Nájdite, zaznamenávajte a chráňte digitálny obsah vašej firmy
Je to 21. storočie a všetko je digitálne, to znamená on-line. Vo vašej firme máte digitálne aktíva, o ktorých ste možno nepomysleli. Tieto aktíva, rovnako ako všetky vaše podnikateľské aktíva , sú cenné a mali by byť chránené.
Čo sú digitálne aktíva?
Vaša firma má aktíva - vecné hodnoty. Tieto aktíva zahŕňajú všetko od hotovosti a pohľadávok , cez obchodné zariadenia a vozidlá až po pozemky a budovy.
Váš účtovník pravdepodobne zahrnul náklady a aktuálnu hodnotu svojich aktív do vašej súvahy, ale možno zabudli na digitálne aktíva.
Digitálne aktíva sú aktíva, ktoré existujú online. Niektoré vaše digitálne prostriedky môžu existovať na vašich vlastných serveroch, alebo môžu byť "v cloude". Digitálne aktíva zahŕňajú:
- Fotografie podnikov, ktoré ste vytvorili. Môžu to byť fotografie vašej firmy alebo obchodných procesov. Ide o aktíva, pretože by mohli byť predávané.
- Obchodné webové stránky alebo blogy . Obsah má hodnotu a "vzhľad" stránky môže byť cenný, ak je ochranná známka.
- Obchodné procesy (napríklad v tabuľkách), ktoré vyvinuli vaši zamestnanci a ktoré môžu byť duplikované a predávané.
- Aplikácie, ktoré vaša firma vytvorila, buď na predaj, alebo na vlastné použitie.
- E-mailové zoznamy kontaktov a zoznamy klientov alebo zákazníkov , vrátane zoznamov mailingových správ, majú hodnotu, pretože je možné ich predať.
- Predplatné online časopisov majú hodnotu pre obdobie predplatného.
- Duševné vlastníctvo - materiál chránený autorským právom, ochranné známky alebo servisné známky (napríklad logo vašej spoločnosti), patenty. Tieto aktíva môžu existovať v papierovej forme, ale väčšinou sú iba digitálne.
- Produkty v internetovom obchode , ktoré sú súčasťou firemného inventára. Mali by byť pod vašou kontrolou, aj keď sú uložené online. Ak ste napríklad predávajúci Amazonky , produkty môžu byť vo svojom sklade, ale získate predaj.
Prečo sú digitálne aktíva dôležité?
Rovnako ako všetky cenné veci vo vlastníctve vašej firmy, digitálne aktíva sú veľkým prínosom pre vaše podnikanie.
- Môžete si vyžiadať výdavky súvisiace s nákupom a použitím majetku vo vašom podnikateľskom daňovom priznaní. Náklady na krátkodobé aktíva (napríklad dodávky) možno okamžite vziať do úvahy, zatiaľ čo náklady na dlhodobé aktíva (ktoré trvajú najmenej jeden rok) môžu byť časovo znehodnotené (buď prostredníctvom odpisovania alebo amortizácie).
- Môžete predať mnohé z týchto aktív alebo ich udeliť, kým ich stále vlastníte.
- Aktíva sú cenné pre investorov alebo niekoho, kto kupuje vaše podnikanie . Suma, ktorú by niekto mohol zaplatiť za kúpu vašej firmy, závisí vo veľkej miere od hodnoty obchodného majetku.
- Niektoré digitálne aktíva, ako sú zoznamy zákazníkov alebo zoznamy odberateľov newsletteru, sú obzvlášť užitočné pri vytváraní dobrého mena. Hodnota goodwillu z hľadiska účtovníctva a oceňovania vychádza z týchto zoznamov.
- Ochrana online účtovných a zamestnaneckých záznamov znamená, že sú k dispozícii na audity . Ak nemáte účtovné záznamy, nemusíte byť schopní preukázať zníženie výdavkov. Ak nemáte záznam o zamestnancoch, môže to znamenať, že ste vystavení riziku pokút a sankcií.
Kde mám začať chrániť svoje digitálne aktíva?
Vyhľadanie a zoznam. Začnite tým, že vytvoríte komplexný zoznam všetkých týchto aktív.
