Ako delegovať a rozširovať svoje malé firmy
Ako plynie čas, majiteľ malého podniku, ktorý naďalej robí všetko samého, zasiahne to, čo nazývam úspešným bodom zastavenia. Kým nie je vytvorený tím a niektoré z každodenných úloh a zodpovedností podnikového manažmentu sú delegované, podnikanie nemôže rásť a majiteľ firmy bude pravdepodobne nadmerne rozvinutý a veľmi frustrovaný.
Existuje veľa rozhodnutí a procesov, ktoré treba zvážiť, keď príde čas vybudovať tím a delegovať, a mali by byť prijaté kroky na začiatku procesu, aby sa zvýšil jeho účinok. Tu je sedem najlepších tipov pre efektívnu delegáciu, aby ste sa dostali na správnu cestu.
1. Najprv analyzujte svoje potreby
Keď viete, čo delegovať a kto potrebujete vo vašom tíme efektívne, potrebujete jasný obraz o všetkom, čo máte na tanieri. Najlepší spôsob, ako zistiť, kde sa váš čas ide, najmä čas, ktorý sa deje tam, kde by nemal byť, je sledovaním vášho času - celého času, a to ako fakturovanej, tak aj nedobytnej práce.
Ak ste sledovali všetko, čo robíte počas vášho pracovného dňa, stavím sa, že by ste boli prekvapení, keď uvidíte, kde sa deje váš čas a čo sa kvalifikuje ako vaše najväčšie obdobie odtoku. Toto samo o sebe môže byť silným nástrojom na identifikáciu potenciálnych úloh, ktoré je potrebné delegovať, a dokonca aj úlohy, ktoré je potrebné odstrániť z vášho podnikania.
2. Preskúmajte svoje možnosti
Delegácia môže mať mnoho rôznych foriem a každá možnosť závisí od vášho podnikania a vašich potrieb. Najefektívnejší systém delegovania je ten, ktorému môžete dôverovať a bude rásť a meniť, ako vaše potreby rastú a menia.
Dve z najbežnejších možností delegovania zahŕňajú zamestnávanie zamestnancov a outsourcing nezávislému dodávateľovi, ako je napríklad virtuálny asistent .
Existuje veľa aspektov, ktoré je potrebné zvážiť pri rozhodovaní medzi zamestnancom a nezávislým dodávateľom.
3. Dokument Všetko
Skôr než začnete delegovať, budete musieť začať sledovať všetky informácie, vedomosti a procesy, ktoré robia vašu firmu ako dobre naolejovaný stroj. Môže to byť problém, pretože pravdepodobne často o týchto údajoch nemyslíte; stačí urobiť to, čo treba urobiť. Je však dôležité mať komplexnú a jasnú dokumentáciu, aby bolo možné účinne delegovať.
Vo všeobecnosti by všetky vaše procesy a systémy mali obsahovať jasné písomné zhrnutie, aby každý budúci člen vášho tímu mohol skákať a vyzdvihnúť tam, kde ste skončili. Tieto procesné dokumenty a akékoľvek ďalšie potrebné informácie by mali byť umiestnené na centrálnom mieste, ktoré je prístupné každému.
4. Vytvorte plán prioritného priradenia
Po zdokumentovaní vašich procesov a vytvorení systému na zdieľanie týchto informácií budete musieť premyslieť svoje najdôležitejšie priority delegácie a ako priradíte, sledovať a spravovať delegované dielo.
Zamerajte sa najprv na svoje najväčšie priority. Zoznam možných položiek delegovania s vysokou prioritou môžete nájsť tak, že odpoviete na tieto dve jednoduché otázky:
- Potrebuje sa to teraz dokončiť?
- Musím túto úlohu urobiť sám alebo môže niekto iný?
5. Používajte technológiu
Technológia môže zjednodušiť delegovanie a pomôcť tímam prekonať mnohé výzvy. A všetky tímy môžu využívať technológie , či už ide o zdieľanie súborov, plánovanie alebo dokonca on-line príležitosti na školenie.
Ak vytvárate virtuálny tím s členmi v rôznych geografických oblastiach, technológia môže mať pocit, že všetci členovia tímu sedia v tej istej miestnosti. Preskúmajte technológiu, ktorú máte k dispozícii pred delegovaním, aby ste mohli vytvoriť systém, ktorý uľahčí zdieľanie informácií a spoluprácu.
6. Komunikujte dobre a často
Dobrá komunikácia je nevyhnutná pre každý typ tímu. Bez nej neexistuje tím. Pokiaľ ide o efektívne delegovanie, komunikácia musí byť nielen jasná, stručná a dôsledná, ale musíte tiež zabezpečiť, aby každý člen tímu mal prístup k rovnakým informáciám.
Jedným zo spôsobov, ako to dosiahnuť, je naplánovanie priebežných stretnutí tvárou v tvár alebo telekonferencie zamerané na tím , ak sú vaši členovia tímu na rôznych miestach. Tieto stretnutia by sa mali zamerať na spoluprácu, zdieľanie informácií a budovanie tímov. Je tiež dôležité, aby ste zostali dostupní počas stretnutí tímov, aby ste odpovedali na otázky, poskytovali poradenstvo a pomohli vyriešiť problémy v prípade potreby.
7. Kultivujte dôveru
Dôvera je jedným z najdôležitejších faktorov, pokiaľ ide o delegovanie, a to ide aj v oboch smeroch. Musíte veriť, že členovia tímu dokončia prácu, za ktorú sú zodpovední, a členovia tímu musia dôverovať, že im dávate všetky informácie, ktoré potrebujú na vykonanie práce, a že budete k dispozícii na ich zálohovanie, keď nevyhnutné.
Tím založený na dôvere môžete vytvoriť:
- Vzájomné rešpektovanie
- Počúvanie a počúvanie toho, čo hovoria ostatní
- Zameranie na dôslednú komunikáciu
- Poviete, čo budete robiť a robíte to, čo hovoríte
- Byť čestný
Efektívne delegovanie môže byť odpoveďou pre majiteľa malého podniku, ktorý je časovo náročný a snaží sa nájsť čas na rozširovanie svojho podnikania. A keď prijmete opatrenia na to, aby ste sa usilovali o efektívny proces delegovania, nie ste len časom sa sústrediť na svoje najdôležitejšie obchodné aktivity, ale zmierňujete určitý tlak, že stále robíte všetko sami.