Veľkosť a rozsah každej udalosti sa môže rýchlo zmeniť a potrebujete sa cítiť dobre s osobou, ktorá platí účty. Preto je váš počiatočný rozhovor s klientmi taký dôležitý.
Ak nedostanete odpovede, ktoré potrebujete, alebo ak sa veci zdajú byť nepárne, možno budete chcieť vziať svoje služby inde, aby ste sa vyhli katastrofe po ceste.
Nižšie sú kľúčové otázky, ktoré by mali plánovači požiadať pred vypracovaním zmluvy pre svojho klienta.
Aký je plánovaný dátum a miesto pre vašu udalosť?
Toto je možno najdôležitejšie z otázok, ale je dôležité, aby váš klient poskytol priamu odpoveď. Môže to byť zlé znamenie, ak cítite veľa nerozhodnosti alebo konfliktu s touto témou. Teraz, samozrejme, niektorí klienti budú potrebovať vašu pomoc pri výbere miesta konania, ale naozaj by mali mať na pamäti aspoň pár miest. Môžete stráviť značné množstvo času nákupné miesta , a budete tráviť ešte viac, ak klient nemá tušenie, čo chcú.
Koľko návštevníkov sa zúčastní?
Rozdiel v nákladoch medzi 200 a 500 účastníkmi je masívny, takže ak potenciálny klient vám poskytne širokú škálu, potom pravdepodobne neurobil žiadny výskum o nákladoch.
V tomto prípade okamžite budete chcieť pokračovať s ďalšou otázkou v zozname.
Aký je váš rozpočet na osobu?
Rád by som viedol s prieskumom "na osobu", pretože poskytuje lepší pocit, koľko myslenia klient vložil do podujatia. Odpovede s prikrývkovými číslami ako 5 000 alebo 20 000 USD sú príliš vzdialené od zážitku hostí.
Bez ohľadu na to, koľko váš klient používa na vyjadrenie svojho rozpočtu, mali by ste to rozdeliť na sadzbu na osobu, aby ste mohli vidieť, s ktorými skutočne musíte pracovať.
Aké sú 3 prvky pre vašu udalosť?
Keď viete viac o rozpočte, je na čase zistiť, či je dostatočne veľká, aby splnila očakávania vášho klienta. Must-haves môže predstavovať veľký prekážku v určitých situáciách. Predstavte si, že váš klient chce konkrétnu osobnosť na svojom vystúpení, ale nemajú tušenie, akú časť nákladov alebo či je táto osoba dokonca k dispozícii. To sú typy problémov, ktoré je potrebné riešiť na začiatku, a nemôžete vždy spoliehať na klienta, aby ste ich spomenuli.
Aké sú 3 veci, ktoré nechcete na vašej udalosti?
Aj keď je veľmi podobná predchádzajúcej otázke, pridanie negatívneho konotácie môže priniesť významný náhľad pre plánovača. Povedzme napríklad, že klient je neochvejne proti podávaniu kurčiat na večeru. Dôsledkom toho by bolo zvýšenie nákladov na potraviny . Bez kurčiat ako možnosti, budete musieť zvážiť hovädzie mäso alebo ryby, ktoré sú zvyčajne drahšie. Pochopenie spôsobu, akým má "no-no list" vplyv na veľký obrázok, je kritická schopnosť pri posudzovaní kompatibility klientov.
Staré príslovie o tom, že nemáme koláč a jesť to príliš ilustruje tento bod perfektne.
Tieto päť jednoduchých otázok týkajúcich sa plánovania udalostí vám poskytne veľa informácií o vašom klientovi skôr, ako budete súhlasiť so spoluprácou. A napriek tomu, že nové vyhliadky sú nevyhnutné pre vaše podujatie , nesprávny typ zákazníka bude spotrebovať všetky vaše zdroje a bude vás stáť peniaze z dlhodobého hľadiska.