Majitelia firiem často spravujú svoje vlastné účtovníctvo z mnohých dôvodov, ktoré zahŕňajú strach z delegovania citlivých finančných informácií, chcú mať úplnú kontrolu a udržiavať štíhle náklady na zamestnancov. Tieto dôvody, aj keď sú určite platné pre začínajúce podniky a menšie operácie, rastú čoraz neprakticky, keď rastú vaše podniky. Niektorí majitelia delegujú účtovnícke povinnosti dôveryhodným rodinným príslušníkom alebo zamestnancom, no najúspešnejší a dômyselní podnikatelia sa rýchlo učia, že účtovníctvo a financie sú životnou silou podnikania a zaslúžia si profesionálny manažment od kvalifikovaných finančných špecialistov.
Tri hlavné pozície finančného manažéra vo väčšine podnikov sú účtovník, účtovník, riaditeľ a finančný riaditeľ alebo finančný riaditeľ.
Ako vlastník firmy môžete sami zaobchádzať s povinnosťami týchto pozícií alebo ich poveriť zamestnancom alebo dôveryhodným spolupracovníkom, ale keďže podnikanie splatí, väčšina vlastníkov zisťuje, že profesionáli pri nábore vytvárajú pevné výhody z hľadiska nákladov a zároveň uvoľňujú majiteľov, aby sa sústredili na jadro obchodné otázky. Výsledky účtovníckych profesionálov zahŕňajú - ale nie sú obmedzené na - nasledujúce obchodné výhody:
- Nájdenie úspory nákladov vo výrobnom procese, v dodávateľských vzťahoch, kancelárskych operáciách a riadení zamestnancov
- Úspora peňazí z daní
- Riadenie neustále sa rozširujúceho objemu interných dokumentov a externých správ
- Navrhovanie finančnej bezpečnostnej siete zmierňovaním rizík v oblasti poistenia, riadenia zásob, diverzifikácie a hodnotenia fiškálnej hrozby
- Plánovanie rozšírení
- Spracovanie miezd
- Zjednodušenie operácií a maximalizácia ziskov
- Vyhýbanie sa pokutám, sankciám, nižším úverovým ratingom a úrokovým nákladom, ktoré vyplývajú z chýbajúcich termínov, nesprávnym výpočtom miezd, zabudnutím platiť účty a chýbajúcimi časovo citlivými obchodnými príležitosťami
Väčšina firiem v skutočnosti šetrí peniaze prijímaním profesionálnych finančných pracovníkov na riadenie ich každodenných obchodných činností.
Avšak v závislosti od veľkosti vašej firmy, vášho odvetvia a iných faktorov, stačí, aby ste potrebovali účtovníka na čiastočný úväzok alebo si vyžadovali plný finančný personál, ktorý zahŕňa riadiaceho pracovníka a finančného riaditeľa. Rozhodovanie, aký finančný personál skutočne potrebuje vaše podnikanie, je komplexné rozhodnutie, ktoré závisí od mnohých faktorov. Vaše potreby sa takmer určite zmenia v priebehu času, a ak vaša firma úspešne rastie, môžete prejsť všetkými týmito pozíciami. Nasledujúce časti uvádzajú podrobnosti o tom, čo každý profesionál robí a vysvetľuje, kedy vaša firma môže potrebovať jedného alebo viacerých týchto finančných špecialistov:
Základné účtovné funkcie
Väčšina účtovníkov pracuje s reaktívnym zaznamenávaním toho, čo už bolo finančne vykonané v spoločnosti s malým alebo žiadnym vplyvom na obchodnú stratégiu. Správcovia účtovníctva pracujú na základe transakcie a zriedka rozhodujú o budúcich obchodných transakciách. Talentovaný účtovník by mohol vysvetliť vaše možnosti, viesť záznamy a aktuálne správy, identifikovať nezrovnalosti v knihách a odporučiť nápady na úsporu nákladov, ale ich hlavnou úlohou je zaznamenávať podnikanie a finančné transakcie a zostavovať správy z týchto informácií. Medzi typické každodenné úlohy účtovníka spoločnosti patrí:
- Zaznamenávanie tržieb, výdavkov, záväzkov a pohľadávok
- Monitorovanie nákladov na dodávky, kancelárske náklady, nájomné, služby a iné fixné a variabilné náklady
- Správa miezd , zrážky dane, účty dane z predaja, mzdové pokuty a poistné odpočty
- Zabezpečenie dokončenia a bezpečného uloženia základných formulárov a papierovania
- Príprava denných, týždenných, mesačných, štvrťročných a ročných správ pre manažment, vládne agentúry, akcionárov, zamestnancov a zainteresované strany
- Platba faktúr včas
- Výskum alternatívnych dodávateľov a porovnávanie nákladov
