Formulár I-9 je tiež základom pre ďalšie overenie zamestnávateľom pomocou systému E-Verify .
Skôr ako začnete vyplňovať formulár I-9
Predtým, ako začnete najať svojho prvého zamestnanca, máte k dispozícii kópie formulára I-9. Uistite sa, že máte najnovšiu verziu formulára I-9. Súčasný formulár s dátumom ukončenia 31.3.2016 musí zamestnávatelia použiť na overenie zamestnania po 7. máji 2013.
Kópie formulára I-9 (vo formáte PDF) sú k dispozícii na webovej stránke US Customs and Immigration Services (USCIS). Tento formulár je možné vyplniť online a následne vytlačiť na podpis.
Formulár I-9 musí byť vyplnený v čase prenájmu a vy (zamestnávateľ) musíte uchovať všetky formuláre I-9 pre všetkých zamestnancov. Ak je formulár úplne vyplnený a akceptovali dokumenty predložené zamestnancom, môžete požiaru zamestnanca, ak zistíte, že zamestnanec nesprávne uviedol svoj nárok na prácu, alebo ak sa zistí, že formuláre predložené zamestnancom nie sú platné ,
Dokončenie časti 1 - Informácie a osvedčenia zamestnancov
Oddiel 1 je vyplnený zamestnancom. Zamestnanec musí uviesť meno, rodné priezvisko, adresu a dátum narodenia. Zamestnanec by mal obsahovať číslo sociálneho poistenia, ale toto číslo je nepovinné, pokiaľ vaša spoločnosť nepoužíva systém E-Verify.
Zamestnanec potom potvrdzuje svoj štatút - jeden z nasledujúcich:
občanov Spojených štátov
občanom, ktorý nie je občanom Spojených štátov
Pravý trvalý pobyt (vrátane cudzinca #)
Cudzinec oprávnený pracovať (vrátane cudzinca # alebo prijatia #) do (vrátane dátumu skončenia platnosti, ak je to vhodné)
Niekto môže pomáhať zamestnancovi pri vyplňovaní oddielu 1 formulára I-9. Sekciu Preparer a / alebo Certifikačný prekladač by mal vyplniť pomocník. Nezabudnite vytlačiť meno a adresu pomocníka.
Dokončenie časti 2: Prehľad a overovanie zamestnávateľov
Oddiel 2 dopĺňa zamestnávateľ. Musíte skontrolovať dokumenty potrebné na overenie (a) totožnosti a (b) pracovnej spôsobilosti zamestnanca. Všimnite si, že dokumenty v zozname A, napríklad americký pas, overujú BOTH totožnosť a pracovnú spôsobilosť. Dokumenty v zozname B overujú totožnosť a dokumenty v zozname C overujú oprávnenosť práce. Ak nemáte dokument zo zoznamu A., musíte mať jeden dokument z každej z zoznamu B a zoznamu C.
Prijateľné dokumenty
Zoznam prijateľných dokumentov je uvedený vo formulári I-9. Ďalšie informácie o prijateľných dokumentoch, vrátane príkladov dokumentov, nájdete v príručke USCIS pre zamestnávateľov.
Poznámka o kartách sociálneho zabezpečenia: Nemôžete prijať laminovanú kartu sociálneho zabezpečenia alebo kartu sociálneho zabezpečenia, v ktorej sa uvádza, že nie je platné pre zamestnanecké účely. Výtlačky od správcu sociálneho zabezpečenia, ktoré zobrazujú informácie o sociálnom zabezpečení pre zamestnanca, nie sú prijateľnými náhradami pre kartu sociálneho zabezpečenia.
Dokumenty, ktoré vám boli predložené na overenie, musia zodpovedať stavu oprávnenosti, ktorý potvrdil zamestnanec. Ak dokumenty, ktoré vám boli predložené, nie sú v súlade so stavom osvedčeným zamestnancom, nemôžete ich prijať. Napríklad, ak zamestnanec preukáže, že je občanom USA, ale ukazuje vám zelenú kartu, dokument nemôžete prijať.
