Základné tipy na plánovanie udalostí, aby ste sa vyhli katastrofálnej špeciálnej udalosti
Ale pokiaľ ide o plánovanie udalostí, príslušný manažér udalostí sa bude vždy snažiť zmierniť Murphyho zákon tým, že rozpozná potenciál pre to, aby sa veci dostali do neho a plánovali.
Ako správca udalostí je vašou povinnosťou zabezpečiť, aby špeciálna udalosť vášho klienta prebiehala hladko as čo najmenšími možnými udalosťami.
V reálnom svete nie je možné pokryť všetky možnosti, ale prinajmenšom by ste si mali byť vedomí chyby plánovania kritických udalostí, ktoré sa musí každý manažér podujatia vyhnúť.
Forewarned je predlaktie, a tak sa ponoríme do piatich základných tipov, ktoré vám pomôžu vyhnúť sa bezprostrednej katastrofe pri ďalšej plánovanej udalosti.
- Zlá komunikácia - je to pravdepodobne najčastejšia chyba, ktorú spôsobili neskúsení plánovači udalostí a je to jedna z nich, ktorá sa musí za každú cenu vyhnúť. Zlá komunikácia (ako pri nesprávnej komunikácii alebo bez komunikácie) môže spôsobiť katastrofu. Zlá komunikácia je často dôsledkom nedostatočnej pozornosti detailov, najmä pokiaľ ide o kontrolný zoznam udalostí. Je absolútne nevyhnutné, aby ste efektívne komunikovali s vaším tímom internej akcie a s vašimi dodávateľmi. Aj keď nechcete robiť všetko, potrebujete vedieť, kto robí čo a kedy, aby ste zaistili, že všetci zúčastnení vie, čo sa od nich očakáva, a dodržiava priradený časový rozvrh.
- Chudobné alebo chýbajúce plánovanie nepredvídaných udalostí - existuje veľká pravdepodobnosť, že sa aspoň niektoré veci pokazia v dňoch a hodinách vedúcich k vašej udalosti. Ešte horšie je, že niektoré veci budú pravdepodobne počas vašej mimoriadnej udalosti zle. To je normálne a očakáva sa. Profesionálny plánovač udalostí si myslí, že ide dopredu, identifikuje, čo sa môže pokaziť a má dobrý pohotovostný plán. Napríklad aký je váš systém registrácie poruchový v deň udalosti? Čo ak vyčerpáte potravu, pretože sa objavujú ďalšie osoby? Čo ak sa váš hlavný rečník nezobrazí alebo príde neskoro? Keby sa niekto z týchto vecí stalo, mohli by ste sa vyrovnať? Inými slovami, máte plán B?
- Nedostatočná preprava - ste si absolútne istí, že doprava, ktorú ste organizovali, aby ste dostali delegátov a moderátorov z vašej akcie a z vašej akcie, je primeraná? Prihláste sa počas týždňov vedúcich k vašej udalosti a v deň podujatia, aby boli všetky dopravné požiadavky dostatočne splnené. Musíte premýšľať o podmienkach. Čo sa stane, ak sa vozidlo prestane ráno vašej udalosti? Máte alternatívnu dopravu k dispozícii?
- Nedostatok jasného označenia - pre tých, ktorí sa zúčastňujú špeciálnej udalosti, nie je nič viac frustrujúce, než aby sa zamieňali o tom, kde sa koná ďalšia prezentácia. Zabráňte tomu, aby ste sa ubezpečili, že zobrazujete adekvátne označenie, ktoré je ľahké prečítať a pochopiť. Je lepšie prejsť cez palubu a mať príliš veľa nápisov, než sa riskuje, že účastníci sú stratení a neustále žiadajú o nasmerovanie.
- Nedostatočný personál na dosah ruky - v deň Vašej mimoriadnej udalosti pravdepodobne budete mať veľký počet účastníkov. Nerobte chybu, keď sa spoliehate na jedného alebo dvoch jednotlivcov, aby ste sa zaoberali otázkami alebo obavami delegátov. Uistite sa, že máte dobrý počet účastníkov a predovšetkým zabezpečíte, aby medzi vašim tímom pre plánovanie akcií a personálom poskytovaným dodávateľmi adekvátne pracovali vašu udalosť.
Okrem myslenia a plánovania vopred o tom, čo sa môže pokaziť, aby sa zabezpečila hladká a úspešná udalosť, najlepšou politikou je vždy skontrolovať a skontrolovať.