Avšak zatiaľ čo plánovanie udalostí je rozhodujúce, ak chcete, aby udalosť prebiehala hladko, chcú aj výsledky zo všetkých vašich snáh.
Preto by vaša organizácia mala prijímať "hostiteľský výbor".
Čo je hostiteľský výbor?
"Hostiteľská komisia" sa líši od tradičného výboru pre plánovanie podujatí. Namiesto ľudí, ktorí aktívne plánujú, plánujú alebo pripravujú na denné alebo večerné udalosti, hostiteľská komisia je tím, ktorý využíva svoje siete, aby sa ubezpečil, že udalosť je hitom. Niektorí členovia hostiteľského výboru sa môžu rozhodnúť:
- Povzbudzujte svojich priateľov, rodinu alebo kolegov, aby si zakúpili vstupenky
- Zbierajte dražobné položky od miestnych firiem
- Vytvorte spojenie predajcov s cenami dverí alebo s jedlom
Samozrejme, existuje nespočetné množstvo spôsobov, ako hostiteľský výbor môže urobiť vaše charitatívne udalosti lepšie ako kedykoľvek predtým . Zamyslite sa nad hostiteľskou komisiou ako skutočným hostiteľom strany; niekto, kto pozýva najlepších hostí, vie, koho požiadať o jedlo alebo výzdobu a môže vás spájať s ľuďmi, ktorí udalosť celkom úspešne.
Keďže hostiteľská komisia môže zvýšiť finančné prostriedky prijaté na podujatí alebo získať väčšiu pozornosť médií, nájdenie a nábor správnych jednotlivcov je nevyhnutné.
Kto si vyberie pre váš hostiteľský výbor
Skutočne užitočná hostiteľská komisia nezahŕňa platených obchodníkov alebo plánovačov udalostí. Namiesto toho by mali byť vysoko zapojenými členmi vášho existujúceho tímu, darcovskej základne alebo dobrovoľníkov so spojením a ochotou osloviť.
Váš hostiteľský výbor sa môže pohybovať od niekoľkých ľudí až po desiatky.
Čím viac ľudí vo vašom výbore, tým väčší vplyv môžu urobiť kolektívne na úspech vašej akcie.
Členovia hostiteľských výborov nájdete takmer kdekoľvek, vrátane:
- Člen predstavenstva alebo predseda vo vašej organizácii
- Dobrovoľníci, ktorí sú veľmi zapojení do komunity
- Darca, ktorý má kontakty s miestnymi podnikmi
- Darca alebo člen predstavenstva, ktorý má rozsiahle kontakty v ideálnom demografickom darcovi
- Dobrovoľníci, ktorí poznajú dodávateľov alebo vlastníkov miesta
- Miestne alebo národné osobnosti, ktoré často obhajujú vašu vec
Akonáhle ste našli jednotlivcov, chcete sa pripojiť k hostiteľskému výboru; je čas ich prijať.
Ako prijímať hostiteľský výbor
Hľadajte a spojte sa s jednotlivcami, ktorí by robili výborných členov hostiteľskej komisie. Nepoužívajte však len niekoho, kto je na hostiteľskom výbore. Formálna výzva je najlepší spôsob, ako prijať členov výboru.
Pri pozvaní hostiteľského výboru je dôležité zahrnúť:
- Úplné informácie o udalosti a vašej organizácii (dátum a miesto)
- Informácie o účele podujatia (fundraising pre konkrétnu príčinu)
- Príklady, ako by mohol prispieť člen hostiteľského výboru
- Dátum odpovede alebo spojenie s tímom
- "Pokročilý" ďakujem za to, že ste im oznámili, že ste ich nadšení pozvať
- Vaše meno / kontaktná osoba a kontaktné informácie
Uistite sa, že potenciálni členovia vedia, že ich účasť bude uznaná a oceňovaná a že môžu dosiahnuť významný vplyv tým, že sa pripoja.
Ak sa zaujímate o to, ako zostaviť pozývací pozíciu vášho hostiteľského výboru, existuje veľa príkladov na iných webových stránkach neziskových organizácií. Ak hľadáte šablónu, ktorá je ľahko použiteľná, skopírujte a prilepte nižšie uvedenú šablónu a vložte informácie do každej zátvorky.
