Dodávatelia plánovania večierkov, ktorí by mali vedieť o každej udalosti

by Rob tvrdo

Najlepší plánovač udalostí zostáva aktuálny s trendovými udalosťami v danej oblasti od hotelov až po strediská reštaurácií . Najdôležitejšie je, že vytvárajú dobré, dokonca priateľské pracovné vzťahy s manažmentom predaja a stravovania na týchto miestach, pretože obaja pomôžu urobiť alebo zlomiť udalosť. Takéto vzťahy sa stanú tiež cennými pre budúce udalosti a dúfam, že vaša práca prinesie vynikajúcu udalosť.

Rovnako, každý plánovač udalostí (či už nezávislý alebo najatý ako plánovač stretnutia v organizácii) by mal mať osobnú obchodnú sieť dodávateľov a dodávateľov dôveryhodných udalostí, ktoré je možné prijať na rôzne podujatia.

Táto sieť nielenže obmedzí čas na vyhľadávanie tých dodávateľov, ale plánovač udalostí sa naučil spolupracovať s týmito spoločnosťami a jednotlivcami s cieľom získať pre svojich klientov najlepšie služby. Nakoniec, vytváranie sietí je neuveriteľne dôležité v oblasti stretnutí a podujatí.

Pokiaľ ide o sprostredkovanie, vaša sieť (alebo jej nedostatok) môže znamenať rozdiel medzi vylodením práce a pozeraním sa na súťaž. Tu sú dodávatelia služieb podujatí, dodávatelia a dodávatelia, ktorých každý veľký plánovač udalostí má mať vo svojej sieti.

01 - Správcovská spoločnosť určenia (DMC)

Cieľová spoločnosť na riadenie destinácií (DMC) sa môže objaviť na povrchu ako konkurenta miestneho plánovača podujatí, pretože sa zameriava na udržiavanie vzťahov so všetkými miestnymi miestami a službami v oblasti pohostinstiev, no v skutočnosti môžu byť vynikajúcimi partnermi pre plánovačov udalostí.

Pri plánovaní udalostí mimo mesto alebo mimo vašej oblasti expertízy sa dobrý DMC môže stať vášm najlepším priateľom a najbližším spojencom. Ich vzťahy a rozsiahle miestne vedomosti často pokrývajú všetky aspekty plánovania udalostí. DMC sa zvyčajne najali, aby pomohli naplánovať a realizovať všetky offsite a večerné aktivity.

02 - komunikačný konzultant

Obrovské množstvo informácií musí byť oznámené klientom a hosťom, ale mnohí plánovači udalostí nemajú jedinečné odborné znalosti na vytvorenie všetkých komunikačných materiálov, ako sú pozvánky, agendy, konferenčné materiály atď.

Komunikačný konzultant vám pomôže vytvoriť šablónové materiály, ktoré budú dodržiavať vhodnú etiketu a formáty pre každý typ komunikačného nástroja.

Práca so spisovateľmi a grafikmi (alebo plnenie týchto povinností priamo) zabezpečí, aby tieto materiály obsahovali tému udalostí, správy a štandardy pre zákazníkov. Môžu dokonca pomôcť pri samotnej výrobe a tlači týchto materiálov.

03 - Návrhár kancelárskych potrieb

Čím dôležitejšia udalosť, tým väčšia flexibilita so štýlom papierových materiálov, ktoré možno použiť. Miestne alebo online kancelárske obchody majú neuveriteľné možnosti a väčšina papierov dnes môže byť vytlačená pomocou atramentovej tlačiarne, ktorá môže priniesť určité úspory nákladov.

Pokúste sa pracovať s majiteľom obchodu. Ten by mal inventarizovať stovky štýlov priamo v obchode (a mať možnosť objednať si vlastné materiály v prípade potreby). Návrhár kancelárie navrhne a pomôže spisovateľom a vytlačiť aj vaše materiály.

Stacionárny tip: Okrem klasickejších alebo tradičnejších kancelárskych potrieb a pozvánok sa uistite, že inventár obsahuje aj ďalšie unikátne možnosti.

04 - Distribútor reklamných výrobkov

Jedným z pravidiel akéhokoľvek podujatia je nikdy nechať hosťa ísť domov s prázdnymi rukami. Bez ohľadu na to, či plánujete stretnutie s klientom, seminár, konferenciu, obchodnú prehliadku, motiváciu alebo podobne, zostáva jedna vec bežná: vaši hostia by mali dostať a odovzdať domov príslušný darček.

Váš kontakt s reklamnými produktmi by vám mal poskytnúť prístup k menovkám, poznámkovým blokom, perám, ceruzkám, odevam, oceneniam a akýmkoľvek iným položkám, ktoré vy alebo váš klient máte záujem poskytnúť tým, ktorí sa zúčastňujú vášho programu.

Tip na darčeky: Vždy je najlepšie vybrať darčeky, ktoré odrážajú obraz / značku hostiteľskej organizácie. Ak je to vhodné, môžete dokonca chcieť mať možnosť označiť určité položky s logom spoločnosti alebo asociácie.

