V posledných rokoch mnohé spoločnosti prešli skúsenosťami s certifikáciou ISO 9000. Niekedy to môže byť dlhý a drahý proces, ale podniky sú ochotné prejsť certifikáciou na výhody, ktoré prináša. Avšak každá spoločnosť je jedinečná a manažment by mal starostlivo zvážiť dôvody, prečo sa chce stať certifikáciou ISO 9000 a aké budú výhody pre podnikanie.
Certifikát ISO 9000 bol prvýkrát zverejnený v roku 1987 na základe štandardov BS 5750, ktoré zaviedol britský štandardný inštitút (BSI) v sedemdesiatych rokoch minulého storočia. Od roku 2009 organizácia ISO odhaduje, že viac ako milión spoločností bolo certifikovaných podľa ISO 9000, pričom štvrtina z nich pochádza z Číny.
V deväťdesiatych rokoch spoločnosti vykonávali certifikáty podľa ISO 9000 z dôvodov, ktoré nemuseli mať prospech z ich podnikania. Rýchlo sa stať certifikátom ISO 9000 bolo v niektorých ohľadoch motivované tým, že nechceli byť jedinou spoločnosťou, ktorá nemá byť certifikovaná. Firmy vykonávali certifikáciu, pretože ich konkurenti boli a nie preto, že by sa ich podnikanie zlepšilo. V súčasnej hospodárskej situácii spoločnosti dôkladne zvažujú, či certifikácia ISO 9000 je niečím, z ktorého budú profitovať. Dôvody certifikácie by mali byť zvážené v porovnaní s osvedčením o výhodách.
Hlavným dôvodom, prečo spoločnosť zváži certifikáciu ISO 9000, je požiadavka jedného zo svojich zákazníkov alebo potenciálnych zákazníkov .
Ak by hlavným zákazníkom spoločnosti bolo vyžadovať, aby boli všetci ich dodávatelia certifikovaní, bolo by zrejme v záujme spoločnosti dodržiavať certifikáciu ISO 9000. Takýto prípad by mal byť aj potenciálny zákazník, ktorý by mal rovnakú požiadavku.
Ďalším významným dôvodom, prečo by spoločnosť mala zvážiť certifikáciu ISO 9000, je, že môže zlepšiť efektívnosť spoločnosti.
Certifikácia ISO 9000 môže spoločnosti pomôcť zefektívniť a usporiadať svoje procesy, čo zvýši efektívnosť spoločnosti.
Aby sa spoločnosť mohla stať certifikovanou podľa ISO 9000, existuje niekoľko činností, ktoré je potrebné vykonať bez ohľadu na veľkosť alebo typ spoločnosti. Prvou a najdôležitejšou z týchto aktivít je odhodlanie vrcholového manažmentu . Bez toho, aby vedúci pracovníci riadili tento proces, je ťažké dosiahnuť certifikáciu ISO 9000. Tento záväzok by nemal byť prítomný len na začiatku certifikačného procesu, ale v každom kroku, ktorý by poskytoval usmernenie a podporu vo forme riadiaceho výboru. Mnoho spoločností zlyhalo v procese certifikácie kvôli nedostatočnej podpore vrcholového manažmentu.
Keď sa manažment zaviazal k procesu certifikácie, je mimoriadne dôležité trénovať zamestnancov spoločnosti v procese ISO 9000. Od tohto miesta je možné vyberať a vycvičiť kľúčových pracovníkov, aby boli internými audítormi spoločnosti pre certifikačný proces.
Ďalším krokom je príprava príručky politiky kvality pre spoločnosť. Táto príručka by mala odrážať prvky požiadaviek ISO 9000, ktoré sa vzťahujú na spoločnosť. Je dôležité zabezpečiť, aby boli požiadavky plne pochopené pred vypracovaním príručky politiky kvality.
Príručka politiky kvality by mala zahŕňať prevádzkové postupy, ktoré určujú funkcie v rámci spoločnosti a zodpovedný personál pre tieto funkcie. Manuál politiky kvality je potom preskúmaný externými audítormi spoločnosti, ktorí sú poverení dodržiavaním noriem ISO 9000. Ak audit zistí akékoľvek problémy, potom je možné naplánovať nápravné opatrenia a vykonať zmeny v postupoch. Keď interný audit zistí, že už nie sú potrebné žiadne nápravné opatrenia, spoločnosť môže vybrať registrátora ISO alebo certifikačný orgán. Výber registrátora je rozhodujúci pre zníženie nákladov externých certifikačných auditov ISO 9000. Registrátori majú rôzne náklady a je pre spoločnosť zrejmé, aby si vybrali registrátora na základe potrieb spoločnosti. Niekedy nie je potrebné najať najväčšieho alebo najdrahšieho registrátora, ak bude dostatočný miestny registrátor.
Keď firma prijíma registrátora, bude zvyčajne zahŕňať audit registrácie a audity dohľadu. Registračný audit je prvotný audit, ktorý sa vykoná, aby sa zistilo, či spoločnosť dosiahne registráciu. Spoločnosť sa dohodne s registrátorom na procese auditu. Vykoná sa predbežný audit a vykonajú sa akékoľvek nápravné opatrenia. Akonáhle už nie sú žiadne nápravné opatrenia, môže byť vykonaný registračný audit. Ak registračný audit neoznačuje žiadne nápravné opatrenia, registrácia ISO je dokončená. Po zaregistrovaní spoločnosti sa registrátor vráti približne každých šesť mesiacov alebo rok, aby zistil, či firma udržiava svoj systém a naďalej spĺňa požiadavky tohto štandardu.