Ako funguje proces
Proces vzťahov s dodávateľmi zvyčajne začína vytvorením RFP / RFQ alebo iného dokumentu, na ktorý dodávatelia odpovedajú, aby podnik objektívne zhodnotil schopnosti a zdroje dodávateľov.
Keď sa vyberie ten najlepší dodávateľ pre danú úlohu , začne proces prejednávania zmlúv, ktorý načrtne všetky usmernenia o výkone a očakávania, že dodávateľ bude právne zaviazaný dodržiavať.
Po dohodnutí zmluvných podmienok kupujúcim a predávajúcim sa vykoná záväzná dohoda, v ktorej sú zhrnuté vzájomné očakávania, najmä pokiaľ ide o časté monitorovanie a meranie výkonnosti dodávateľov. Pravidelná a častá komunikácia je potrebná na zabezpečenie úspešného procesu riadenia dodávateľov
Monitorovanie výkonnosti dodávateľa
Ako je uvedené v Príručke najlepších postupov pre správu dodávateľov , jedným z kľúčových výkonnostných kritérií je proces sledovania výkonnosti dodávateľa. Aby ste to dosiahli, je potrebné mať k dispozícii tabuľku výsledkov správy dodávateľov. Bez ohľadu na veľkosť podniku by mala karta s výsledkami manažmentu dodávateľa spĺňať tieto kritériá:
- Výsledková karta by mala merať kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI), ktoré dodávateľ viaže. Jednoduchým spôsobom, ako vytvoriť tento zoznam, je použitie zmluvných podmienok dodávateľa ako zoznam meraných položiek. Inými slovami, stavať na úsilí, ktoré sa použilo na vypracovanie podmienok zmluvy, aby sa vytvoril zoznam najdôležitejších položiek, ktoré sa majú merať pomocou hodnotiacej tabuľky.
- Hodnotiaca tabuľka by mala byť ľahko použiteľná všetkými zamestnancami, ktorí potrebujú komunikovať s týmto nástrojom. Nezáleží na tom, aký je komplexný zoznam ukazovateľov výkonnosti, ak je nástroj príliš ťažkopádny a používateľsky nepraktický. Aj keď je výsledková karta úplná vo svojej definícii toho, čo sa má merať, ak nie je intuitívne, nikto ju nepoužije - čo porazí účel mať tabuľku výsledkov.
- Výsledková karta by mala mať zodpovedajúci časový rozvrh a súbor medzníkov, ktoré sú v súlade s ukazovateľmi výkonnosti. To znamená, že výkon je funkciou oboch časov, ako aj kvality. Tieto dva sa navzájom nevylučujú a výsledková tabuľka by mala byť časom, rovnako ako kvalitný výkon.
- Záznamová karta by nemala byť prekvapením, že podnik sa zrazu rozhodne používať s dodávateľom, ak zistí, že predávajúci je nedostatočne výkonný. V ideálnom prípade je predajca upozornený, že ich výkon bude sledovaný a meraný počas trvania zmluvy. Meranie bude založené na konzistentných a pravidelne naplánovaných auditoch alebo hodnoteniach, ktoré sú dohodnuté oboma stranami. Toto uvedomenie by sa malo vytvoriť počas fázy rokovania o zmluve o vzťahu predajcu.
- Údaje, ktoré sú zhromažďované a analyzované pomocou tabuľky výsledkov, by sa mali použiť na sledovanie s dodávateľom. Aké dobré sú presné údaje o výkonnosti dodávateľov, ak podnik nekoná s dodávateľom závery na základe záverov o výkonnosti dodávateľa, ktoré boli zobrazené a poskytli prehľad o výsledkovom hodnotení.
V závislosti od veľkosti podniku možno jednoducho na tento účel postačí jednoduchá tabuľka tabuľky manažmentu dodávateľa. V prípade väčších firiem je k dispozícii mnoho komerčne dostupných hodnotiacich kariet dodávateľov.