V hornej časti uveďte nasledujúce štyri kategórie:
- položka
- Predpokladané náklady
- Skutočný výdavok
- podrobnosti
Potom kategorizujte a sledujte položky výdavkov.
Spravovanie rozpočtu udalostí
Sledovať náklady na prenájom miesta. Keď plánujete samotnú udalosť a ako sa stretnete s manažérom predaja miesta, sledujte všetky plánované poplatky za prenájom priestoru pre event, funkčné priestory, upratovanie, manipuláciu s batožinou a súvisiace výdavky.
Odhad nákladov na stravovanie. Zahŕňa všetky poplatky za stravu a nápoje vrátane tipov a odmeny, ktoré môžu predstavovať až 30%.
Poplatky za prepravu dokladu. Zahŕňa to raketoplány, autobusy, prevody udalostí a všetky súvisiace výdavky.
Pridať výdavky na výzdobu. Väčšina udalostí zahŕňa výdavky na výzdobu, ako sú výzdoby, kvetiny, prenájom stanu atď. Tu uvádzate tieto náklady.
Zábava a vybavenie dokumentov. Bežné výdavky v tejto kategórii zahŕňajú A / V zariadenie, ale je tiež dobré miesto na zapísanie honorárov do rečníkov alebo ak naberáte zábavu.
Zhrňte poplatky za tlač. Niekoľko malých položiek sa skutočne spája za vytvorenie väčšej riadkovej položky. Patria sem pozvánky, menovky, programové brožúry, udalosti a bannery.
Riadková položka pre darčeky. Jedným spoločným tipom udalosti je nikdy nechať hosťa opustiť prázdne ruky. Takže, akýkoľvek dar alebo darčeky, ktoré ste poskytli, sledujte náklady na ne oddelene; ste prekvapení, koľko týchto položiek môže stáť.
Identifikujte výdavky na činnosti. Ak vaša akcia zahŕňa aktivity ako golf, tenis, kúpele, rafting, cyklistika alebo iné aktivity, budete si chcieť všimnúť náklady na tieto poplatky zvlášť. Zvážte zhrnutie celkových nákladov vo vašej tabuľke a pripojenie členenia.
Zverejňujte ďalšie výdavky. Ak nejaký výdavok nespadá do žiadnej z vyššie uvedených kategórií, uveďte ich ako položku s rôznymi nákladmi.
Dajte si kategóriu núdzového fondu. V závislosti od veľkosti alebo zložitosti udalosti, môžete si tu dať až až 20% rozpočtu udalosti. Aj napriek najlepšiemu plánovaniu budú poplatky prekročené plánované plány s nákladmi, ktoré nikdy neuvažujete. Tým sa zabránite prekročeniu rozpočtu vždy.
Zhrnutie plánovaných výdavkov. Pri zostavovaní programu udalostí budete mať dobrý odhad celkových výdavkov. Toto sú informácie, ktoré budete zdieľať s klientom udalosti, aby ste sa uistili, že vedia o rozpočte udalosti, aby neskôr neboli žiadne prekvapenia.
Zhrnutie skutočných výdavkov. Stane sa to po ukončení udalosti. Medzisúčtujte faktúry do uvedených 10 kategórií a dokumentujte skutočný rozpočet. Ak sú mimoriadne priaznivé, zistite úspory v skutočnom rozpočte v porovnaní s plánovaným rozpočtom, čím preukážete hodnotu, ktorú ste priniesli úlohe.