Ako robiť odchádzajúce telefonické hovory produktívnejšie a trvať menej času
Ale čo keď môžeme len zavolať a hovoriť s ľuďmi, s ktorými sme chceli hovoriť, povedať, čo chceme povedať a pokračovať ďalej?
Predstavte si, o koľko by sme mohli byť produktívnejší a koľko času budeme musieť robiť iné veci.
No, môžeme - a všetko, čo je potrebné, je trochu prípravu vopred.
Tipy na telefonovanie s časom pre odchádzajúce hovory
- Či už sú to dodávatelia , pravidelní zákazníci alebo dodávatelia , mnohí z nás volajú rovnakých ľudí opakovane. Udržujte svoje kontaktné informácie aktualizované s časovo úspornými podrobnosťami, aby ste nestrácali čas tým, že ste sa pokúšali osloviť ľudí, ktorí nie sú k dispozícii.
Napríklad, ak viete, že určitá osoba, ktorú chcete osloviť, má každý deň obed od 1 do 14 hodín, prečo strácať čas tým, že sa jej snažím počas tejto doby nazývať? - Naprogramujte čísla pre tých, ktorých voláte pravidelne do svojho telefónu. Som prekvapený ľuďmi, ktorí to neurobili, pretože čas, ktorý ušetríte, keď nezhliadnete čísla ani ich dierujete, je rovnako úžasný.
- Naplánujte odchádzajúce hovory. Predtým, než zavoláte, zaznačte hlavný cieľ hovoru a kľúčové body, ktoré chcete pokryť. To vám pomôže držať sa v bode, keď ste na telefóne, a uistite sa, že zakryjete všetko, čo chcete pokryť, čo vám ušetrí čas počas hovoru a vyhnete sa opätovnému volaniu, pretože ste na niečo zabudli.
- Ak voláte niekoho, kto je zadaný do vašej databázy kontaktov, počas telefonovania máte všetky informácie o osobe, ktorú voláte pred sebou. Či už používate stolný počítač, mobilné zariadenie alebo Rolodex, je to skvelá pomôcka v pamäti počas hovoru. Navyše, ak nemusíte hľadať niečo také, ako je meno manžela klienta, budete mať možnosť vytvárať poznámky počas hovoru, čím ušetríte ešte viac času.
- Samozrejme, ak chcete v priebehu hovoru robiť poznámky (alebo urobiť niečo iné, keď hovoríte na telefóne), potrebujete dobrý hlasitý odposluch alebo headset. Uvoľnenie rúk môže uvoľniť veľa času.
- Ak sa dostanete k odkazovému záznamu alebo hlasovej pošty, ponechajte kompletnú správu, ktorá dáva dvakrát vaše telefónne číslo a uvedie dôvod, prečo voláte . Napríklad: "Toto je Susan Ward na (telefónne číslo), volám, aby som diskutoval o odhade vášho projektu." Dnes odpoledne ma môžete kontaktovať na telefónnom čísle. "
Uvedenie svojho čísla dvakrát dáva príjemcovi správy oveľa väčšiu šancu na to, aby to bolo správne a aby ste ho zapísali bez prehrávania správy. - Nepodávajte telefónnemu nátlaku . Keď sa pokúšate osloviť niekoho a nie ste, je lákavé zavolať - možno každú pol hodinu! Ale ak necháte správnu správu, nie je potrebné strácať čas tým, že ponecháte opakované správy (a vyplníte záznamník telefónu alebo hlasovú poštu). Dajte osobe, ktorej voláte, primeraný čas na zavolanie späť, napríklad do nasledujúceho pracovného dňa.
- Naplánujte svoje telefonické hovory a zoskupte ich do jedného bloku, ak je to možné. Väčšina z nás nie je taká dobrá v multitaskingu a stráca veľkú produktivitu, keď sa točíme z jednej úlohy na druhú. Ak máte v daný deň tucet volaní, je efektívnejšie robiť ich všetky za hodinu, než urobiť jednu alebo dve, a potom vykonať ďalšie tri hovory o hodinu neskôr a ďalšie dve hovory po 45 minútach.
- Ak je to možné, rezervujte odchádzajúce telefónne hovory. Ak to nebude rýchly hovor, keď prvýkrát zavoláte niekomu, predstavte sa, povedzte mu, prečo voláte, a potom sa ho opýtajte, či je vhodný čas na rozhovor, alebo či by si radšej zarezervovala čas na diskusiu , Potom zaistite, aby ste ju v tej dobe zavolali. To vám môže nielen ušetriť čas na mieste, ale ušetriť čas, keď zavoláte späť, pretože budete obaja pripravení diskutovať o probléme, o ktorom ste pôvodne hovorili.
- Ak je to možné, uskutočnite svoje odchádzajúce telefonické hovory v "hlavnom čase". Výskum ukázal, že skoro ráno je vo svojich kanceláriách viac ľudí a je možné ich dosiahnuť medzi 8.00 a 11.00 hod