[Dátum]
Vážený [Vložiť meno]:
Píšem vám, aby som Vás informoval o vzrušujúcej udalosti, ktorú plánuje [Your Organization Name] na [Month] v [Insert City].
V [Mesiac + Rok (ak je iný ako súčasný)] [Organizácia] prináša [Event Name] do [City] s cieľom zvýšiť povedomie o [príčine / programy / iniciatívy / úsilia].
[Pridajte relevantné informácie o udalosti / cieli / téme].
Udalosť sa bude konať v [City] na [Event venue (ak máte)] v [dátum a čas].
[Krstné meno], radi by sme vašu pomoc, aby sa táto udalosť - a iní podobne ako to - bola úspešná. Ak by ste chceli byť súčasťou tejto udalosti, ako aj budúcich udalostí, boli by sme veľmi vďační, ak by ste akceptovali túto formálnu výzvu, aby ste boli súčasťou nášho hostiteľského výboru.
Existuje niekoľko jednoduchých spôsobov zapojenia:
- Zdieľajte svoje meno alebo meno vašej organizácie ako člen nášho hostiteľského výboru
- Pozvite svojich kolegov, priateľov a susedov, aby si zakúpili [tabuľku / lístok] na naše udalosti
- Pridajte sa k udalosti
- [Vložiť konkrétnu žiadosť na základe postavenia osoby, pripojení.]
Tiež by sme to radi, keby ste uvažovali o hosťovaní svojho vlastného stola a pozvaní priateľov a kolegov na zábavný večer. Vaša veľkorysá podpora nám pomôže šíriť slovo o [príčine] a skutočne urobiť vplyv.
Člen organizácie vás bude kontaktovať v rámci časového rámca [Insert timeframe], aby ste prerokovali podrobnosti nášho hostiteľského výboru a diskutovali o vašej účasti, ak by vás to zaujímalo.
Tešíme sa na spoluprácu s Vami, aby ste urobili [Event Name] a budúce udalosti úspechom! Ďakujeme za vaše veľkorysé posúdenie a podporu.
S pozdravom,
[Tvoje meno]
[Pozícia v organizácii]
[Názov organizácie]
[Kontaktné číslo]
Po tom, ako ste prijali svoj hostiteľský výbor
Akonáhle ste pozvali vybraných členov výboru, obdržíte niektoré listy alebo hovory. Predtým, než sa dostanete do podrobností o udalosti, alebo čo by ste chceli urobiť, naplánujte krátke stretnutie s výborom. Bez toho, aby ste od nich žiadali nič, nechajte ich:
- Zoznámte sa navzájom
- Diskutujte o tom, ako sa podieľajú vo vašej organizácii
- Prezrite si materiály alebo prezentácie o vašej príčine / práci
- Brainstorm nápady o tom, ako by chceli prispieť
Odtiaľ ich môžete informovať o svojich cieľoch zameraných na získavanie finančných prostriedkov a o tom, ako by ste chceli vidieť ich spoluprácu (pozvanie kontaktov alebo oslovenie dražobných položiek). Môžu sa rozdeliť aj na "podvýbory", ak máte veľkú skupinu
Samozrejme, nie je len úlohou hostiteľského výboru plánovať a realizovať vašu akciu. Hostiteľská komisia by mala spolupracovať so svojimi dobrovoľníkmi alebo výborom pre plánovanie podujatí na predaj lístkov, zaistiť, aby sa ohlásili nové sponzorské akcie , aukčné položky sú veľa a že noc bude pre návštevníkov hit.
Uznávanie úsilia hostiteľskej komisie
Po skončení udalosti by mali byť vaši hostiteľská komisia niektorí z prvých ľudí, ktorým poďakujete, a to ako na podujatí, tak aj s písomným poďakovaním nasledujúci deň. Čím viac sa zapojíte do svojho hostiteľského výboru, tým viac budú ochotní hostiť v budúcnosti.
Nájdite ľudí v rámci vašej organizácie alebo komunity, ktorí vám môžu pomôcť pri organizovaní vašej ďalšej udalosti. Mohli by spôsobiť obrovský rozdiel v množstve peňazí, ktoré zvyšujete, a v programoch, ktoré môžete podporiť.