie o spoločnosti a jej plánoch a stratégiách, ktoré umožňujú generovať výnosy na splatenie úveru.
Finančné výkazy sú kľúčovou súčasťou podnikateľského zámeru, zatiaľ čo finančné dokumenty v BRD môžu byť úplne odlišné a sú zamerané na konkrétny projekt.
Ako sa dokument o požiadavkách na podnikanie líši od žiadosti o ponuku?
Rozdiel medzi týmito dvoma dokumentmi je malý, ale dôležitý. Typicky je žiadosť o predloženie návrhov (RFP) vytvorená na účely vyžiadania návrhov od rôznych dodávateľov. v príklade projektu ZYXW sa RFP posiela potenciálnym spoločnostiam, ktoré poskytujú outsourcingové služby, aby žiadali ponuky.
Na druhej strane je BRD pripravená pre konkrétneho predajcu alebo spoločného partnera, ktorý už bol vybraný najímajúcou spoločnosťou. Služba BRD obsahuje ďalšie podrobnosti a ďalšie špecifikácie a termíny, ktoré treba splniť na ceste a na konci projektu.
Keď vznikne RFP, prichádza s termínom a požiadavkami na predloženie ponúk. Ponuky sa hodnotia po termíne.
Čo by sa malo zahrnúť do dokumentu o požiadavkách na podnikanie?
Dokumenty o obchodných požiadavkách sú v niektorých ohľadoch podobné ako iné typy obchodných návrhov. BRD by mala obsahovať:
1 . Súhrnný výkaz , niekedy nazvaný súhrnný prehľad , ktorý všeobecne popisuje požiadavky na projekt.
Súhrnný výkaz je zvyčajne napísaný po dokončení BRD.
2. Ciele projektu. Tieto ciele by mali byť vo formáte SMART ; špecifické, merateľné, dosiahnuteľné, realistické a časovo viazané.
3 . Pozadie a vyhlásenie o potrebách alebo odôvodnenie projektu. Je to dôležitá súčasť dokumentu, takže ho nenechávajte. Vysvetlenie, prečo je projekt potrebný, je primárnou hnacou silou projektu a jeho úspech bude závisieť od toho, ako dobre vyplní túto potrebu.
4. Rozsah projektu - čo má byť zahrnuté a čo nie je zahrnuté. Vo vyššie uvedenom prístupe spoločnosti ZXYW spoločnosť jasne uviedla, že rozsah nie je zahŕňať prijatie vrcholového manažmentu - tieto osoby by spoločnosť poskytla.
5. Účtovná závierka. Finančné výkazy sú dôležité pre celkový pohľad na vplyv projektu na súvahu a výnosy spoločnosti počas určitého časového obdobia.
Samozrejme, ako bude spoločnosť financovať projekt, je dôležité tu tiež diskutovať.
6. Funkčné požiadavky a funkcie. Toto je miesto na poskytnutie podrobností vrátane diagramov, organizačných diagramov a časových harmonogramov.
7. Personálne potreby. Kto musí byť najatý a kedy. Ktoré kategórie zamestnancov budú potrebné a ako budú vyplatené. Kto ich zaplatí a kedy. Vzhľadom na to, že spoločnosť ZXYW vytvára zariadenie založené na ľuďoch, je to kľúčová časť ich BRD.
8. Plán, časový rozvrh a termíny. Fázy projektu by mali byť podrobne popísané v tejto časti, aby sa zabezpečilo, že všetky strany pochopia, čo sa vyžaduje a kedy. v projekte ZXYW bola prvá fáza výberom lokality vrátane prieskumu viacerých potenciálnych miest.
9. Predpoklady. Táto časť dokumentu sa často prehliada. Odhalenie predpokladov pomáha vyhnúť sa problémom neskôr. Napríklad vo vyššie uvedenej zmluve spoločnosť chcela prenájom, nie kúpu , kancelárskych priestorov.
10. Náklady a prínos. Analýza nákladov a prínosov je podrobný zoznam všetkých nákladov na projekt a mali by sa zahrnúť aj úspory z projektu.
Čo robí obchodné požiadavky dokumentovať zmluvu?
Ako bolo uvedené vyššie, v počiatočnej fáze je BRD návrhom. Možno ste si všimli, že v zozname vyššie uvedených častí chýba niečo - platba za poskytnuté služby. Bez vyhlásenia o platbách zmluvnej strane a o načasovaní týchto platieb neexistuje žiadna zmluva.
Pred tým, ako sa obidve strany dohodnú na dokumente, musí sa pridať štandardný zmluvný jazyk , a to aj za pomoci právneho zástupcu
- Sľubuje platiť a sľubuje poskytovanie služieb
- Reštriktívne dohody , ktoré bránia dodávateľovi prevziať obchodné tajomstvá spoločnosti alebo ich zdieľať s ostatnými.
- Čo sa stane, ak jedna strana nesplní svoje požadované povinnosti (to znamená porušenie zmluvy)
- Poistné a odškodnenie (neškodné)
- Súdne a arbitrážne ustanovenia
- A samozrejme aj podpisy príslušných úradníkov spoločnosti a dodávateľov.