Prečo sa stretnete s firemnými zasadnutiami?
Existuje niekoľko dôvodov, prečo môžete prijímať a zaznamenávať zápisy z vašich firemných stretnutí.
Prvým a najdôležitejším dôvodom, prečo ste sa zúčastnili na stretnutiach, je mať záznam o tom, čo ste sa rozhodli. Sedel som na stretnutiach na palube, kde si nikto nemohol spomenúť rozhodnutie, ktoré urobila pred niekoľkými mesiacmi. S niečím písaním pre vaše podnikanie,
Druhým dôvodom zápisu do firemnej rady je fiduciárne a zodpovedné účely. Členovia rady sú v pozícii dôvery. Robia rozhodnutia o peniazoch investovaných akcionármi spoločnosti a musia byť schopní preukázať, že konali múdro, v najlepšom záujme spoločnosti a bez konfliktov záujmov . Po zasadnutí správnej rady sa správna rada ukáže, že konala v dobrej viere a vyhnúť sa osobnej zodpovednosti za svoje konanie.
Tretí dôvod je na daňové účely. Spoločnosť je samostatným subjektom od jednotlivých akcionárov. Aby ste si boli istí, že držíte toto oddelenie, zápisnica zasadnutia predstaví rekord.
Bez nich môžu IRS alebo štátne agentúry negovať daňový štatút podniku. Spoločnosť, ktorá nepreukazuje, že funguje ako subjekt oddelený od vlastníkov, môže vytvoriť zložitú daňovú situáciu.
Existuje rovnováha medzi podnikmi, aby sa snažili zabezpečiť, aby členovia správnej rady plnili svoju povinnosť a boli chránení pred dlhými, bezúčelnými zasadnutiami predstavenstva, ktoré strácajú čas členstva.
Túto bilanciu zašleme v tomto článku.
Teraz, keď sme diskutovali o dôvodoch, prečo sme sa dohodli na zasadnutí správnej rady, tu sú niektoré chyby, ktoré podnikatelia robia, a niekoľko myšlienok, ako ich opraviť.
Nevytváranie a distribúcia agendy pred stretnutím
Ďalšou veľkou chybou, ktorú urobili korporácie na svojich zasadnutiach správnych orgánov, nie je stanovenie agendy pred schôdzou a rozdelenie agendy a príslušných dokumentov pred schôdzou. Agenda by mala obsahovať konkrétne časové rozvrhy pre každú položku programu. Konkrétny program nielen robí stretnutie hladšie, ale umožňuje rade (a každému, kto číta minúty neskôr), poznať relatívnu dôležitosť každej položky programu.
To neznamená, že niečo nemôže vstúpiť do programu, ak je to dôležité a naliehavé, ale položky sa môžu zaradiť do programu hlasovaním. A toľko, čo je naliehavé, by sa malo zaoberať vedúcimi predstaviteľmi, nie predstavenstvom.
Chýbajúce dôležité časti stretnutia predstavenstva
Šablóna zápisu do zasadnutia správnej rady by mala obsahovať:
- dátum, čas a miesto stretnutia
- Začiatok a koniec času a časy pridelené konkrétnym položkám programu
- Aký typ zasadnutia správnej rady - pravidelné, špeciálne alebo ročné (všetky štáty vyžadujú, aby sa spoločnosti schádzali každoročne)
- Kto bol prítomný, pričom poznamenal riaditeľov, hostí a zamestnancov a členovia predstavenstva, ktorí neboli prítomní. Mená každého, kto príde neskoro alebo odíde skoro, musí byť poznamenaný.
- Určenie, či existuje kvórum. Kvórum je zvyčajne vyžadované právnymi predpismi pre všetky hlasy, ktoré sa majú prijať. Požiadavka uznášaniaschopnosti je zvyčajne viac ako polovica členov. (Napríklad pre členov deviatich členov musí byť prítomných päť členov kvóra).
- Ak prezentácie predkladajú výbory alebo iné, uveďte názvy a názvy moderátorov.
