Ako, kedy a kedy vyvážiť peňažnú zásuvku
Pri vyšetrovaní je najčastejšou príčinou krádeže nedostatok riadneho postupu alebo kontroly.
Proces spočítania peňazí, zosúladenie príjmov a vyvažovanie zásuvky na hotovosť vytvára zodpovednosť za denné transakcie. Tento systém riadenia hotovosti môže byť vytvorený v rovnakom čase, keď sú vytvorené pravidlá pre obchod . Mnohé z dnešných POS (point of sale) systémy majú krok za krokom pokyny na zatvorenie (známe aj ako vyvažovanie) peňažnej zásuvky, ktorá sprievodcu zamestnanca.
Prečo Balance?
Vedenie obchodov alebo pokladníci môžu kedykoľvek počas prepravy vytiahnuť správu o predaji. Pridaním počiatočnej hotovosti v zásuvke k dennému predajnému číslu bude maloobchodník presne vedieť, koľko peňazí by malo byť v pokladnici alebo POS systéme v danom čase. To je veľmi užitočné:
- Aby ste sa vyhli príliš veľkej hotovosti na predajnej ploche.
- Ak je obchod okradený.
- Keď sa zákazník sťažuje na príliš malú zmenu.
- Pre objavovanie častých prekročení / nedostatku pre konkrétnych pokladníkov.
- Odstrániť pokušenie čerpať hotovosť bez dokumentácie z pokladničky.
Ako vyvažovať peňažnú zásuvku
Vyvažovanie pokladnice sa zvyčajne uskutočňuje na konci dňa alebo na konci prechodu pokladníka. Zásuvku na hotovosť a jej obsah by ste mali odniesť do kancelárie alebo do inej odľahlej oblasti, aby ste pripravili správu.
Ak vyvažujete zásuvku po uzatvorení, uistite sa, že predajné podlahové svetlá sú vypnuté a dvere sú zablokované. Pre mnohých obchodníkov sa ponáhľajú a majú tendenciu začať uzatvárať skôr, než sa obchod skutočne zatvorí. To nie je bezpečná prax. Ak máte v obchode viacero zamestnancov, je možné zatvoriť jeden z registrov počas otvorených hodín.
Malo by sa prešetriť akékoľvek prekročenie a / alebo nedostatok. Ľudská povaha by sa mala brať do úvahy pri menších chybách a malých množstvách. Týmto myslíme, že pri spracovávaní transakcie sú bežné mzdové zmeny. Časté nezrovnalosti však môžu byť znakom krádeže zamestnancov alebo môžu naznačovať, že pre konkrétneho pokladníka je potrebná ďalšia odborná príprava. Zvyčajne sa chcete uistiť, že v noci nie je viac ako 2 doláre. Zatiaľ čo závisí od počtu transakcií v daný deň (inými slovami, tým viac transakcií, tým väčšia je šanca na počítanie chýb), pravidlo $ 2 je užitočné.
Začiatočná hotovosť je vrátená do zásuvky na hotovosť a uložená na večer, pričom vklad je pripravený pre banku. Všetky výplatky kreditných kariet, výpisy z terminálu a iné potvrdenia o registrácii sa dajú do denníka zapisovať do denného výkazu zálohovania peňazí.
Oddelenie povinností
Ak chcete získať väčšiu zodpovednosť, zvážte použitie dvoch ľudí na vyváženie pokladnice. Jedna osoba spočíta zásuvku a vytvorí dennú správu o hotovosti, zatiaľ čo druhá osoba pripraví bankový vklad. Obaja zamestnanci by mali podpísať správu s uvedením, že sú zodpovední za zobrazené čísla. Aj keď žiadny systém nemôže zabrániť podvodom, táto kontrolná stopa pomôže odrádzať tajné dohody medzi zamestnancami.
Na začiatku nasledujúcej zmeny sa každému pokladníkovi pridelí vlastná pokladničná zásuvka. Nechajte pokladníka prepočítať hotovosť v zásuvke a overte si začiatočný zostatok. Ak ste malý obchod s iba jedným registrom, peniaze s najväčšou pravdepodobnosťou zostanú v zásuvke cez noc. Ak je to vaša situácia, postup je rovnaký.
Jedna posledná poznámka: pretože ľudská chyba je súčasťou hry, uistite sa, že obsahuje nezrovnalosti v hotovosti ako súčasť výkazu ziskov a strát.
Pridajte riadok do výkazu ziskov a strát, ktorý rozpočet a vykazuje stratu zo znehodnotenia. To je ďalší spôsob, ako môžete auditovať a zvládnuť stratu.