Odpovedzte na svoj telefón s dobrým telefonickým pozdravom.
Napríklad, keď odpoviete na telefón, povedzte niečo také: "Cypress Technologies." Susan hovorí: "Ako vám môžem pomôcť?" To nielen umožňuje, aby volajúci vedel, že sa dostali do podnikania, ale kladie si svoju povinnosť odpovedať na otázku, šetriť čas na prieskumné otázky ako "Je to Cypress Technologies?" A nečinný chit-chat.
Zamyslite sa a uprednostňujte, ako hovoríte.
Je práve teraz alebo neskôr hovor najlepšie spracovaný? Mnohé z telefónnych hovorov, ktoré podnikatelia dostanú, sú rýchle otázky, ktoré možno ľahko odpovedať, napríklad: "Ako neskoro ste otvorení?" Ale iné zahŕňajú zložitejšie a časovo náročnejšie odpovede. Ak je to tak, povedzte volajúcemu tak, a opýtajte sa, kedy by bolo vhodné ju zavolať späť, aby ste o tom diskutovali.
Použite parafrázovanie a zhrnutie, aby sa telefónne hovory udržali na ceste.
Ak hovoríte s niekým z telefónu, ktorý sa zdá, že chce, aby sa rozprával alebo odviedol od veci, povedzte niečo ako: "Takže to, čo som počul, že hovoríte, je ..." alebo "Takže kľúčové body sú ..." alebo "Je (vložte súhrn) správny prehľad toho, čo ste hovorili?" Je ťažké sa rozprávať s niekým, kto odmieta hovoriť.
Zatvorte každú výzvu so súhrnom akcie, ktorú ste vy a volajúci dohodli
Zatiaľ čo vo väčšine prípadov to bude trvať len niekoľko sekúnd, môže vám ušetriť veľa času tým, že sa vyhnete chybám a potrebujete skontrolovať. Napríklad po rozhovore, počas ktorého ste dohodli schôdzku s klientom , môžete povedať: "Dobre.
Stretneme sa s vami vo vašej kancelárii na mieste (vložte miesto) o zajtrajšok o 10:00 a my spoločne prevezmeme vzorky. "
Uchovávajte správu telefónov, aby ste mohli počas hovoru získať podrobnosti.
Nie je to len dobré riadenie času v tom čase, pomáhate tým, aby ste sa sústredili na hovor, ale pomoc pri riadení času neskôr, ak potrebujete nájsť a / alebo skontrolovať podrobnosti o konkrétnej konverzácii.
Dajte svojim klientom a zákazníkom možnosť e-mailu
Mnohí z nich použijú e-mail na kontaktovanie namiesto telefonovania, ak vedia, čo je vaša e-mailová adresa. Uistite sa, že e-mailová adresa vašej spoločnosti je viditeľná na vašich vizitkách a na vašich webových stránkach, ak ich máte. Ak máte svoje e-mailové adresy, pošlite e-mail svojim súčasným klientom a zákazníkom, pričom spomeňte na možnosť elektronickej pošty a prezentujte ju ako spôsob, ako zlepšiť komunikáciu.
Používajte technológiu na správu času, ktorý strácate prijímaním telefonu
Prinajmenšom vaša firma by mala mať záznamník a hlasovú poštu. Nastavte ich pomocou vhodných obchodných skriptov a použite ich na to, aby vám odpovedali na telefón, keď ste mimo kanceláriu alebo potrebujete pracovať na niečom neprerušenom. Potom naplánujte čas odpovedať na tieto telefónne správy každý deň. Pokiaľ ide o časové riadenie, získate cenný čas spoločným zoskupením telefonických hovorov.
Ak prevádzkujete podnik založený na domácnosti, získajte samostatný telefón alebo linku
Musíte mať druhý telefón "iba pre firmy" s vlastným záznamníkom a / alebo hlasovou schránkou iba na obchodné účely. Nielenže je to viac profesionálne, ale ušetrí vám čas potrebný na prekonanie správ a určenie, ktoré z nich súvisia s podnikaním.
Je vždy najlepšie, aby osoba prijala telefón
Zariadenie Interaktívna hlasová odozva (IVR) s automatickým zdvihnutím alebo zhoršením zariadenia je skutočným vypnutím, ktoré vás bude stáť, keď sa ľudia neobťažujú opustiť správy alebo zavolať späť. Ak prijímanie hovorov počas vášho dňa trvá príliš veľa času, zvážte prenájom recepčného alebo profesionálneho odkazovača, aby vám telefón odpovedal. Náklady na to, aby ste niekoho urobili, môžu byť viac ako kompenzované zvýšením produktivity a lepším predajom .
Uchovávajte písomný skript najčastejšie položených otázok, ktoré ste zadali v telefóne.
Šetrí vás a vašim zamestnancom čas, ak nemusia hľadať odpovede, ani nerozmýšľali o tom, ako pri odpovedaní na telefón odpovedať na konkrétnu žiadosť.
Tipy na telefónne zhrnutie
Pamätajte na to, že telefón má byť obchodným nástrojom, nie rušivým časom, ktorý sa riadi vaším pracovným dňom. Zaobchádzanie s vašimi prichádzajúcimi telefónnymi hovormi podľa týchto tipov na časové riadenie vám pomôže lepšie spravovať čas, zvýšiť produktivitu a vrátiť telefón späť na svoje správne miesto.