Čo potrebujete vedieť o faktúrach
Čo to potrebujú?
Faktúra slúži na niekoľko účelov. Nie je to len katalyzátor, ktorý vás dostane zaplatený, aj keď som sa snažil povedať, že je to úloha # 1, huh?
Ale táto faktúra je často potrebná kupujúcim z iných dôvodov. Potrebujú tento záznam. Potrebujú dokázať, že vám zaplatili, často preto, aby mohli zaplatiť vašu platbu . V mojich rokoch písania som mal len jedného klienta, časopis, ktorý nepotreboval faktúru. Nie som si istý, prečo alebo ako to zvládli.
Druhy faktúr / softvéru
V pôvodnom článku, ktorý som napísal o faktúrach, som uviedol, že som sa držal len dokumentu Word. Ak budem mať čas, zmením to na PDF, ale nie vždy. Ďalšou bežnou praxou, ktorú som videl, je použitie tabuľky programu Excel na generovanie faktúry. Ale jedna dôležitá myšlienka, o ktorej som sa neskôr spomenula, je množstvo softvérového účtovníctva. Vďaka cenovo dostupným možnostiam zameraným na malé firmy, ako sú napríklad Čerstvé knihy alebo Quickbooky , nemusíte nikdy vygenerovať faktúru. Počul som o týchto aplikáciách nádherné veci, ale ešte ich musím skontrolovať.
Myšlienky? Uistite sa, že myšlienky na môj blog post o tejto téme.
Čo zahrnúť
Od tohto pôvodného článku som objasnil niektoré dôležitejšie časti písomnej faktúry. Je to samozrejme prostredníctvom skúšok a omylov.
- Vaše meno a poštová adresa by mali byť hneď na vrchole, aby vám šek mohol dosiahnuť veľmi rýchlo a aby ste od neho nevyžadovali e-mail týždeň.
- Zahrňte logo na účely značky (ak máte).
- Dátum faktúry! Niektoré spoločnosti a vydavatelia majú na vašej faktúre povinnú čakaciu lehotu - 30 dní, dokonca aj 60 dní - a chcete, aby ste tam mali správny dátum. Opäť ide o to, aby sa zabránilo oneskoreniu platby.
- Ak robíte viac projektov pre tohto klienta, pomenujte ich! Použite nejaké frázy, ktoré označujú tento projekt od toho, ktorý bol pred ním alebo od neho pred ním. Bude to obmedzovať mix-upy a (uhádli ste to), aby ste dostali platbu včas.
- Vykonajte platobné pokyny jasné. Ak chcete skontrolovať papier, mal by byť vyhotovený pre vás alebo váš podnik? Ak chcete platbu Paypal, potom v každom prípade zahrňte relevantné informácie.
- Niektoré väčšie spoločnosti a vydavatelia budú vo faktúre odkazovať iba na číslo faktúry. Niekedy dokonca diktujú toto číslo alebo konvencie vášho čísla. Ak nie, jednoducho použijem dátum: Faktúru # 112811.
- Vyššie uvedené predstavuje niekoľko rokov fakturačných tancov. Nezabudnite si prečítať si základné informácie o tom, čo sa má zahrnúť do písomnej faktúry tu.
Tipy pre faktúry spisovateľa
Počul som od niektorých klientov, že nemusia nutne potrebovať dlhú položku, ktorú som vložil do minulých faktúr. Zároveň som narazil na klientov, ktorí ma žiadajú, aby som rozdelil faktúru na veľmi špecifické časti.
Pokiaľ ide o generovanie faktúr, je dôležité mať na pamäti, že nerobíte žiadne peniaze. Takže držte to jednoduché a rýchle. Páči sa mi tento nápad od štvrtka Brama na Ženoch v písaní. Ona hovorí, že robí faktúry v súpravách, jeden deň v týždni. Môžete tiež vytvoriť šablónu, uložiť ju a použiť ju znovu.
Tu je niekoľko tipov:
Držte sa s tým, čo poznáte. Neviem veľa spisovateľov, ktorí nemôžu používať aplikáciu Microsoft Word a / alebo Publisher v spánku, preto zvážte použitie jednej z šablón dodaných s týmito softvérovými systémami na vytvorenie faktúry.
Značka. Chcete, aby vám tento zamestnávateľ v budúcnosti spomínal, ak budú mať k dispozícii iné písacie pozície. Ak máte logo alebo dokonca určitý typ písma, cenovú ponuku alebo rozloženie, ktoré sú jedinečné pre vašu konkrétnu službu, zvážte jej použitie na faktúre. Prinajmenšom musíte uviesť svoje meno, adresu a ďalšie identifikačné informácie v záhlaví vašej faktúry.
Uveďte podrobnosti. Hlavná časť faktúry by mala podrobne opísať poskytnutú službu. Ak ste službu vykonali prostredníctvom hodinovej sadzby, uistite sa, že ste vyčíslili odpracované hodiny. Ak ste dokončili projekt na stránku alebo na slovo, uveďte aj tieto podrobnosti. Budete chcieť podrobne vysvetliť, čo ste urobili, ako a ako dlho.
Vytiahnite to. Zahrňte stĺpec s údajmi o poplatku, ktorý uvádza vašu sadzbu (tj centov za slovo alebo doláre za hodinu) a potom ju vytiahnite do stĺpca celkových poplatkov. To nielen pomáha eliminovať chyby v matematike alebo typy, ale poskytuje klientovi aj jednoduchý spôsob, ako odhadnúť náklady na prenájom pre budúcu prácu!
Tučné celkové. Urobte veľkú celkovú jednoduchosť, ktorú účtovné oddelenie nájde; možno sa vám zaplatí oveľa rýchlejšie!
Uveďte svoje podmienky. Dúfajme, že to nebude pre vášho klienta prekvapením, pretože termíny sú všeobecne diskutované v predstihu. Čokoľvek ste súhlasili s tým, jemne pripomenúť svojmu zamestnávateľovi pridaním jedného alebo dvoch vetných blokov pod celkovú splatnosť. Príklad: Splatnosť celkom 10 dní.
Skorigovať. A potom znova overte! Teraz nie je čas vyhnúť sa a stratiť potenciálny budúci účet. Uistite sa, že vaša faktúra je taká dokonalá a bezchybná ako váš projekt predtým, než ho zapnete.
Dostať zaplatené. Oslávte svoj úspech!