Požiadať o identifikačné číslo zamestnávateľa (EIN)
Váš EIN je jedinečné číslo pridelené špecificky pre vašu firmu na IRS účely. Toto číslo identifikuje vašu firmu pri podávaní informácií o vašich zamestnancoch federálnym a štátnym vládnym agentúram. Medzi príklady týchto informácií patria celkové príjmy a dane zaplatené v ich mene. Môžete počuť EIN označovaný ako formulár SS-4 alebo daňové identifikačné číslo - tieto sú rovnaké ako EIN.
Požiadať o váš EIN prostredníctvom IRS priamo. Najpohodlnejšou cestou na dokončenie tejto transakcie je online aplikácia. Žiadosti sa však prijímajú aj faxom a poštou.
Skontrolujte stav a miestne predpisy pre ďalšie požiadavky EIN
Aj keď mnohé štáty a lokality prijímajú váš federálny EIN na identifikáciu, niektoré vyžadujú oddelené čísla pre daňové účely. Príklady zahŕňajú New York, Massachusetts a Južnú Karolínu. Určovanie mestských a / alebo štátnych predpisov môžete určiť na webových stránkach malých podnikov príslušného štátu.
Rozumieť rozdielu medzi nezávislým dodávateľom a zamestnancom
Či už zamestnávate nezávislých dodávateľov alebo zamestnancov, má významný vplyv na to, ako sa vyplácajú príjmy, dávky Medicare, sociálne zabezpečenie a nezamestnanosť, takže je dôležité pochopiť rozdiel medzi týmito dvoma.
Základná skúška sa skrýva na nasledujúce tri otázky:
- Ovplyvňuje zamestnávateľ, kedy, kde a ako je práca ukončená? Ak áno, pracovník je pravdepodobne zamestnancom.
- Ovplyvňuje zamestnávateľ finančné aspekty práce? Napríklad sú náklady preplatené? Poskytuje zamestnávateľ pracovné nástroje, ako sú počítače? Ak áno, pracovník je pravdepodobne zamestnancom.
- Je tento vzťah prebieha alebo je pracovník zamestnaný pre konkrétny projekt bez očakávania pokračovania v zamestnaní? Poskytuje zamestnávateľ pracovníkom dávky, ako napríklad zdravotné poistenie a platené voľno? Ak je vzťah prebieha a / alebo ak sú ponúkané výhody, pracovník je pravdepodobne zamestnanec.
Získajte požadované formuláre zamestnancov
Akonáhle sú vaše vlastné dokumenty v poriadku, ste pripravený zamestnať svojich zamestnancov. Nezabudnite zhromažďovať daňové a mzdové informácie v priebehu prvých dní od zamestnania, aby ste sa uistili, že dostanú prvý výplatný príkaz včas. Možno by ste chceli povzbudiť zamestnancov priame vkladanie pre rýchlejšie platby.
Každý zamestnanec musí vyplniť federálny formulár W-4 zrážky dane z príjmov, ktorý vám umožňuje vypočítať správne zrážky dane. Zamestnanci musia tiež vyplniť formulár I-9, aby overili, že sú legálne oprávnení pracovať v Spojených štátoch.
Vyberte si svoje platobné obdobie
Čím menej výplatných období máte, tým je jednoduchšie dokončiť mzdové účtovníctvo. Niektoré štáty však vyžadujú, aby boli zamestnanci vyplácaní podľa určitého rozvrhu, napríklad týždenne alebo dvakrát týždenne. Ak chcete spravovať mzdy menej často ako raz za týždeň, obráťte sa na štátne ministerstvo práce a zistite, či navrhovaná výplatná lehota zodpovedá štátnym predpisom.
Vytvorte procesy súvisiace s mzdami
Skôr ako budete môcť vydávať presné výplatné účty, budete potrebovať spôsob sledovania hodín zamestnancov. Na tento účel je k dispozícii mnoho nástrojov, od základných prihlasovacích listov po platformy, ktoré sledujú aktivitu zamestnancov na telefónoch alebo počítačoch. Je tiež dôležité vytvoriť pravidlá pre platenú voľno, ak máte v úmysle ponúknuť to, platy za prácu nadčas a akékoľvek iné výhody.
Na druhej strane musíte mať zavedený proces, ktorý zabezpečí, aby odpočty za dávky, dane a podobné boli vyplatené príslušným predajcom a agentúram v mene vašich zamestnancov.
Vyberte mzdovú platformu
Ak máte v pláne spracovať mzdy vo vlastnom dome, uistite sa, že vy alebo váš účtovník ste spokojní s odtieňmi tejto úlohy. Existuje niekoľko kvalitných mzdových platforiem, ktoré uľahčujú prácu. Väčšina malých firiem však uprednostňuje outsourcingové služby pre riadiacich pracovníkov, keďže títo odborníci majú vedomosti a skúsenosti na vytváranie miezd presne a včas.
Vytvorte si mzdové účtovníctvo
Akonáhle ste vy alebo váš kontrolór zadali osobné informácie zamestnancov do vášho mzdového systému, ste pripravení vytvoriť si prvý mzdový chod. Pomocou časomeračských nástrojov, ktoré máte k dispozícii pre hodinových pracovníkov (ktorí nie sú oslobodení od dane), zadajte alebo nahláste počet hodín pre každého. Zamestnanci (oslobodení od dane) nemusia oznamovať svoje hodiny. Každému týždňu sa vypláca rovnaká suma.
Poznámka: Ak v účtovníctve robíte pracovné náklady, budete stále chcieť, aby zamestnanci so zamestnaním sledovali svoje hodiny. Nezapočítava do ich týždenného platu, ale budete chcieť byť schopní presne prideliť čas pracovným miestam na pochopenie nákladov. Zvážte použitie programu na sledovanie času, ktorý sa synchronizuje s účtovným softvérom hlavnej knihy na vytvorenie týchto prehľadov. Mnohí budú mať synchronizáciu so svojím mzdovým účtovníctvom, takže ich budete môcť použiť aj pre zamestnancov a pracovníkov na hodinu.
Zachovať požadované záznamy
Niektoré záznamy týkajúce sa mzdy sa musia uchovávať na účely IRS. Vo všeobecnosti musíte uchovávať všetky záznamy o osobách, ktoré sú aktívne zamestnané, bez ohľadu na dĺžku ich funkčného obdobia. Mnohé záznamy sa musia uchovávať po určitú dobu po ukončení zamestnania. Napríklad záznamy o zamestnanosti sa musia uchovávať najmenej štyri roky. Špeciálne pokyny sú k dispozícii prostredníctvom služby IRS.
Vypočítajte a plaťte federálne a štátne dane z miezd
Nakoniec ste ako zamestnávateľ zodpovední za vyplácanie dane zo mzdy a vypracovanie určitých správ. Zvyčajne sa správy vyskytujú buď štvrťročne alebo ročne. Využite zdroje, ktoré sú k dispozícii prostredníctvom IRS a vášho štátneho daňového úradu, aby ste zabezpečili, že všetky dane a správy budú riadne spracované.
Presná a načasovaná mzda je jednou z najdôležitejších povinností vašej firmy. Po prvé, mzdové chyby sú bezpečným spôsobom, ako rozrušiť zamestnancov. Po druhé, daňové chyby môžu mať za následok významné pokuty a sankcie. Starostlivo zvážte, ako sa s vašou mzdou bude zaobchádzať, aby ste sa vyhli najčastejším nástrahám.