Čo ak sa domnievate, že ste superorganizovaní a už používate kontrolný zoznam pri plánovaní udalosti, ale narazili ste na situácie, keď ste si uvedomili (príliš neskoro), že ste nedokázali získať nejaké dôležité detaily. Kde ste sa pokazili?
Každá udalosť vyžaduje kontrolný zoznam plánovania udalostí určený na základe konkrétnej udalosti a prispôsobený špecifikáciám jednotlivých udalostí. Takže každý zoznam plánovania udalostí je iný. Existuje však päť položiek, ktoré musíte mať na kontrolnom zozname plánovania udalostí, bez ohľadu na to, či plánujete malú oslavu narodenín alebo veľkú firemnú funkciu.
Podpísať zmluvy o udalostiach
Môže to znieť zrejme, ale uistite sa, že podpísate - a na oplátku dostanete podpísané kópie - všetky zmluvy, ktoré potrebujete pre vašu akciu. To zahŕňa zmluvy o udalostiach s klientom, miestom konania, predajcom, hotelom, zábavou atď. Pevné podanie ruky je pekný spôsob podnikania, nie však spôsob, ako zabezpečiť nájom dodávateľov a nie spôsob, ako sa zaviazať pracovať pre klienta ,
Získajte všetko v písomnej forme a nevykonávajte žiadnu prácu ani strávte desetník pri plánovaní vašej udalosti, kým nebudú podpísané a dodané všetky dokumenty. Ak ste plánovač udalostí, ktorý potrebuje zmluvu o udalosti pre vaše služby podujatia, kliknite tu.
Potvrďte dátum a čas udalosti
V štádiu plánovania tejto udalosti ste hlboko kolena.
Ako by mohol niekto dostať tento dátum zle? Dodávatelia často prichádzajú s iným obchodom. Klienti sa môžu dohodnúť na dátume a čase udalosti a potom jednoducho zabudnú oznámiť zmenu plánov. Než začnete plánovať svoju udalosť, skontrolovať dátum a čas začiatku a ukončenia a zistiť, či sú na rovnakej stránke.
Nájom dodatočnej pomoci
Nepodceňujte hodnotu ďalšej pomoci v deň udalosti. Tam je vždy niečo, čo potrebuje tendenciu a väčšina plánovačov udalostí sú už príliš zaneprázdnení beh udalosti venovať svoju pozornosť situáciám, ktoré vznikajú. Prijímanie ďalšej pomoci je dôležitým krokom, ktorý je často prehliadaný, až kým nie je príliš neskoro na to, aby si najal najlepšie podujatie pre túto prácu. Nepokúšajte sa o zostatky, pokiaľ ide o prenájom personálu podujatia. Položte túto položku na kontrolný zoznam udalostí a zabezpečte najlepšie vyškolený personál so skúsenosťami, ktoré potrebujete, aby vyhovoval vášmu rozpočtu.
Vykonajte návštevu stránky
Nič nie je v porovnaní s predstavením niečoho vo vašej mysli, akoby ste to skúsili z prvej ruky. Vykonanie prechodu stránky udalosti s vaším klientom a predajcami je kritickým krokom v procese plánovania udalostí.
Predstavuje príležitosť na vyvolanie otázok, riešenie obáv a dosiahnutie dohody o zriadení miestnosti, dekorácii, umiestnení registrácie a celkovom toku udalosti. Častokrát, aj keď si myslíme, že komunikujeme jasne, naša vízia niečoho je v jasnom kontraste s tým, čo si niekto predstaví na základe nášho popisu. Prejdite cez fyzický priestor počas fázy plánovania, takže v deň podujatia nie sú žiadne prekvapenia.
Zahrnúť pripomienky na sledovanie
V ideálnom svete, niekto povedať niekto by stačilo, aby sa zabezpečilo, že práca bude hotová. Bohužiaľ skutočný pracovný svet nefunguje týmto spôsobom, alebo aspoň nie je to plánovanie udalostí. S toľkými podrobnosťami, ktoré sa majú spravovať, a viacerými hráčmi, ktorí sa zúčastňujú na rôznych fázach podujatia, je ľahké sa stratiť niečo.
Takže, keď vyvíjate kontrolný zoznam plánovania udalostí, ktorý vás usporiada a organizuje včas, uveďte pripomienky pre určité následné kroky. Napríklad, ak ste hovorili s kuchárom o nápadoch na menu, vložte položku na kontrolný zoznam plánovania udalostí, ktorý načítava: "Postupujte s kuchárom v navrhovanom menu" a "Naplánujte ochutnávku s kuchárom." Pri plánovaní udalostí nie je čo potvrdzuje niečo príliš veľa krát.