Prijímanie externých pracovníkov, externé spoločnosti, neamerické spoločnosti
Nájom nezávislého dodávateľa, ktorý bude pracovať vo vašom podnikaní? Prijímanie papierov pre nezávislých dodávateľov je oveľa jednoduchšie ako pre zamestnancov, iba s niekoľkými potrebnými dokumentmi, ale sú to dôležité dokumenty. Získanie ich na začiatku pracovného vzťahu je oveľa jednoduchšie, ako keď je práca alebo zmluva vykonaná a nemôžete nájsť osobu.
Prenájom nezávislého dodávateľa
Prijímanie nezávislého dodávateľa sa líši od zamestnávania zamestnanca. Existuje menej papierov, pretože nemusíte vytvárať dane z miezd (dane z príjmov a dane FICA). Musíte však ešte overiť daňové identifikačné číslo osoby a ubezpečiť sa, že osoba je kvalifikovaná na prácu a je spoľahlivá a dobrá povesť. Možno sa tiež chcete ubezpečiť, že dodávateľ nezverejní dôležité firemné informácie ani nechať vašu spoločnosť a zákazníkov alebo zamestnancov.
Čo je nezávislý dodávateľ?
Nezávislým dodávateľom môže byť jeden alebo viacerí ľudia, ktorí sú v samostatnej podnikateľskej činnosti od vašej spoločnosti. Patria sem aj nezávislí pracovníci (napríklad umelci, plánovatelia alebo weboví dizajnéri, externá spoločnosť (napr. Čistiace práce), odborník ako právnik alebo daňovník - každý, koho platíte za služby a ktorý nie je zamestnancom.
Dokument č. 1 - Formulár W-9
Najdôležitejšia vec, ktorú je potrebné mať na pamäti pri prijímaní externých pracovníkov, je, že im musíte dokumentovať svoje platby.
Ak zaplatíte každému (s niekoľkými výnimkami ) 600 EUR alebo viac za rok, musíte poskytnúť tejto osobe alebo spoločnosti formulár W-9, ktorý obsahuje identifikačné číslo, meno a adresu daňového poplatníka dodávateľa. Musíte mať W-9 v spise pre každého nezávislého dodávateľa, takže nemusíte odvádzať dane z príjmu od tejto osoby.
Potom máte informácie na vytvorenie formulára 1099-MISC pre danú osobu za daňový rok (podobne ako formulár W-2 pre zamestnancov).
Môže byť formulár zrážky dane z príjmov požadovaný vaším štátom. Ďalšie informácie získate od príslušného orgánu štátu.
Dokument č. 2 - Aplikácia, pokračovanie alebo dokumentácia kvalifikácií
Predtým, než si najmete niekoho, mali by ste požiadať a uchovávať kópiu dokladov preukazujúcich kvalifikáciu tejto osoby za vykonanú prácu.
Ak požiadate osobu, aby vyplnila prihlášku, mala by byť s pochopením, že žiadosť nie je na zamestnanie ako zamestnanec. Je lepšie získať podrobný životopis od osoby vrátane vzdelania a predchádzajúcej pracovnej histórie.
Požiadať o odkazy od predchádzajúcich zamestnávateľov a pracovníkov, ktorí poznajú túto osobu (pastor alebo švagr nie je dobrý odkaz).
Možno budete chcieť vykonať kontrolu pozadia tejto osoby. Pokiaľ požadujete, aby mali všetci dodávatelia kontrolu na pozadí,
Ak daná osoba vykonáva dôvernú, finančnú alebo inú kritickú prácu, mali by ste tiež vykonať kontrolu pozadia a získať referencie. Ak je osoba alebo spoločnosť viazaná (poistená), možno budete chcieť získať kópiu tohto poistenia.
Dokument č. 3 - Písomná zmluva
Pre každého nezávislého dodávateľa, ktorý pracuje pre vašu spoločnosť, mali by ste mať kópiu zmluvy v spise podpísanú oboma stranami. Môže to znieť ako nadmerná požiadavka, aby ste mali zmluvu o každom vzťahu nezávislého dodávateľa, ale existujú určité dohody, ktoré je potrebné písomne uzavrieť. Zmluva vás ochráni v prípade sporu.
Niektoré otázky, ktoré je potrebné riešiť v tejto zmluve a niektoré pojmy, ktoré musia byť zahrnuté :
- Rozsah práce, vrátane toho, kedy má byť práca vykonaná, a termíny
- Sumy a načasovanie platieb, ak sú splatné platby, čo sa stane, ak sa platby nevykonajú.
- Kto vlastní prácu - dodávateľ alebo nájomca?
Najdôležitejšou časťou tejto zmluvy by malo byť vyhlásenie, že táto osoba je nezávislým dodávateľom, nie zamestnancom.
Môžete tiež požadovať dodatočné dohody
V závislosti od vykonávanej práce typu a citlivosti vašich firemných informácií možno budete chcieť získať ďalšie dve dohody: Dôvernosť (nediskriminačná) dohoda a dohoda o nekonkurovaní. Zatiaľ čo tieto dokumenty nie sú požadované žiadnou vládnou agentúrou, možno by bolo dobré zvážiť na základe vášho typu podnikania a typu nezávislého dodávateľa, ktorý ste najali.
Dohoda o dôvernosti vyžaduje, aby zmluvný pracovník zachoval dôvernosť akýchkoľvek informácií o vašej spoločnosti, ktoré by mohli byť pre vás škodlivé, ak by boli zverejnené.
Dohoda o nekonkurovaní stanovuje obmedzenia pre zmluvného pracovníka, aby opustil vašu spoločnosť a prevzal vašich zákazníkov alebo klientov do inej spoločnosti.
Často sa stáva, že nezávislý dodávateľ bude pracovať pre zamestnávateľa na chvíľu na získanie zručností a skúseností a potom opustil, ísť dole na ulici a vziať so sebou niekoľko zákazníkov zamestnávateľa. Aby sa tomu zabránilo, mnohí zamestnávatelia nezávislých dodávateľov vyžadujú dohodu o nekonkurovaní.
Nekonkurovanie obmedzuje schopnosť bývalého zamestnanca alebo dodávateľa vlastniť konkurenčnú firmu v určitej oblasti po určitú dobu po odchode zo zamestnania a z práce, ktorá priamo konkuruje bývalému majiteľovi.
Vedenie záznamov o zmluvných pracovníkoch
Vy ako vlastník firmy nie je potrebné, aby tieto doklady odovzdal nikomu, ale ak ste niekedy auditovaný IRS , alebo potrebujete overenie vzťahu, musíte ich vyrobiť. Vytvorte súbor s každým nezávislým dodávateľom, ktorý ste najali, pomocou týchto dokumentov.