Použite vyššie uvedený zoznam ako východiskový bod, ale buďte kreatívni. Zamyslite sa nad všetkým, čo máte online alebo na vašom firemnom serveri, ktoré by mohli byť cenné. Hľadáte veci, ktoré sú proprietárne (vaše podnikanie vlastní), veci, ktoré nikto iný nemá a môže chcieť kúpiť - alebo vziať. Zvážte tieto digitálne aktíva ako možné položky na predaj. Ktoré by ste chceli alebo považovali za cenné, ak by ste túto spoločnosť kupovali?
Zriadiť vlastníctvo a hodnotu. Pozrite sa na digitálne aktíva, ktoré ste uviedli. Kto ich vlastní? Aby ste mohli chrániť tieto aktíva, musíte vytvoriť špecifické vlastníctvo. Môžete napríklad preukázať, že vaša spoločnosť vlastní e-maily zamestnancov alebo e-mailové zoznamy? Overte si s právnikom, aby si napísali pravidlá zakladajúce vlastníctvo.
Zatiaľ čo môže byť ťažké nastaviť určitú hodnotu pre niektoré digitálne aktíva vašej spoločnosti, je dobré mať nejaký zmysel tejto hodnoty skôr, než neskôr.
Áno, hodnota týchto digitálnych aktív sa môže stále meniť, keď pridáte zákazníkov do svojho zoznamu alebo stránok na vašu webovú lokalitu alebo aktualizujete procesy, ale základnú hodnotu môžete nastaviť prostredníctvom hodnotenia . Nájdite obchodného odhadcu, ktorý vám teraz dá odhad. Je omnoho ľahšie oceniť niečo, čo existuje, než niečo, čo bolo ukradnuté alebo zničené katastrofou, ako je povodeň alebo požiar.
Ak máte produkty, ktoré predávate prostredníctvom on - line predajcu, ako je Amazon alebo eBay, prečítajte si zmluvu, aby ste sa uistili, že si ponecháte vlastníctvo.
Vytvorte Ochranné zmluvy. Chráňte svoje digitálne aktíva prostredníctvom dohôd s tými, ktorí ich môžu ukradnúť. Zamyslite sa nad tým, že zamestnanci, klienti a konzultanti podpisujú dohody o zverejnení. Tieto dohody dali ostatným na vedomie, že krádeže digitálnych aktív môžu viesť k právnym krokom.
Zaregistrujte svoje vlastníctvo. Môžete zaregistrovať mnoho digitálnych aktív, aby ste povedali svetu o svojom vlastníctve. Obchodné fotografie, procesy a obsah webových stránok a blogov môžu byť chránené autorskými právami . Digitálne aktíva ako logá a dizajny môžu byť ochrannými známkami. A nezabudnite na patenty pre procesy.
Plán pre budúcnosť. Čo sa stane s digitálnymi hodnotami vašej spoločnosti, ak sa vám niečo stane? Zahrňte svoje digitálne aktíva do dohôd vašej spoločnosti. Napríklad digitálne aktíva vo vlastníctve partnerstva musia byť zahrnuté do dohody o partnerstve spolu s ďalšími aktívami. Ak máte malú osobnú alebo rodinnú firmu, zahrňte tieto aktíva do svojich plánov dedenia.
Zálohovanie! Je dôležité nájsť záložný systém na ochranu všetkých vašich digitálnych aktív. Zálohovanie zálohy nie je bláznivé; Spoločnosť Lifewire navrhuje dvojitý zálohovací systém s použitím viacerých externých pevných diskov. Môžete tiež chcieť zálohovanie pevného disku a zálohovanie online, aby ste si dali istotu dvojakého.
Na záver vytvorte protokoly na ochranu digitálnych aktív
Teraz, keď ste nastavili váš digitálny systém správy aktív , dokumentujte ho. Nastavte konkrétne prebiehajúce úlohy záloh a časových línií pre recenzie a aktualizácie.
Veľa z vašej firmy je online; udržiavajte to bzučanie spolu pekne tým, že chráni tieto on-line digitálne aktíva