Tipy uvedené nižšie vám pomôžu doladiť svoje komunikačné zručnosti, aby ste ušetrili čas, znížili stres a získali väčšiu produktivitu prostredníctvom efektívnej komunikácie v každej interakcii, ktorú máte vo vašom malom podnikaní.
Obmedzte rozptýlenie a počúvajte
Počúvanie je kľúčom k efektívnej komunikácii, ale nie je to vždy jednoduché. Jedným zo spôsobov, ako sa stať lepším poslucháčom, je snažiť sa obmedziť rozptýlenie počas rozhovorov, ktoré sťažujú počuť a absorbovať to, čo hovoria ostatní. To môže znamenať zatvorenie e-mailového klienta, vypnutie telefónneho zvonenia alebo zatvorenie dverí do vašej kancelárie. Týmito malými vecami zabezpečíte, že osoba, s ktorou hovoríte, má vašu plnú pozornosť.
Je tiež dôležité obmedziť vnútorné rozptýlenie, to znamená, že všetko prebieha vo vašej mysli. Keď máte niekoľko tém, ktoré môžete vyriešiť počas stretnutia alebo rozhovorov, ktoré prechádzajú cez ne, aby ste získali všetky svoje nápady, môže to byť lákavé, ale to spôsobuje zmätok a môže spôsobiť, že druhá osoba má pocit, že jeho vstup nie je dôležitý.
Znížte a nezabudnite, že komunikácia je obojsmerná. Vytvorte rozdelenie, ktoré umožní obom stranám, aby sa vyjadrili.
Buďte odozvou
Jedna z najhorších vecí, ktoré môžete urobiť, keď nastane konflikt, alebo niekto má sťažnosť na vašu firmu, produkty, služby atď., Je ignorovať. Vo väčšine prípadov by mala byť okamžite vydaná nejaká odpoveď, aj keď je to len stručné vyhlásenie, že sa na túto otázku pozrieme.
Ak budete čakať, kým nebudete mať všetky potrebné informácie, kým sa nedostanete k nešťastnému partnerovi, môžu skončiť nielen nešťastne, ale teraz aj nahnevaní. Udržujte komunikačné línie otvorené vo všetkých situáciách tým, že budete čo najskôr reagovať a uistite sa, že ľudia siahajúci na vás majú pocit, že ich problém je pre vás dôležitý.
Opýtajte sa správnych otázok
Tak veľa komunikácie závisí od získania informácií, ktoré potrebujete, a mnohokrát to znamená, že musíte požiadať o správne druhy otázok. Existujú náznaky o tom, ktoré otázky by ste sa mali pýtať v každej časti rozhovoru, ktorý máte. Musíte byť schopní počúvať a nulovať na týchto záchytných bodov, aby zistili, ktoré otázky budú rozoberať informácie, ktoré potrebujete.
Zvážte prípad zamestnanca, ktorý nedosahoval ciele a je všeobecne nešťastný v práci. Ak sa nespýtate na správne otázky, nikdy sa nedostanete k koreňu problému, ktorý môže byť čokoľvek, od osobných problémov, až po nedostatočnú námahu.
Vykonajte čo najviac stretnutí
Stretnutia sú notoricky známe tým, že sú časom zbytočné, ak nie sú dobre plánované a dôkladne organizované. Ak ste organizátorom, prvá vec, ktorú by ste mali urobiť, aby ste rešpektovali čas každého a aby sa vaše stretnutie čo najefektívnejšie, bolo naplánovať to vopred.
Potom si vezmite čas na prípravu programu, ktorý načrtáva body zaostrovania a určuje štruktúru stretnutia.
Tu sú aj niektoré ďalšie tipy pre inteligentné stretnutia, ktoré vám pomôžu uistiť sa, že vaše stretnutia sú produktívne:
- Potvrdzujte časy stretnutia vo vhodných časových pásmach jeden až dva dni pred schôdzou.
- Priraďte moderátora schôdzky, ktorý riadi schôdzu, a uistite sa, že sa zúčastňuje na programe.
- Podporujte vstupy a otázky od všetkých účastníkov stretnutia.
- Urobte si poznámky alebo priraďte niekoho iného, aby si vzal poznámky, aby zachytil dôležité podrobnosti stretnutia.
Kombinovať metódy komunikácie
Komunikácia tvárou v tvár alebo hlasom k hlasu je skvelá na to, aby ste eliminovali časové problémy, ktoré často prichádzajú s e-mailom. Ale môže tiež spôsobiť ďalšie otázky a zmätok, ak nie sú všetky zainteresované strany na tej istej stránke.
Aj keď väčšina vašej komunikácie prebieha cez telefón alebo pri udalostiach v sieti , môžete vytvoriť súhrnné e-maily, ktoré načrtnú to, o čom sa diskutovalo, aké sú ďalšie kroky a kto je za to zodpovedný. Môže to byť skvelý spôsob, ako kombinovať rôzne komunikačné metódy pre efektívnejšiu (a menej mätúcu) komunikáciu vpred.
Zamerajte sa na zákaznícky servis
Dobrý zákaznícky servis závisí od obojsmernej komunikácie. Často keď vznikajú konflikty so zákazníkmi, kľúč k rozlíšeniu komunikuje s cieľom odhaliť problém a pokračovať v komunikácii, kým sa nerozhodne o riešení.
Jedným zo spôsobov, ako udržať dlhodobé vzťahy s klientmi, je udržiavanie otvorených línií komunikácie. Znamená to požiadať o informácie o tom, ako sa veci dejú a ako majú pocit o produktoch a službách, ktoré poskytujete. Môže sa to dosiahnuť na konci projektu, počas každodenných rozhovorov s cieľovou skupinou alebo prostredníctvom formálnych prieskumov.
Použite pripomienku, ktorú dostanete
Ak už komunikujete so svojimi klientmi, pravdepodobne budete pravdepodobne dostať spätnú väzbu pravidelne, aj keď si ju nevyžadujete prostredníctvom formálnych metód. Môže to byť zlatá banka užitočných informácií o tom, ako vaše podnikanie, produkty a služby vnímajú klienti a potenciálni klienti. Ak chcete byť efektívni, musíte tieto údaje použiť na zmenu a zlepšenie svojich procesov. Vytvorte proces zhromažďovania spätnej väzby, ktorú dostanete na jednom mieste, potom odložte čas na každý mesiac alebo dva, aby ste analyzovali údaje a vytvorili plán na implementáciu a sledovanie vylepšení.
Nakoniec efektívna komunikácia môže byť jednou z najdôležitejších zručností, ktoré používate vo svojom podnikaní. Ak vaše komunikačné zručnosti môžu využiť nejaké jemné ladenie, potrebujete čas analyzovať, ako komunikujete, a výsledky vašej komunikácie. Potom sa zamerajte na spôsoby, ako to môžete vylepšiť v priebehu času. Možno vás prekvapí, koľko mení vaše vzťahy so zamestnancami, klientmi a kolegami k lepšiemu.