Čo robiť pred odchodom na sviatky
Pri príprave kancelárie pred zatváraním na sviatky je potrebná starostlivá príprava. Správne zasielanie správ zabezpečí, že vaši zákazníci, predajcovia a zamestnanci môžu plánovať vypnutie a to znamená, že nebudete musieť riešiť veľa rozhorčených sťažností pred a po prestávke. To by malo zaistiť bezstarostnú dovolenku a zaslúžený odpočinok.
Tu je jednoduchý kontrolný zoznam krokov od nastavenia prázdninových správ až po resetovanie termostatov, ktoré vám umožnia hladkú a ziskovú dovolenku.
01 - Informujte zamestnancov, zákazníkov a dodávateľov
Môžete oznamovať zákazníkom prostredníctvom svojho webu a automatizovanú sprievodnú správu vo vašom telefónnom systéme.
Dodávatelia (najmä tí, ktorí majú opätovne zaslaný program) by mali byť informovaní prostredníctvom e-mailu, telefónu alebo bežnej pošty.
02 - Upozorniť bezpečnostný personál alebo služby
Informujte svoj bezpečnostný personál alebo bezpečnostnú službu o nadchádzajúcich termínoch. Uistite sa, že poskytovatelia zabezpečenia majú aktualizovaný zoznam núdzových kontaktov, ktorý obsahuje kontaktné informácie vrátane telefónnych čísel pre vás a vašich kľúčových zamestnancov. Mali by vedieť, koho kontaktovať v prípade bezpečnostného problému, a to aj vtedy, keď je kancelária zatvorená pre podnikanie a ktorá je oprávnená byť v budove počas vypnutia.
03 - Zmena automatického pozdravu účastníka
Týždeň alebo dva pred uzávierkou zaznamenajte automatizovaný pozdrav v telefónnom systéme, ktorý vysvetľuje, že kancelária bude uzavretá dlhšiu dobu. Uveďte dátum, kedy sa zatvoríte a kedy budete očakávať opätovné otvorenie. Tesne pred odchodom zaznamenajte druhý automatizovaný pozdrav, ktorý zdôrazňuje, kedy sa vrátite, a ak je to vhodné, volajúcim by ste mali vo vašej neprítomnosti nasmerovať akékoľvek otázky.
Ak poskytujeme služby tiesňového volania, napríklad vykurovanie a chladenie, inštalatérske práce alebo iné dôležité služby zákazníkom, uistite sa, že volajúcim, ako sa dostať do vášho záznamníka alebo vášho mobilného telefónu v prípade núdze.
04 - upozornenie na službu odpovedania
Oznámte službe odkazov dátumy, kedy bude kancelária zatvorená, a aktualizujte zoznam kontaktov s telefónnymi číslami zamestnancov, ktorí budú volať. Uistite sa, že vedia, kto má kontaktovať v konkrétnych situáciách. nechcete, aby správcovia najvyššej úrovne upozornili napríklad na problém s doručením.
05 - Zmena hlasovania pozdravov
Ak váš telefónny systém umožňuje zamestnancom prijímať externé hovory na svojich pokladniach, poučte ich, aby zaznamenali správu "zatvorené pre sviatky" alebo "mimo kancelárie", ktoré dáva volajúcemu základné informácie o zatvorení. Zamestnanci by mali umožniť volajúcim vedieť, kedy sa vrátia do kancelárie a čo robiť, ak potrebujú okamžitú pomoc, keď je kancelária zatvorená. Vo väčšine prípadov nechcete, aby zamestnanci poskytovali osobné kontaktné informácie.
06 - Znížte termostaty, vypnite kancelárske zariadenia
Úspora energie a peňazí nastavením alebo preprogramovaním termostatov počas vypnutia. Budete prekvapení úsporami nákladov, ktoré môžete získať, a to môže byť dobrá PR príležitosť; ukazujú, že vaša spoločnosť sa zaviazala k zachovaniu zdrojov.
Môžete tiež šetriť energiu a peniaze tým, že vypnete všetky nepodstatné kancelárske zariadenia, vrátane stolových svetiel, kopírovacích strojov, tlačiarní a počítačov.
07 - Záložné servery
Ak máte počítače a servery, uistite sa, že cyklus zálohovania funguje správne pred a po vypnutí. Znížte svoju expozíciu voči katastrofe tým, že plánujete zálohovanie mimo pracoviska pre skoré vyzdvihnutie, a nie čakať na opätovné otvorenie podniku. Toto je oblasť, v ktorej chcete mať v prípade problému jasné pokyny, pre koho sa môžete obrátiť. Preto sa uistite, že správca vašej odpovede je správne informovaný.
08 - Nevypínajte
K dispozícii je niektoré kancelárske vybavenie, ktoré by ste nemali vypínať, vrátane:
- Faxové prístroje
- Telefónny systém
- Servery a záložné systémy
- Chladiace jednotky
- Bezpečnostné systémy