05 - Fotograf

Jedná sa o rozpočtovú položku, ktorú sa mnohí klienti chcú vyhnúť, ale skvelý fotograf zachytil podstatu udalosti alebo viacdenných programov a poskytne hosťom pamätník. Mať niekoľko skvelých fotografov vo vašej sieti môže byť obzvlášť cenné, keď ste najatý na plánovanie osobnejšej udalosti ako svadba.

Váš fotograf by mal tiež udržiavať sieť zdrojov, ako je výroba videa, A / V technici a ďalší fotografi. Fotograf, ktorý stelesňuje odborné znalosti s marketingovými zručnosťami, je ten, kto chcete vo vašej sieti. Porozumie umeleckému a obchodnému zdôvodneniu každej udalosti.

06 - Súkromná kaviareň

Nie každá udalosť sa uskutočňuje v hoteli alebo reštaurácii, kde sa automaticky poskytujú stravovacie služby. Vnútorné stretnutia a podujatia sa často plánujú v samotných organizáciách a stravovanie sa objednáva a doručuje. Niektoré z najnáročnejších miest, ako sú umelecké galérie, historické budovy alebo dokonca krásne parky, si budú vyžadovať aj služby súkromného stravovania.

Kaviareň môže mať vlastnú reštauráciu, banket alebo obchod. Okrem ponúkania množstva položiek v ponuke, ktoré oslovia všeobecné alebo etnické stravovacie zážitky, by mal ponúknuť neuveriteľné možnosti na raňajky, obed, prestávky a / alebo večere.

07 - majiteľ vína / sommelier

Váš kuchár sa pravdepodobne postará o barové potreby vašej akcie, ale plánovač udalostí bude mať svoje vlastné dôvody na zaradenie odborníka na víno do svojej siete.

Dobrý majiteľ vinárne môže poskytnúť inventár (na konzumáciu alebo zhodnotenie darov) ako priamy zdroj pre súkromné strany, ale čo je dôležitejšie, tento somelier môže pomôcť vzdelávať plánovač o víne.

Víno Tip: Ak chcete získať ďalší bonus, vypracujte si priamy vzťah s majiteľom vinárov, aby ste mohli priamo dodať svojim klientom inventár a obsahovať osobnú poznámku od vás.

08 - Chocolatier

Podobne ako v obchode s vínom, skvelá čokoláda môže naozaj urobiť plánovač udalostí vyzerajúci dobre. Všetci milujú ručne vyrábané čokoládové ganaky a hľuzovky.

Ak môžete, pracujte s miestnou čokoládou, ktorá používa všetky čerstvé ingrediencie, ale existuje veľa gurmánskych výrobcov čokolády, ktoré sa budú dodávať priamo na vašu udalosť. MarieBelle New York vytvára krásne zobrazené čokolády.

Čokoláda Tipy: Ak naozaj chcete získať fantázie, skvelé čokoláda môže obsahovať vlastný obraz na vrchole čokolády alebo dokonca vytvoriť čokoládovú sochárstvo alebo stredobod. Nie je ani zlý nápad požiadať váš kontakt, aby si udržal vaše osobné vizitky v obchode pre personalizovanú prepravu klientom.

09 - Kvetinárka

Veľké kvetinové vzory pridávajú do miestnosti farbu, sofistikovanosť a vôňu. Veľa podujatí bude obsahovať kvetinové usporiadanie ako súčasť dekorácie akcie, ako sú stolové strechy.

Dobrá kvetinárka ponúkne rôzne nápady, ktoré sa týkajú témy, farieb a rozpočtu vašej udalosti. Poradí tiež, ktoré kvety budú najlepšie držať počas trvania a teploty vašej akcie (napr. Outdoorové podujatia) a počas sezóny.

10 - Dodávateľ nájomného

Hoci väčšina miest bude udržiavať vzťahy priamo so spoločnosťou na prenájom strany, je užitočné, aby plánovač udalostí mal svoj vlastný vzťah so spoľahlivým dodávateľom prenájmu party.

Veľká udalosť môže obsahovať ľubovoľný počet položiek na ozdoby, bielizeň, podlahy, osvetlenie, audio / vizuálne zariadenia, riad, sklo, rekvizity, stany atď. Váš dodávateľ nájomnej strany môže byť tiež skvelým zdrojom, ktorý vám pomôže rozmýšľať najlepšie spôsoby, ako podporiť tému vašej udalosti.

11 - Úrad pre dohovory a návštevníkov (CVB)

Kongresová a návštevnícka kancelária (CVB) poskytne cenné informácie o destinácii podujatia, jej službách a zariadeniach. CVB šetrí čas a energiu pre každého plánovača schôdzok, keď potrebuje skúmať miestne služby. Niektoré CVB dokonca ponúkajú on-line nástroje pre projektantov na vyžiadanie informácií od zúčastnených hotelov a iných služieb a miest.

CVB je zodpovedný za propagáciu miestnej destinácie a môže všeobecne poskytovať informácie o histórii a jedinečných charakteristikách cieľa. Plánovač udalostí by mal kontaktovať CVB a jeho pracovníkov ako jeden zdroj informácií o miestnych cestách a cestovnom ruchu.