Sledovanie všetkých výdajov hotovosti
Váš účtovník alebo účtovník zaznamená všetky tieto transakcie do časopisu o hotovostných platbách predtým, ako ich zaúčtuje na hlavnú účtovnú knihu, účtovnú závierku a podobne.
Obvykle sa to robí mesačne. V niektorých podnikoch sa časopis vyplácania hotovosti kombinuje s časopisom o príjmových účtoch a označuje sa ako pokladňa.
Časopis pre vyplácanie hotovosti je dôležitým nástrojom pri správe hotovosti - majitelia firiem môžu použiť to, aby zistili, koľko peňazí bolo vyplatené a kde to bolo, vypočítať percento, ktoré sa dostalo do zásoby oproti tomu, čo šlo platiť ďalšie účty. Denník vyplácania hotovosti obsahuje kontrolné čísla kontrol, ktoré boli napísané, čo je dôvod, prečo mnoho účtovných softvérových balíkov odkazuje na časopis ako kontrolný register. Tieto balíky majú buď prednastavené formuláre pre žurnály hotovosti alebo ľahko prispôsobiteľné formuláre, ktoré vyhovujú vašim potrebám.
Nastavenie časopisu Vyplatenie hotovosti
Stĺpce sú nastavené pre každú transakciu nasledovne:
- dátum
- Skontrolujte číslo
- vysvetlenie
- Peňažný úver
- Iný kredit
- Účet bol zaúčtovaný
- Účty splatné za dlh
- Iný debet.
Stĺpce typu platby v hotovosti môžu byť špecifickejšie pre charakter podnikania. Napríklad, niektoré firmy môžu potrebovať iba jeden stĺpec na zaznamenanie sumy peňažnej hotovosti, zatiaľ čo iné potrebujú ďalšie stĺpce pre splatné účty, zľavy prijímajú hotovostné nákupy atď. Vždy by mal existovať stĺpec "iný" na zaznamenávanie súm, hlavné kategórie.
Aktualizácia iných kníh
Pravidelne, niekedy denne, riadkové položky v denníku vyplácania hotovosti sa používajú na aktualizáciu dcérskych účtovných kníh - tých, ktoré sú určené na zaznamenávanie špecifických typov účtovných transakcií. Ak je väčšina peňažných platieb poskytnutá dodávateľom na nákupy úveru, aktualizovaná kniha dcérskych účtov je účtovná kniha splatná účtom.
Účty hlavnej knihy sú mesačne aktualizované pomocou súčtov z denníka vyplácania hotovosti. Ak podnik používa vedľajšie kontrolné účty na podporu účtov hlavnej knihy, účtovanie je súčasťou systému podvojného účtovníctva .
Zúčtovanie zľavy
Časopis vyplácania hotovosti bude zahŕňať zľavy získané v stĺpci, ak existujú platby v hotovosti dodávateľom, ktorí môžu využívať zľavu, možno za predčasnú platbu. Zaznamená sa teda suma faktúry spolu s prijatou zľavou a platbou v hotovosti. Iba zľavy získané stĺpcom sú zaúčtované do hlavnej knihy.
2 Dôkazy o vysielaní
Vedenie účtovníctva a účtovníctvo môžu na konci účtovného obdobia využiť dva postupy na preukázanie toho, že informácie o časovom rozlíšení výkazu hotovosti boli správne prevedené do dcérskych účtovných kníh.
- Celkový zostatok všetkých dcérskych účtovných kníh (ak je väčšina platieb pre dodávateľov, máme na mysli zostatky na účtoch dodávateľov na účtoch, ktoré sú splatné v účtovníctve), by sa mala rovnať zostatku na riadiacom účte dcérskej účtovnej knihy v hlavnej knihe.
- Hlavná kniha by mala byť v rovnováhe, to znamená, že celkové inkasá v hlavnej knihe by sa mali rovnať celkovým kreditom.