Minúty stretnutia sú príliš špecifické
Pravdepodobne najväčšie chybové tabule robia je vyžadovať podrobné informácie o diskusiách (niekedy argumentoch) a procesoch. Stretnutia by mali odrážať výsledky rozhodnutí, nie kto povedal, čo v diskusii. Povedzme, že vaša rada hlasuje o návrhu na predaj novej rady produktov.
Zápisnica z rokovania by mala povedať: "Návrh na pridanie novej línie korenín. Pohyb vysielaný a schválený, s tak rozdielnou odpoveďou." Ak mala skupina diskusiu, mali by ste zaznamenať dĺžku diskusie a zhrnúť ju, ale nemusíte sa do diskusie venovať podrobnostiam.
Minúty, ktoré nie sú dostatočne špecifické
Na druhom konci spektra niektoré minúty nie sú dostatočne špecifické na to, aby poskytovali informácie a udržali ich členov bez problémov. Ak nebolo rozhodnutie jednomyseľné, záznam členov predstavenstva, ktorí sa zdržali hlasovania (a poznamenali, ak sa zdržal hlasovania kvôli potenciálnemu konfliktu záujmov).
Zatiaľ čo nemusíte zaznamenávať každú diskusiu, alebo kto povedal čo. V zápisnici by však mali byť k dispozícii dostatok informácií, ktoré by odrážali ducha diskusie.
Zasadnutia rady sú príliš dlhé
Nikto nemá rád dlhé stretnutia, ale existujú spôsoby, ako skrátiť stretnutie a zápisnicu. Možno budete chcieť ušetriť čas schôdze rady vytvorením agendy súhlasu. Táto agenda je v podstate zoznam otázok, ktoré je možné riešiť bez diskusie. Zoznam môže obsahovať zápisy z predchádzajúcej schôdze, finančné správy a správy výborov alebo generálneho riaditeľa.
Program schvaľovania, správy a ďalšie informácie musia byť distribuované pred zasadnutím, aby mali členovia možnosť prečítať si ich. Potom na schôdzi je agenda schvaľovania súčasťou procesu stretnutia. Každý člen správnej rady môže vzniesť otázku alebo obavy v súvislosti s programom súhlasu, ale ak nejestvujú žiadne problémy, môže sa hlasovať o celej agende súhlasu naraz.
Nesprávny typ rozhodnutí
Podniková rada rozhoduje o celkovej politike. Každodenné rozhodnutia vykonávajú vedúci pracovníci spoločnosti na základe tejto politiky. Niekedy dosky presahujú a snažia sa prijímať rozhodnutia, ktoré sú najlepšie ponechané na manažment.
Neschváliť minúty
Je to lákavé, v zhonu stretnutí správnej rady, zabudnúť na schválenie zápisnice. Je však dôležité zabezpečiť, aby zápisy správne odrážali písmeno a duch stretnutia. Zápisnica sa považuje za "návrh" až do schválenia.
Nezachováva záznamy o stretnutí
Po všetkom problémoch, ktoré pôjdete, aby ste mohli mať dobrú chvíľu pre vašu spoločnosť, nezabudnite, aby vaše firemné stretnutia boli niekde v bezpečí a prístupné. Nastavte proces uchovávania minút v knihe firemných záznamov alebo "v cloude" v súbore chránenom heslom.
Zabúdanie na uznanie úlohy podnikového tajomníka
Väčšina povinností súvisiacich s firemnými zápismi spadá do oblasti sekretariátu spoločnosti. Byť dobrým podnikovým tajomníkom je umenie a títo jednotlivci často nie sú dostatočne uznaní. Hovorte "ďakujem" tejto osobe pravidelne.
Nezahŕňa právnika ako poradcu vašej predstavenstva
Informácie v tomto článku nie sú určené na daňové alebo právne poradenstvo a autor nie je právnym zástupcom. Či je vaša spoločnosť súkromná alebo verejná (s verejne obchodovanými akciami), mali by ste mať právneho zástupcu, ktorý vám poradí, ako prijímať firemné zápisy a zúčastňovať sa na dôležitých stretnutiach správnej rady, aby ste sa uistili, že vy a vaša doska sú chránené.