Dátumy vypršania platnosti dokladov
Niektoré dokumenty, napríklad pas alebo autorizácia práce, majú dátumy vypršania platnosti. Platné dokumenty nie sú na overenie prijateľné. Ak dokument vyprší v budúcnosti, musíte ho prijať, ale zaznamenajte si dátum vypršania platnosti v systéme vedenia záznamov o zamestnancoch. Ak vyprší platnosť dokumentu a zamestnanec neposkytne nový doklad s budúcim dátumom uplynutia platnosti, tento zamestnanec už nie je oprávnený pracovať v USA. Ak je vaša spoločnosť preverená, môžete byť pokrytá pokutami a pokút za pokračovanie v zamestnávaní tejto osoby ,
Len originálne dokumenty
Všetky predložené dokumenty musia byť originály. Fotokópie nie sú prijateľné. Ak máte otázku, či je dokument kópiu, vyhľadajte pečiatku alebo pečať od vládnej agentúry USA alebo od štátu, kraja alebo obce.
Ak má dokument iný názov ako názov daný zamestnancom na I-9, položte otázky. Mierne zmeny pravopisu názvov sú prijateľné, pokiaľ sa dokument zdá pravý a vzťahuje sa k osobe.
Po preskúmaní dokumentov a odôvodnených rozhodnutiach o tom, že sú obe pravdivé (nie kópie alebo inak spochybnené) a (b) sa týkajú menovaného zamestnanca, musíte potvrdiť pod trestom krivej prísahy, že podľa vašich najlepších vedomostí , zamestnanec je oprávnený pracovať v USA Zahrňte dátum, kedy zamestnanec začal pracovať pre vašu spoločnosť. Prihláste, dátum, vytlačte svoje meno a názov a uveďte adresu spoločnosti.
Oddiel 3 Aktualizácia a opätovné overenie
Časť 3 sa používa na aktualizáciu informácií o vypršanom dokumente a umožňuje, aby bol do formulára vložený nový dátum vypršania platnosti dokumentu.
Uchovávanie kópií dokumentov
Ak vaša spoločnosť používa systém E-Verify, uchovávajte fotokópie všetkých dokumentov. Ak nepoužívate službu E-Verify, nemusíte uchovávať kópie dokumentov. Ak uchovávate kópie, urobte to pre VŠETKÝCH zamestnancov.
Po vyplnení formulára I-9 - Čo robiť
Vy ako zamestnávateľ si musíte uchovať kópiu vyplneného formulára I-9 pre všetkých zamestnancov. Tento doklad nemusíte predkladať žiadnej vládnej agentúre USA.
Podrobné informácie v tomto článku Vám pomôžu ako zamestnávateľ pri pochopení požiadaviek na vyplnenie formulára I-9. Nie sú určené na začlenenie. Nezabudnite si prečítať celý dokument I-9, aby ste sa uistili, že dokončíte tento dokument úplne a správne.
Oprava chýb
Správne chyby na formulári I-9 boli rovnaké ako iné dôležité dokumenty. Nepoužívajte whiteout alebo sa pokúste vymazať chybu. Štandardný postup na opravu chýb vo významných dokumentoch je:
- Zarovnajte nesprávne informácie (uistite sa, že informácie sa dajú stále čítať)
- Vykonajte zmenu
- Dátum a začiatok zmeny.
Tipy na vyplnenie formulára I-9
- Vy ako zamestnávateľ môžete určiť zamestnanca alebo niekoho iného, aby vyplnil zamestnávateľ časti formulára I-9. Ale INS hovorí: "Ak niekto iný vyplní formulár I-9 vo vašom mene, musí mať plnú zodpovednosť za I-9."
Zamestnanec môže získať pomoc pri vyplňovaní oddielu 1. Uistite sa, že pomocník dokončí blok "Preparer and / or Translator Certification" a má zamestnancovú značku. Viac informácií - odpovede na otázky týkajúce sa formulára I-9
Pozrite si tento článok s odpoveďami na bežné otázky týkajúce sa formulára I-9 a overovania spôsobilosti na zamestnanie- Potrebujete chrániť súkromné informácie poskytované zamestnancami vo formulári I-9 a na podporných dokumentoch. Použite tieto informácie iba na účely I-9 a uložte ich na bezpečnom mieste, ako je napríklad skriňa s uzamknutými kartami, ku ktorej má kľúč len málo dôveryhodných osôb.
- Niektoré americké štátne agentúry zamestnania môžu overiť oprávnenosť zamestnania a osvedčiť zamestnancov, ktorých vám posielajú. Uistite sa, že v tomto prípade získate kópiu certifikátu od vášho štátu.