- Identifikácia problémových oblastí, ako je odpad, zlý manažment, podvody a krádeže
- Sledovacie materiály, zásoby, zásoby a ľudské zdroje
- Príprava daní a denných, mesačných alebo štvrťročných daňových vkladov pre mesto, štát, IRS, agentúry v nezamestnanosti a poisťovne
- Riadenie poistenia podnikov a zamestnancov a zdravotných plánov
- Ochrana firemných záznamov
- Získanie odhadov a nájdenie a platenie služieb a opravy ľudí
- Kontrola problémov s dodržiavaním predpisov
- Manipulácia so zákazníckymi úvermi na interné a obchodné úvery externými dodávateľmi a veriteľmi externe
Vedieť, kedy si najať účtovník
Väčšina majiteľov firiem - najmä tých, ktorí majú podnikateľský duch - sa darí na prevádzku každého aspektu svojich podnikov a účtovanie sa stalo jednoduchšie so všetkým intuitívnym softvérom, ktorý je k dispozícii. Je úplne možné, aby si majitelia firiem uchovávali knihy, ale nie je to nevyhnutne dobrý nápad, keď podnik rastie. Keď papierovanie začne kompromitovať váš časový manažment, spokojnosť práce alebo efektívnosť, je na čase zvážiť prijatie účtovníka. Možno nebudete musieť najať zamestnanca na plný úväzok a dokonca môžete externalizovať všetky alebo časť účtovných prác, ako napríklad mzdy. Prijímanie účtovníka má zmysel, ak sa na Vás a vašu firmu vzťahuje niektorá z nasledujúcich otázok:
- Skutočne nerozumiete účtovníctvu, ale veríte, že softvér vám povie všetko, čo potrebujete vedieť.
- Nie ste oboznámení s daňovým kódexom a stratégiami daňového úniku.
- Vaša firma zažije rýchly rast v krátkom čase.
- Investori, veritelia alebo akcionári chcú profesionálne pripravené správy.
- Trávite viac času robiť knihy, než generovanie predaja alebo nového podnikania.
- Chystáte sa rozšíriť na iný región, priemysel alebo skupinu produktov.
- Chcete nakupovať, predávať alebo obchodovať s aktívami.
- Boli ste informovaní, že vaše knihy budú kontrolované.
Prenájom účtovníka nemusí byť bolestivý proces, pretože môžete začať outsourcingom práce profesionálnej účtovnej firme. To je obzvlášť účinná stratégia, ak nie ste oboznámení s účtovníctvom, prenájom účtovníka alebo audítorov alebo žiadateľov o finančnú prácu.
Kedy zvážiť prenájom riadiacej jednotky
Kontrolóri, ktorí sa niekedy nazývajú kontrolóri, dohliadajú na správcov účtov, daňových manažérov, správcov úverov a iného účtovného personálu, pričom podávajú správy priamo CFO, generálnemu riaditeľovi alebo majiteľovi firmy. V menších spoločnostiach môže byť kontrolór jediným certifikovaným verejným účtovníkom vo firme alebo dohliadať na tím účtovníkov. Mnohí z týchto odborníkov riadia svoje povinnosti s pomocou úradníka, účtovníka alebo administratívneho asistenta.
Kontrolór je hlavným účtovníkom spoločnosti a je zodpovedný za zostavenie účtovných závierok, podnikateľských plánov, rozpočtov, daní, certifikácie dodržiavania súladu a špeciálnych projektov, ako je plánovanie krátkodobých a dlhodobých obchodných stratégií, obchodné akvizície, predaj aktív, fúzie a zabezpečenie financovania alebo investorov. Považovaní za finančného manažéra na strednej úrovni, kontrolóri vykonávajú zvyčajne nasledujúce úlohy:
- Správa finančného personálu.
- Podpísať kontroly a mať fiduciárnu zodpovednosť za prevádzku spoločnosti.
- Odhláste finančné výkazy a dokumenty.
- Zaviesť finančné pravidlá a postupy spoločnosti.
- Vytvorte prehľady pre internú kontrolu.
- Zaobchádzajte s politikami poistenia a riadenia rizík.
- Chráňte majetok spoločnosti.
- Pripravte, monitorujte a aktualizujte rozpočty.
- Spearhead prípravy na verejné ponuky.
- Informujte vlastníkov a manažérov o finančných trhoch, trendoch a najlepších postupoch.
- Vypracujte proaktívne daňové stratégie.
- Vyberte a spravujte účtovný softvér.
- Sledujte zbierky.
- Zaoberajte sa otázkami ľudských zdrojov, ako je udržiavanie záznamov zamestnancov.
- Vzdelajte zamestnancov o zamestnaneckých výhodách a obchodných povinnostiach.
