Ako si vybrať správnu metódu účtovania.
Výber vhodnej účtovnej metódy pre vašu firmu je dôležitým rozhodnutím, ktoré nakoniec nasmeruje všetko od finančného výkazníctva k daňovým podaním.
V počiatočných fázach malého podnikania je účtovanie na báze peňazí často "go-to" metóda vedenia kníh, zatiaľ čo zložitejšie alebo väčšie podniky s 1 miliónmi dolárov alebo viac ročných príjmov používajú akruálnu bázu.
Dôvody pre danú voľbu sa však môžu líšiť v závislosti od veľkosti a potrieb spoločnosti.
Výber správnej metódy pre vaše podnikanie si vyžaduje určité úvahy, najmä preto, že IRS očakáva, že si vyberiete jednu metódu a budete s ňou držať.
Čo je účtovníctvo peňažnej základne?
Metóda účtovania v hotovosti je systém, ktorý väčšina ľudí používa na svoje osobné financie, ako napríklad sledovanie zostatku na svojich bežných účtoch. Peňažné účtovné záznamy zaznamenávajú príjmy a výdavky v čase uskutočnenia transakcie.
Pri osobnom bežnom účte sa do zostatku pripočítajú vklady (výnosy), keď sú prijaté finančné prostriedky, zatiaľ čo šeky (výdavky) sú odpočítané, keď sú zapísané. Podobným spôsobom funguje aj peňažné účtovníctvo podniku.
Tržby sa zaznamenávajú pri prijatí platby a výdavky sa zaznamenávajú pri zaplatení, a to bez ohľadu na to, kedy sa doručujú služby alebo náklady vznikli. Zjednodušene povedané, účtovanie na základe hotovosti je založené na tom, kedy sa peniaze menia.
Čo je účtovníctvo založené na akruálnej báze?
Účtovanie na základe časového rozlíšenia je určené na to, aby zodpovedalo výnosom a nákladom, ktoré vznikli alebo boli doručené, bez ohľadu na to, kedy bola platba vydaná alebo prijatá.
Je to výrazne odlišné, pretože sa zameriava na koreláciu výdavkov a príjmov, ktoré pomôžu poskytnúť väčšiu mieru ziskovosti a podnikateľského zdravia.
Medzi niektoré príklady patria:
- Váš zákazník umiestni objednávku za 1 000 EUR a dodáte produkt, čo mu umožní zaplatiť 30 dní za objednávku. Záznamy o predaji by ste zaznamenali v bežnom období s položkou započítania do účtovnej evidencie v súvahe. Keď dostanete platbu od zákazníka, nemusíte zaznamenávať predaj; namiesto toho by sa mali zapisovať do hotovosti a pohľadávok.
- Dostanete úžitkovú faktúru 30. júna pre verejné služby, ale nemusíte platiť až do 10. júla. Predtým, ako zrušíte svoje knihy za mesiac jún, vzniknete zodpovednosťou zaúčtovaním príspevku na poplatky za bežné účtovníctvo a splatné úverové účty. V júli by ste účet vykázali vo vyplatených účtoch.
- V januári obnovujete ročnú licenciu na softvér za 1 200 USD. Namiesto zaznamenávania výdavkov vo výške 1 200 USD za január sa však výdavky zaúčtujú počas celého roka na 100 USD za mesiac.
Výhody a nevýhody každej metódy
Metóda účtovníctva v hotovosti je najjednoduchšia metóda a metóda, ktorá je väčšinou známa väčšine ľudí, najmä majiteľom malých podnikov. Takisto vám poskytuje najlepší prehľad o tom, koľko peňazí máte naozaj k dispozícii na prevádzku vašej firmy.
Môže však ponúknuť zaujatý obraz o vašom zisku a strate, pretože výdavky a výnosy sú často uznané v rôznych obdobiach.
Predpokladajme napríklad, že ste 25. júna vynaložili 2 000 dolárov na nákup produktov na vyplnenie objednávky zákazníka. Váš zákazník prevzal svoju objednávku 1. júla a zaplatí vám 3 000 dolárov. V nepravdepodobnom prípade, že ste nemali žiadne ďalšie transakcie za jeden mesiac, váš výkaz ziskov a strát by v júni zaznamenal stratu 2 000 USD a zisk vo výške 3 000 USD v júli.
Akruálna metóda účtovníctva prináša lepšiu prácu so zhodnotením príjmov a výdavkov na príslušné obdobie. To vám dáva jasnejšie hodnotenie vášho skutočného zisku alebo straty. Akruálna metóda má však tendenciu zakrývať váš pohľad na to, koľko prevádzkových peňazí máte v skutočnosti k dispozícii, takže možno budete musieť skontrolovať výkaz peňažných tokov často, aby ste získali lepší obraz.
Metóda časového rozlíšenia je tiež komplikovanejšia a časovo náročnejšia na vykonávanie, čo niekedy vyžaduje, aby odborníci v oblasti účtovníctva vykonávali a analyzovali.
Môžem si vybrať buď metódu?
Vo všeobecnosti sa môžete rozhodnúť použiť hotovostnú alebo akruálnu metódu účtovania, ale zvážte pravidlá IRS, ktoré musia používať metódu časového rozlíšenia:
- Spoločnosti, ktoré pôsobia ako spoločnosť C s hrubými príjmami, ktoré za posledné tri roky dosahujú v priemere viac ako 5 miliónov USD ročne.
- Nemôžete splniť definíciu IRS daňového útočiska .
- Ak udržiavate inventár, musíte použiť metódu časového rozlíšenia na zaznamenávanie nákupov a predajov inventára, ale môžete použiť hybridnú metódu, ktorá vám umožňuje zaznamenať iné výdavky a výnosy, ako sú výnosy z prenájmu alebo úroky, na hotovostnom základe.
Najlepšia metóda pre vaše podnikanie
Voľba účtovnej metódy závisí od množstva faktorov, ako napríklad od veľkosti vášho podnikania, od úrovne komfortu po účtovné postupy a od povahy vášho podnikania. Pokiaľ ide o jednorazovú operáciu, vaše potreby nebudú rovnaké ako ustálená výrobná starostlivosť so 100 zamestnancami.
Majte však na pamäti, že ak budete udržiavať inventár, budete musieť použiť metódu akruálneho zisťovania na zaznamenanie časti vašich záznamov a keď vaša firma prekročí hranicu príjmov, IRS pravdepodobne vás prinúti previesť úplne na účtovanie na základe časového rozlíšenia , Možno by bolo jednoduchšie sa ponáhľať do metódy akruálneho zaťaženia už od začiatku skôr, než použijete "hybridnú" metódu alebo budete čeliť radikálnym zmenám v budúcnosti.