Znaky, ktoré označujú vašu firmu, potrebujú kontrolór
Čím väčšia je vaša firma, tým väčšia je pravdepodobnosť, že budete potrebovať viac ako len účtovník. Ak máte akcionárov alebo správnu radu, ktorá pozostáva z ľudí, ktorí nie sú priateľmi, blízkymi spolupracovníkmi a rodinou, ktorú ste vymenovali, zamestnávanie kontrolóra je zdravá obchodná prax, ktorá chráni vašu spoločnosť a majetok. Vo všeobecnosti sa kontrolór zameriava na účtovníctvo, zatiaľ čo CFO sa zameriava na strategické financovanie.
Pri rozširovaní zainteresovaných strán spoločnosti zabezpečuje kontrolór taktické riadenie výkazníctva a personálny dohľad nad účtovnými záležitosťami, zatiaľ čo CFO hospodári s finančným plánovaním a nesie zodpovednosť za kontrolóra a účtovný tím. Väčšina malých firiem si nemôže dovoliť riadenie na plný úväzok, ale vzhľadom na to, že podnikanie rastie, nemôžete si dovoliť pracovať bez riadiaceho pracovníka, aj keď pracuje na čiastočný úväzok alebo na základe poradenstva.
Kedy si najať finančného riaditeľa
Finanční riaditelia pracujú nad rámec prísnych obmedzení tým, že sa zúčastňujú na všetkých obchodných rozhodnutiach a obhajujú najlepšie finančné záujmy organizácie. Ako každý skúsený podnikateľ alebo vlastník firmy vie, prísne finančné hodnotenia sú len jedným z obchodných cieľov úspešnej spoločnosti. Iniciatívy, ktoré prinášajú silné zisky, by mohli spoločnosť ľahko oslabiť so zákazníkmi, ktorí nemajú radi platenie vysokých cien za menej kvalitné výrobky alebo verní klienti, ktorí kladú väčšiu váhu na ciele, zásady, environmentálne záväzky alebo prevádzkové techniky spoločnosti.
Najlepší finanční riaditelia posudzujú nielen náklady na podnikanie, ale aj riziká a hrozby, ktoré môže podnik vzniknúť. Ako vysokopostavení dôstojníci, CFO pracujú s vlastníkmi, predstavenstvami, vrcholovým manažmentom a ďalšími kľúčovými zainteresovanými stranami a zohrávajú kľúčovú úlohu vo výskume a vývoji, dohľade nad spoločnosťou, dodržiavaní predpisov a každodenných operáciách. Ďalšie povinnosti CFO zahŕňajú:
- Riadenie spoločnosti prostredníctvom fúzií, akvizícií, verejných ponúk a zmien v podnikovej štruktúre a činnosti
- Riadenie veľkých obchodných expanzií na nové trhy
- Podporovať správne finančné postupy pri komplexnom rozhodovaní
- Správa aktív a finančných vzťahov s viacerými zainteresovanými stranami
- Zjednodušenie operácií
- Hodnotenie a riadenie finančných rizík
- Plánovanie krátkodobých a dlhodobých finančných cieľov
- Interpretácia trhových údajov z viacerých finančných ukazovateľov a obchodných trendov
- Pochopenie dôvodov, prečo obchodné trhy vykonávajú svoju činnosť
- Určenie spôsobu investovania podnikových aktív
- Prognózovanie trendov na trhu a spôsob, akým ich spoločnosť môže využiť
Každá časť spoločnosti sa vo veľkej miere spolieha na spoločné povinnosti svojho finančného riaditeľa: kontrolný dohľad, riadenie pokladne a plánovanie a prognózovanie kritických finančných záležitostí.
Postupne náročnejšie potreby finančného riadenia
Malé až stredne veľké podniky majú rastúce potreby v oblasti účtovníctva a účtovníctva. Vlastníci alebo určení členovia tímu často spravujú účtovanie malých a začínajúcich podnikov pomocou účtovného softvéru. Napokon však väčšina firiem rozhodne, že najímanie profesionálnych účtovníkov - či už plne alebo čiastočne, alebo interných alebo outsourcovaných - oslobodzuje zamestnancov od základných obchodných povinností a podporuje väčšiu presnosť, lepší súlad a lepší dohľad. Správny účtovník zabezpečuje, aby sa správy predkladali včas a pomáhajú spoločnostiam identifikovať stratégie šetrenia nákladov, podvody, krádeže a odpad.
S rastom vašej firmy a nárastom nárokov na váš čas môžete zistiť, že potrebujete finančný personál, ktorý je pod dohľadom kontrolóra alebo finančného riaditeľa, aby riadil čoraz zložitejšie financie spoločnosti. Medzi vaše možnosti patrí prenájom práce na plný úväzok, interných pracovníkov alebo outsourcing účtovníctva a finančné povinnosti pre profesionálnu účtovnú službu. Obidve možnosti sú rovnako platnými spôsobmi, ako posilniť finančnú silu vašej firmy, ale mnohé malé a stredné podniky využívajú výhodu prijímania poradcov podľa potreby, aby sa vyhli vysokým nákladom na zamestnávanie profesionálov na plný úväzok.